Aide pour l’administration de Concur Invoice - Standard Edition

Synthèse administrateur pour Budget Standard Edition, juin 2018

Publication initiale

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Ajustements budgétaires désormais disponibles

SAP Concur a ajouté la possibilité d'ajuster les éléments de budget. Ceux-ci peuvent être ajustés par l'administrateur de budget, manuellement ou en important une feuille de calcul des ajustements. Les ajustements peuvent être apportés au montant total du budget, au montant dépensé ou au montant en attente. Les rajustements permettent au client de conserver les montants du budget initial, tout en tenant compte des modifications tout au long de l’année d’imposition.

L'ajustement inclut les informations suivantes :

  • Type : La source de l'ajustement budgétaire. Les valeurs sont : Solde budgétaire, Transfert de fonds, Dépense, Demande de paiement, Demande d'achat ou Demande.

  • Type de montant : Où le montant doit être appliqué. Les valeurs sont : Montant du budget, Montant dépensé et Montant en attente.

  • Description : La raison ou la description de l'ajustement.

  • Montant : Le montant de l’ajustement.

  • Période budgétaire : La période budgétaire à laquelle appliquer l’ajustement. Peut être n'importe quelle période ouverte de l'année d’imposition de l’élément de budget.

  • Date de transaction : La date à laquelle l'ajustement est appliqué au budget. Elle doit être comprise dans la période budgétaire spécifiée.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Les ajustements budgétaires servent à comptabiliser les dépenses ou modifications budgétaires qui surviennent en dehors des systèmes SAP Concur ; ils fournissent des détails sur les raisons de ces modifications.

Nouvelle option de type de budget dans les éléments de budget prenant en charge les budgets personnels

SAP Concur a ajouté un nouveau champ Type de budget sur les pages Ajouter un élément de budget / Modifier un élément de budget. Ce champ permet à l'administrateur du budget de marquer un budget avec la mention Utilisation personnelle ou Budget (par défaut). Le type de budget Utilisation personnelle prend en charge les budgets associés à une personne pour la formation, les droits ou d’autres avantages. Les budgets personnels sont limités aux éléments de dépenses Demande et Dépense. Les éléments de dépense seront associés au budget personnel si le propriétaire du budget et le demandeur de l’élément de dépenses sont une seule et même personne, et l’autre association configurée dans les Éléments de budget est respectée.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette amélioration est utile pour les budgets personnels utilisés par l’enseignement supérieur, la santé et le secteur public, ou par les sociétés qui protègent les droits des employés.

Mises à jour des paramètres de budget

Concur a mis à jour la page Paramètres du budget pour inclure les modifications suivantes :

  • Gestionnaire remplaçant devient Gestionnaire de budget remplaçant

  • Activer une demande devient Activer la saisie du budget pour la demande

  • Activer la demande d'achat devient Activer la saisie du budget pour la demande d'achat

  • Activer une demande de paiement devient Activer la saisie du budget pour Invoice

  • Le champ Fuseau horaire apparait uniquement aux utilisateurs internes de Concur (ConcurAdmin)

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette amélioration précise l'objectif des paramètres de budget.

Instructions de mise en forme de période d’imposition ajoutées au modèle d’importation d’éléments de budget

SAP Concur a ajouté des informations supplémentaires au modèle d'importation d’éléments de budget, pour aider les clients à saisir les informations de la période d’imposition au format correct. Les nouvelles instructions apparaissent dans la colonne Nom de la période d’imposition de la feuille de calcul modèle téléchargée à partir de la fenêtre Importation d’éléments du budget.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette amélioration fournit aux clients des conseils supplémentaires pour minimiser les erreurs d'importation.

Lien Déclaration de confidentialité du responsable de traitement dans l’aide en ligne

Le lien Déclaration de confidentialité du responsable de traitement dans le pied de page SAP Concur.

