Administration

SAP Concur a publié une note de version concernant les notifications par courriel mises à jour depuis plusieurs mois. Sachez que nous mettrons fin à cette note de version le mois prochain.

IMPORTANT

Notez ce qui suit :

• Sachez que le contenu du courriel n'a pas changé - la modification concerne juste son apparence et sa convivialité.

• Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le moment opportun dépend de la disponibilité des ressources et des priorités attribuées aux autres améliorations planifiées.

• Ne vous attendez pas à ce que les courriels de tous les produits changent en même temps. Il est par exemple possible que les courriels d’approbation d’Expense soient modifiés d’abord, suivis ensuite par d’autres avis d’Expense.

• Aucune date de fin n’a été fixée pour ce projet. Il est possible que ces changements s’étalent sur une période supérieure à un an.

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d'autres services au cours du premier trimestre de 2019. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

Les utilisateurs de Concur Open et Concur Open personnalisé peuvent s'abonner aux notifications par courriel concernant les produits SAP Concur qu'ils utilisent. Dans le cadre du processus d'abonnement, SAP Concur envoie un courriel de vérification à l'utilisateur. Pour recevoir les notifications, l'utilisateur doit cliquer sur Vérifier dans ce courriel.

Il semble que certains utilisateurs ne terminent pas l'étape de vérification. SAP Concur a donc ajouté un rappel sur la page d'abonnement.

Pour plus d'informations sur Concur Open personnalisé, reportez-vous au document Personalized Concur Open.

Afin de garantir la sécurité continue de nos produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL concursolutions.com. Le certificat actuel expirera le 16 mars 2019.

Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra faire une mise à jour pour obtenir le nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n'est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, votre organisation et les utilisateurs constateront des perturbations des produits et services SAP Concur.

Les clients qui n'ont pas épinglé le certificat n'ont rien à faire de particulier, car le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des utilisateurs n’épinglent pas le certificat.

Veuillez noter que : Afin d’améliorer notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette mise à jour fournit à nos produits et services une sécurité continue.

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, n'oubliez pas que les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).

Expense Pay

Pour les clients Expense Pay – Global dont les comptes de financement utilisent Bambora comme partenaire de traitement des paiements, il est désormais possible d'initier manuellement une transaction de débit de test (communément appelée test du sou noir) pour les comptes de financement Bambora (avec statut) Accepté.

Le test prélèvera un montant de 0,01 dans la devise du compte de financement (€, £, $ ou $ CA) du compte de financement et le recréditera au compte de financement.

Pour utiliser le nouveau bouton de test de débit, le compte de financement doit répondre aux exigences suivantes :

• Le partenaire de traitement des paiements doit être Bambora.

• Le statut du compte de financement doit être Accepté.

• Un compte de financement ne doit pas déjà être bloqué temporairement en raison d'un échec de financement auprès de Bambora.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le test de débit permet aux clients de confirmer que la personne/l’entreprise effectuant le paiement (Bambora) peut débiter leur compte de financement et que le compte de financement est prêt à être utilisé pour payer les employés et les cartes d'entreprise. Un client peut consulter son relevé bancaire auprès de sa banque pour confirmer le débit de 0,01 effectué par Bambora, avant d'attribuer un nouveau compte de financement à un employé ou à un lot de cartes.

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés aux comptes de frais traités. Pour assurer la conformité avec les exigences réglementaires en perpétuelle évolution et différentes selon les marchés, SAP Concur a engagé des partenaires de traitement des paiements spécialisés, expérimentés afin de développer un produit de paiement de nouvelle génération : Expense Pay – Global.

Comme il a été annoncé précédemment dans ces notes de version (septembre 2017), à compter de maintenant, SAP Concur utilisera un seul produit Expense Pay pour gérer vos affaires partout dans le monde. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos offres Expense Pay (classique) existantes (y compris NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay.) Pour les clients SAP Concur disposant d’un produit Expense Pay, Expense Pay – Global constituera notre produit d'avenir. Cette notification lance notre processus de retrait de tous les produits Expense Pay (classique) existants.

LIMITES RELATIVES À EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET À EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes au produit classique : Dollars américains, dollars canadiens, pesos mexicains, euros, francs suisses, couronnes danoises, couronnes suédoises ou livres sterling. Si un client a déjà mis en oeuvre et utilisé ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou la date de retrait fixée.

