Le responsable du traitement utilise la zone Interrogation de la page Traiter les notes de frais pour créer de nouvelles interrogations de recherche et gérer les interrogations existantes. Les interrogations sont des instructions conditionnelles si-alors. Si les conditions définies sont remplies, la facture s'affiche à l'administrateur.

Comprendre les interrogations personnalisées

Au moment de la création ou de la modification des interrogations personnalisées, l'administrateur doit tenir compte de ce qui suit.

• Une interrogation personnalisée est composée d’une ou plusieurs conditions.

• Il n’existe aucune limite au nombre de conditions qu’une interrogation personnalisée peut inclure.

• Les conditions sont séparées par Et ou Ou

• Les interrogations personnalisées ne sont disponibles que pour l'administrateur qui les a créées. Elles ne peuvent pas être partagées.

Les conditions sont composées des éléments suivants :

Lorsqu'une expression conditionnelle se compose de plusieurs conditions, chaque condition est séparée soit par Et soit par Ou. Les parenthèses sont facultatives et servent à définir l'ordre d'opération des opérateurs Et/Ou. Si les parenthèses sont omises, les opérations Et/Ou sont exécutées de gauche à droite. Il n'y a pas de préséance de Et sur Ou; l'évaluation de l'expression est faite simplement de gauche à droite.

Si une expression conditionnelle contient des parenthèses, le compte des parenthèses ouvrantes doit correspondre au compte des parenthèses fermantes. Il peut y avoir jusqu'à trois parenthèses ouvrantes et fermantes.

Exemple de condition simple

Une condition est une comparaison booléenne simple telle que :

Le total de la facture est supérieur à 1000

La condition examine le total de la facture et voit s'il est supérieur à 1000. Si la condition est vraie, la facture est alors localisée et le responsable du traitement peut l’afficher. Si la condition est fausse, la facture ne s’affiche pas.

Exemple de condition complexe

L'expression conditionnelle peut être une condition simple comme dans l'exemple ci-dessus, ou une expression complexe impliquant de multiples conditions reliées par les opérateurs Et/Ou et des parenthèses, comme dans l'exemple suivant qui contient quatre conditions :

La date de la facture est postérieure au 30/09/18 et (le groupe d'employés égale le groupe allemand ou le groupe d'employés égale le groupe français) et le total de la facture est supérieur au montant du solde du budget européen.

Ajout d'une interrogation - L'éditeur de conditions

Lors de l'ajout d'une interrogation, le responsable du traitement utilise l'éditeur de conditions. Chaque condition apparaît sur deux lignes. Les champs, de gauche à droite, sont les suivants : 

Détermination de la méthode de création d'une interrogation

Quand il crée ou modifie une interrogation, l'administrateur définit les expressions conditionnelles – la partie si de l'interrogation. L'expression peut contenir une ou plusieurs conditions séparées par Et ou Ou.

Par exemple : Supposons que l'administrateur veut localiser toutes les factures totalisant 500,00 USD ou plus :

(Total de la facture supérieur ou égal à 500,00 USD)

Création d'une nouvelle interrogation

Une nouvelle interrogation peut être créée et utilisée sur la page Traiter les factures.

Pour créer une nouvelle interrogation :

1. Sélectionnez Interrogation > Nouvelle interrogation. La page Créateur d’interrogation s’affiche. Cette page comporte les éléments suivants :

   Champ	Description
   Nom de l'interrogation	Entrer un nom pour l'interrogation. Le nom que vous indiquez apparaitra dans la liste Exécuter l'interrogation sur la page Traiter les factures.
   Conditions	Sélectionnez l'information appropriée dans l'éditeur de conditions.
   Ajouter	Cliquez pour ajouter des conditions supplémentaires à l'éditeur de conditions. Des lignes supplémentaires sont toujours ajoutées en bas des lignes existantes. Il n'y a aucune limite au nombre de lignes pouvant être ajoutées.
   Supprimer	Sélectionnez la case à cocher à côté de la condition à supprimer, puis cliquez sur Supprimer. La condition est supprimée. Cette action est définitive. Si vous supprimez une condition par erreur, vous devrez la recréer entièrement.

2. Continuez d'ajouter des lignes conditionnelles comme requis.

3. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et exécuter. La page Traiter les factures s'affiche. L’interrogation apparaît dans la liste Exécuter l'interrogation ou l'interrogation s'exécute dans la page Traiter les factures et retourne les résultats de la recherche.

Modification des interrogations existantes

Les interrogations peuvent être modifiées à partir du menu Interrogations > Nouvelle interrogation.

Pour modifier les interrogations existantes :

1. Sélectionnez Interrogation > Modifier une interrogation enregistrée.

2. Sélectionnez l'interrogation souhaitée. La page Modifier l'interrogation s'affiche.

3. Sur la page Modifier l'interrogation, modifiez l'information se rapportant à la condition, ajoutez une autre ligne de condition ou supprimez une ligne de condition.

4. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et exécuter. La page Traiter les factures s'affiche. L’interrogation apparaît dans la liste Exécuter l'interrogation ou l'interrogation s'exécute dans la page Traiter les factures et retourne les résultats de la recherche.

Supprimer une interrogation

Les interrogations sont créées individuellement; par conséquent, seul le créateur de l'interrogation peut l'afficher et la modifier.

Pour supprimer une interrogation :

1. Sélectionnez Interrogation > Modifier une interrogation enregistrée.

2. Sélectionnez l'interrogation souhaitée. La page Modifier l'interrogation s'affiche.

3. Cliquez sur Supprimer l'interrogation. L'interrogation est retirée de la liste Interrogation sur la page Traiter les factures.