Toutefois, toutes les pages de SAP Concur n'affichent pas le pied de page. Dans ce cas, l’utilisateur peut :

  • Revenir à la page d’accueil et cliquer sur le lien Déclaration de confidentialité du responsable de traitement

    – ou –

  • Dans la version de juin, cliquer sur le lien Déclaration de confidentialité du responsable de traitement dans l’aide en ligne.

**Rappel** Nouveau processus de consentement relativement aux témoins

L'Europe a des règles de consentement de l'utilisateur très spécifiques concernant les témoins. Il existe deux types de consentement si on autorise l'enregistrement des témoins de connexion sur l'ordinateur de l'utilisateur. Comme décrit dans les pages suivantes, chaque pays décide de l’option à utiliser. Les options sont :

  • Le consentement actif : L’utilisateur consent activement à accepter les témoins. Dans ce cas, SAP Concur doit obtenir le consentement de l'utilisateur avant d’enregistrer des témoins sur l'ordinateur de l'utilisateur.

  • Le consentement passif : L'utilisateur ne refuse pas l’utilisation des témoins.

Chaque pays décide de l’option qu’il souhaite utiliser.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications permettent à SAP Concur de respecter les exigences globales en matière de confidentialité des données.

**Rappel** Liste blanche pour TrustArc.com

Les notes de version de mai incluaient un élément nommé Nouveau lien sur les préférences concernant les témoins de connexion dans le pied de page SAP Concur. Il décrit des modifications de processus liées aux témoins qui ont été introduites le 12 mai en raison de règles de consentement spécifiques en Europe.

Pour s'assurer que SAP Concur tienne correctement compte de ces règles, SAP Concur a fait appel à TrustArc, un fournisseur mondial spécialisé dans la gouvernance de la vie privée et des données. Assurez-vous que le service informatique de votre organisation (ou un service similaire) ajoute TrustArc à sa liste blanche, pour que TrustArc puisse surveiller et gérer correctement ces processus.

TrustArc doit être ajouté à la liste blanche par domaine – non par adresse IP – puisque l'adresse IP varie. Veuillez ajouter ces domaines à la liste blanche :

  • trustarc.com

  • prefmgr-cookie.truste-svc.net

Objet professionnel/avantage pour le client : La mise sur liste blanche garantit que TrustArc dispose d'un accès approprié pour gérer les règles de consentement au nom de SAP Concur.

Modifications prévues

Les éléments de cette section visent les versions futures. Concur se réserve le droit de reporter l’implémentation de toute amélioration/modification mentionnée ici ou de la supprimer complètement.

**Modifications prévues** Concur Open personnalisé

Concur Open est le tableau de bord du statut du service en temps réel de SAP Concur, qui affiche les pannes et les incidents de certains services SAP Concur et de tous les centres de données. Concur Open affiche le statut actuel du service ainsi que l'historique des incidents des 20 derniers jours.

Dans une future version, de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées à Concur Open. Les utilisateurs continueront à accéder à Concur Open et à afficher la disponibilité du service Concur. Cependant, les utilisateurs de SAP Concur pourront également se connecter à Concur Open et :

  • Afficher le statut du service pour les services et le centre de données spécifique à leur société

  • Accéder aux options d'abonnement pour les mises à jour concernant les incidents ayant une incidence sur les services spécifiques à leur société

  • Afficher l'historique des services des deux dernières années, y compris les informations détaillées sur l'analyse des causes principales et les actions prises par SAP Concur pour chaque incident

Objet professionnel/avantage pour le client : Les clients utilisent Concur Open pour surveiller les interruptions, le statut et la disponibilité des services SAP Concur. L'ajout de cette nouvelle fonctionnalité fournira aux clients une vision personnalisée du statut et de la disponibilité de leur service. L'objectif de SAP Concur est de fournir une vision plus précise et transparente des incidents/pannes.

Notifications aux clients

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur list of Subprocessors (anglais seulement)

Certifications mensuelles du navigateur

Le document Concur Release Notes – Monthly Browser Certifications (Notes de version Concur - Certifications mensuelles du navigateur) répertorie les certifications de navigateur actuelles et celles prévues. Le document est disponible avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur.