Sur la page Ajouter un nouveau champ, vous pouvez créer des champs personnalisés pour les données financières que vous souhaitez suivre. Après avoir vérifié les champs par défaut sur les formulaires de SAP Concur associés aux fiches d’employés, aux dépenses, aux factures, etc., vous pourriez constater que certaines données à suivre sont manquantes. Vous pouvez ajouter un champ personnalisé à ces formulaires pour enregistrer ces données. Vous pouvez créer jusqu’à douze champs personnalisés.

Généralement, les employés entrent les valeurs des champs personnalisés dans leurs comptes de frais ou leurs factures. Les données de champ personnalisé peuvent faire partie de votre extraction comptable ou publication financière de SAP Concur vers votre système comptable. Lorsque vous ajoutez un champ personnalisé, celui-ci est ajouté par défaut dans tous les formulaires comme facultatif. Vous pouvez ajuster la visibilité, au besoin, sur la page Gérer la visibilité. Cette flexibilité vous permet d'afficher des champs personnalisés sur certains formulaires et de les masquer sur d’autres. Par exemple, vous pouvez configurer un champ personnalisé de façon à ce qu'il s'affiche sur les formulaires de factures, mais pas sur les formulaires de dépenses.

Les champs personnalisés que vous créez s’affichent par défaut sur les formulaires suivants :

Dépense :

• Page Informations sur les dépenses dans Paramètres du profil

• En-tête de compte de frais

• Page d’entrée des dépenses

• Page d’attribution d'entrée de dépense

Facture :

• Page Informations sur les factures dans Paramètres du profil

• En-tête de facture

• Ligne d’article de la facture

Demande :

• Page Informations sur la demande dans Paramètres du profil

• En-tête de demande

• Page d’attribution de demandes

Lorsqu’un employé crée un nouveau compte de frais ou une nouvelle facture, les valeurs de champs personnalisés sont copiées du formulaire d’employé vers le compte de frais ou la facture. Ce processus de copie survient chaque fois qu’un employé crée un nouveau compte de frais ou une nouvelle facture.

De la même manière, la valeur du compte de frais ou de la facture est copiée dans les dépenses ou lignes d’article de facture. Un autre niveau de copie survient quand des dépenses ou lignes d’article de facture sont attribuées. Les valeurs copiées peuvent être modifiées par l’employé, sauf si vous définissez le champ en lecture seule.

Exemples :

• Vous souhaitez attribuer un centre de coûts à chaque employé afin que leurs dépenses puissent être suivies par rapport à ce centre de coûts. Pour cela, vous devez créer un champ personnalisé Centre de coûts et le régler en Lecture seule sur les formulaires de dépenses. Ainsi, les données sont incluses dans le formulaire à des fins de suivi, mais ne peuvent pas être modifiées par l’employé.

• Vous souhaitez suivre les dépenses pour déterminer si elles sont facturables et à quel projet elles correspondent. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Case à cocher. Dans le champ Nom du champ, sélectionnez Est facturable?, puis cliquez sur le bouton Ajouter.

• Vous souhaitez suivre vos dépenses par service. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Liste. Dans le champ Nom du champ, entrez Service, puis cliquez sur Ajouter. Sur la page de confirmation de Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter des éléments de liste afin d’accéder à la page Modifier la liste et d’y saisir vos services.

Ajouter un nouveau champ

La page Ajouter un nouveau champ vous permet d’ajouter les types de champs suivants :

• Liste

• Liste multiniveau (consultez la section Ajouter des listes multiniveaux dans cette rubrique)

• Texte de format libre

• Case à cocher

Vous pouvez créer jusqu’à 12 champs personnalisés, en entrant un nom de champ personnalisé ou en choisissant à partir d’une liste de propositions. Avant de créer des champs, il est préférable de planifier ceux dont vous aurez besoin. Veuillez prendre en compte ce qui suit :

• De combien de champs avez-vous besoin?

• Quel type de champ est le plus adapté pour chaque champ?

  • Les listes sont plus cohérentes et facilitent l’établissement des rapports, mais vous devez les gérer.

  • Les champs de texte libre sont utiles lorsque de multiples valeurs sont présentes et changent régulièrement.

• Quels libellés et noms représentent le mieux l’objet du champ?

  • Les noms ou libellés de champ doivent être aussi précis que possible, afin d’indiquer clairement aux employés ce qu’ils doivent saisir.

• Quelles valeurs doivent être utilisées pour le remplissage des champs de liste?

• Dans quel ordre les valeurs de chaque champ de liste doivent-elles apparaître?

• Avez-vous besoin d’une liste multiniveau (composée de deux niveaux ou plus) pour assurer que l’employé sélectionne une valeur dans la liste principale avant de le faire dans la liste de niveau inférieur?

Pour ajouter un champ de liste :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé pour accéder à la page Ajouter un nouveau champ.

