Concur Invoice

SAP Concur offre désormais une nouvelle expérience utilisateur destinée à l'utilisateur de Compte fournisseurs qui surveille constamment la santé du cycle de vie d'Invoice au sein du système. Grâce à une nouvelle page de renvoi de Compte fournisseurs, les concepts d'appel à l'action et de décompte de tâches sont déplacés au premier plan pour mieux informer les utilisateurs du Compte fournisseurs, afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.

La nouvelle page de renvoi, Gestionnaire de facture, contient des liens vers les tâches importantes que l'utilisateur AP doit effectuer quotidiennement, telles que l'attribution et la soumission de factures. La page Gestionnaire de facture est également disponible pour le responsable de traitement des factures avec des liens similaires à ceux de l'utilisateur AP. La page Gestionnaire de facture diffère en fonction du rôle joué par l'utilisateur.

Une autre nouvelle page, Factures non attribuées, apparaît lorsque les utilisateurs AP cliquent sur le lien Factures non attribuées sur la page Gestionnaire de facture.

De plus, Concur Invoice a ajouté une nouvelle page Mes factures, accessible en cliquant sur Mes tâches > Factures non soumises ou sur Toutes mes factures depuis la page Gestionnaire de facture.

Objet professionnel/avantage pour le client : La nouvelle expérience utilisateur de Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur offre une visibilité accrue de leurs factures en vol.

Demande d'achat

Lorsque des lignes d’articles sont ajoutées à une demande d'achat nouvelle ou existante sur la page Détails de l'achat, une fois la première ligne d’articles ajoutée, le champ Fournisseur des lignes d’articles suivantes est défini par défaut sur le fournisseur sélectionné précédemment.

Avant cette modification, le fournisseur devait être sélectionné manuellement chaque fois qu'une nouvelle ligne d’articles de demande d'achat était ajoutée.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification réduit le nombre d'étapes requises à l'ajout de lignes d’articles ultérieures à une demande d'achat, ce qui rend le processus de création et de mise à jour des demandes d'achat plus efficace et plus rapide.

Gestionnaire des paiements

Avec cette version, les gestionnaires de paiement pourront utiliser l'extrait de confirmation de paiement sans que Invoice Pay soit activé. Cette modification est utile pour les utilisateurs utilisant le fournisseur de paiement Concur Invoice afin qu'ils puissent exporter les informations de paiement du fournisseur avec les données de paiement SAP Concur.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients qui utilisent le fournisseur de paiement de télécharger des données d’extrait de confirmation de paiement pour rapprocher leur ERP.

Paiement de facture

Le formulaire de demande de prélèvement automatique pour les clients Invoice Pay d’Australie a été mis à jour pour refléter plus précisément le nom de l’accord de service. Le texte figurant dans le champ Service Agreement (accord de service) du formulaire est « Concur Business Service Agreement » (Contrat de service des Services commerciaux Concur) et « Service Description Guide » (Guide de description de service) et le texte actuel est « Agreement for the SAP Concur Service » (Accord de service SAP Concur).

Objet professionnel/avantage pour le client : Le nouveau texte couvre plus précisément les différents contrats clients SAP Concur.

Budget

Les workflows sont maintenant disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « validée ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Courriel SAP Concur

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Concur Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Divers

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).

Bon de commande

La fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d'importer immédiatement des fichiers de BC et de reçus de BC dans Concur Invoice, sans avoir à attendre une importation prévue de nuit. C’est avantageux pour les clients qui doivent importer des BC et des reçus de BC et les utiliser dans le produit Concur Invoice le jour même de leur création en externe. Cela permet également aux clients d'effectuer plusieurs importations de BC et de reçus de BC par jour pour avoir des données plus synchronisées et à jour.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler quand et à quelle fréquence importer des BC et des reçus de BC dans Concur Invoice.

Authentification

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

Dans une version future, la possibilité de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importation d'employé sera supprimée. La possibilité de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs pendant l'importation initiale via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importations d'employé restera disponible.

IMPORTATION D'UTILISATEUR

Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition (anglais seulement).

IMPORTATION D'EMPLOYÉ

Les champs du mot de passe resteront disponibles dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, et 310, mais ne seront lus que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition (anglais seulement).

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux produits SAP Concur, pour offrir aux clients une option de libre-service pour la configuration de l'identification unique au sein de leur organisation. L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) est un outil de remplacement pour les clients utilisant la configuration SSO existante et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent désormais implémenter l'authentification unique au sein de leur organisation. La configuration SSO existante et le nouvel outil de SSO en libre-service seront tous deux disponibles jusqu'à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil de SSO en libre-service.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

Dans une future version, SAP Concur aura une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié ajoutée à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.

Actuellement, en fonction de la configuration de la société, il peut y avoir plusieurs autres options disponibles pour le processus de mot de passe oublié. Lorsque la nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié deviendra disponible (prévue le 11 mai), ces options supplémentaires seront supprimées. Les options supplémentaires qui seront supprimées sont les suivantes :

• Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.

• Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne s'affichera plus.

• Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.

Administration de la société

Dans une prochaine version (prévue pour juin), les clients accéderont aux produits et services SAP Concur via les domaines suivants :

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

Pour toute question concernant cette modification, veuillez communiquer avec appsec@sap.com.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.