Objet professionnel/avantage pour le client : l’offre Expense Pay – Global intègre les pratiques d'excellence de l’industrie dans la fonctionnalité de traitement des paiements de SAP Concur.

Prochaine génération d’Expense

Mise à jour : Afin de donner suite aux commentaires des clients et d’en tirer parti, et dans le but de se conformer à l’engagement de SAP Concur à assurer une transition réussie et sans heurts, nous élaborons actuellement une stratégie révisée de déploiement pour la nouvelle génération Expense.

SAP Concur s’engage à améliorer constamment ses produits, non seulement les fonctionnalités qu'ils fournissent, mais aussi l'expérience relative à l’utilisation de ces fonctionnalités. La manière dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, ainsi que les besoins et les attentes. Nous sommes constamment à l'écoute de nos clients et sollicitons leurs commentaires sur les moyens d’améliorer l'expérience utilisateur.

La prochaine génération de Concur Expense est le fruit de l'évolution constante de l'expérience utilisateur de SAP Concur. Elle a été conçue à partir de recherches approfondies sur les utilisateurs et d'analyses de données qui incluent 680 1:1 conversations, 58 études de facilité d’utilisation, plus de 3 000 réponses à des enquêtes et 1,3 milliard d'actions mensuelles d’utilisateurs.

Les clients auront la capacité de prévisualiser et de se désinscrire de la prochaine génération de Expense avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l'interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Administration

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Budget

Dans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Reçus électroniques

Dans le cadre de notre engagement continu en matière de reçus électroniques et dans l’optique d’une création de comptes de frais sans effort, les reçus électroniques pour les billets d'avion générés par SAP Concur en fonction des données figurant sur le billet et le coupon du GDS et de certaines transactions TripLink changent d’apparence.

Avantage pour l’utilisateur/le client : Cette modification ramène les reçus électroniques pour les billets d'avion au format des reçus électroniques standard de SAP Concur, offrant aux utilisateurs une expérience plus cohérente relativement à Concur Expense. Le format est également plus pratique pour les utilisateurs utilisant la prochaine génération de Concur Expense. Cette modification élimine aussi les problèmes de performance/stabilité pour les utilisateurs finaux, qui ne voient parfois pas les nouveaux reçus électroniques pour les billets d’avion aussi rapidement qu'ils le devraient.

Mot de passe

SAP Concur aura une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié ajoutée à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.

Après la sortie de la nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié (prévue pour le 11 mai), la fonctionnalité existante de la page Mot de passe oublié sera obsolète :

• Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.

• Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne s'affichera plus.

• Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.

Paramètres du produit

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux éditions standard de SAP Concur Expense, Invoice, Travel et Request, afin d’offrir aux clients une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accéder à Concur de Paramètres du produit.

• L'authentification unique peut être gérée pour les voyages standard si elle est associée à Expense, Invoice, et/ou Request.

• Pour les voyages standard indépendants, la fonctionnalité Gérer l'identification unique sera accessible à partir de la page Paramètres de déplacement.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Reçus

SAP Concur permettra bientôt la conversion de reçus papier en copies numériques ayant une valeur légale. La numérisation des reçus permettra aux clients de SAP Concur de convertir un reçu papier en copie numérique légale conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.

Une fois disponible pour une mise en circulation générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France et ceux ayant des configurations en France. D'autres pays seront inclus dans les versions futures.

La fonctionnalité Numérisation des reçus requiert que les utilisateurs utilisent l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense. Il est recommandé aux clients de migrer vers l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense avant d'activer ce service.

Pour saisir des images de reçu légales, les clients doivent aussi utiliser l'application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l'application mobile, bien que ExpenseIt ne soit pas requis.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit une option de reçu sans papier conforme aux exigences et réglementations locales concernant le traitement et la conformité des reçus d’impôts du format papier au format numérique.

Sécurité

Le champ du mot de passe dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, 310 ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser les mots de passe en groupe. SAP Concur modifiera la fonctionnalité dans les importations pour que le champ de mot de passe ne soit utilisé que lorsqu'un compte d'utilisateur est créé. Le champ ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser en groupe les mots de passe utilisateur. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Cette modification concerne les fonctionnalités d'importation d’employé et d'utilisateur.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition.

Importation d’utilisateur - Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Import User Guide.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.