2. Cliquez sur Liste.

3. Dans la section Comment souhaitez-vous nommer votre liste?, dans la liste Nom du champ, sélectionnez ou entrez un nom de champ à utiliser comme libellé lorsque le champ s'affiche.

4. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l’ajout du nouveau champ.

5. Vous pouvez alors choisir d'ajouter des valeurs de liste dans le champ, d’ajouter un autre champ personnalisé ou de retourner à la page Champs personnalisés.

6. Si vous choisissez d’ajouter un autre champ, un message apparaît sur la page vous indiquant combien de champs personnalisés restants sont disponibles.

7. Si vous êtes prêt à configurer le champ, retournez à la page Champs personnalisés, où vous verrez le nouveau champ.

Pour ajouter un champ de texte libre :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Texte de format libre.

2. Dans la section Comment souhaitez-vous nommer votre champ de texte?, entrez le nom du champ personnalisé ou sélectionnez un nom de champ dans la liste.

3. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l’ajout du nouveau champ de texte.

4. Vous pouvez alors choisir d'ajouter un autre champ personnalisé ou de retourner à la page Champs personnalisés.

Pour ajouter un champ de case à cocher :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Case à cocher.

2. Dans la section Comment souhaitez-vous nommer votre case à cocher?, entrez le nom du champ personnalisé ou sélectionnez un nom de champ dans la liste.

3. Cliquez sur Ajouter. Un message confirme l’ajout du nouveau champ de texte.

4. Vous pouvez alors choisir d'ajouter un autre champ personnalisé ou de retourner à la page Champs personnalisés.

Ajouter des listes multiniveaux

Une liste multiniveau regroupe jusqu’à cinq champs de liste qui dépendent les uns des autres. L'élément de liste sélectionné dans le premier champ de liste détermine les éléments disponibles dans le second, et ainsi de suite. Les listes multiniveaux sont configurées sur la page Modifier la liste. Les listes multiniveaux sont affichées en une seule ligne sur la page Champs personnalisés.

Exemple

Vous souhaitez que vos employés ajoutent les informations Région et Département à leurs dépenses. Les départements disponibles doivent varier en fonction des régions que les utilisateurs auront sélectionnées. Sur la page Ajouter un nouveau champ, vous allez créer une liste multiniveau avec Région comme première liste (ou liste principale) et Département comme liste de niveau inférieur. Cliquez sur Ajouter pour lier les listes au sein d’une hiérarchie multiniveau. Les champs s’affichent sur les formulaires de la manière suivante : le champ Région d’abord, puis le champ Département ensuite. Lors de la création de comptes de frais, les utilisateurs ne seront pas en mesure de faire une sélection dans le champ Département avant d’avoir sélectionné une valeur dans le champ Région.

Pour ajouter un champ de liste multiniveau :

1. Sur la page Ajouter un nouveau champ, cliquez sur Liste multiniveau.

2. Cliquez sur Ajouter.

3. Dans la section Utilisation de listes multiniveau, lisez les informations affichées sur la page et consultez le schéma de liste multiniveau.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Dans le champ 1. Nom du champ, entrez ou sélectionnez un libellé de champ pour la liste

6. Dans le champ 2. Nom du champ, entrez ou sélectionnez un libellé de champ pour la liste de niveau inférieur.

7. Cliquez sur l’icône Ajouter un autre niveau si vous souhaitez ajouter d’autres niveaux à la liste. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq niveaux de liste.

8. Cliquez sur Retirer pour supprimer un niveau de liste.

9. Lorsque la structure a été créée, cliquez sur Ajouter.

10. Cliquez sur Ajouter des éléments de liste pour ajouter des sélections de liste pour les nouveaux champs. La page Modifier la liste s'affiche. Les nouveaux champs à liste multiniveaux s'affichent en une seule ligne sur la page Champs personnalisés.

Déplacer les champs

Après avoir créé les champs personnalisés dont vous avez besoin, vous pouvez modifier l’ordre dans lequel ils apparaissent sur la page Champs personnalisés en passant à la vue étendue.

Pour déplacer les champs :

1. Sur la page Champs personnalisés, cliquez sur Passer à la vue étendue.

2. Pour repositionner un champ dans la liste, cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bat dans la ligne du champ que vous souhaitez déplacer.

Supprimer des champs

Si vous décidez de supprimer un champ, notez que les données contenues dans le champ seront définitivement supprimées et ne pourront être récupérées.

Pour supprimer des champs :

1. À la page Champs personnalisés, cliquez sur Supprimer dans la ligne du champ que vous souhaitez supprimer.

2. Cochez la case pour confirmer que vous comprenez que la suppression de ce champ supprimera de manière irréversible toutes les données associées à ce champ.

3. Cliquez sur Supprimer définitivement afin de supprimer le champ.