La page Types de dépenses vous permet de définir la façon dont votre entreprise justifie ses dépenses. Elle détermine les types de dépenses que votre entreprise suit et en ajoute d'autres ou les actualise. Vous pouvez également modifier le comportement de certains champs sur le formulaire de dépenses que vos utilisateurs voient. Nous avons fourni une liste de types de dépenses couramment utilisés afin de vous aider à bien démarrer.

Si votre entreprise utilise la fonctionnalité relative à un ensemble de pays et si plus d'un ensemble de pays a été activé, vous pourrez sélectionner certains types de dépenses à utiliser par ensemble de pays et groupe de politiques.

Définitions :

• Les types de dépenses sont utilisés pour classer les dépenses de vos employés. Une liste des types de dépenses apparaît en option lorsqu'un employé crée pour la première fois une facture. L'utilisation d'un ensemble de types de dépenses standard facilite le suivi de ce que vos employés dépensent.

• Les codes de compte/codes GL sont les informations que vous utilisez pour justifier vos dépenses dans le plan comptable. Ils peuvent être des chiffres ou du texte selon vos besoins. Les types de dépenses sont mappés aux codes de compte afin de connecter SAP Concur au système de comptabilité de la société; les types de dépenses sont définis dans SAP Concur alors que les codes de compte le sont dans votre système comptable. Le mappage des types de dépenses/code de compte est le lien qui connecte les deux systèmes et garantit que les sommes provenant de SAP Concur par l'intermédiaire du fichier d'exportation sont appliquées correctement dans votre système comptable qui en retour garantit une transmission exacte à votre grand livre.

Étape 1 : Types de dépenses

Pour ajouter un nouveau type de dépense :

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Tapez le nom du type de dépense dans la liste Nouveau type de dépense. C'est le nom que vos utilisateurs sélectionneront lors de la création d'une nouvelle entrée de dépense.

3. Sélectionnez la catégorie de dépenses à associer au type de dépense dans la liste Catégorie de dépenses.

4. Cliquez sur le champ Code de compte/Code GL ou utilisez la touche tabulation pour vous y rendre.

5. Entrez les informations sur le compte. Ce compte est le compte de base que le type de dépense affectera.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour mettre à jour un type de dépense :

1. Sélectionnez la valeur que vous aimeriez mettre à jour.

2. Entrez la nouvelle valeur.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un type de dépense :

1. Sélectionnez le type de dépense que vous aimeriez supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer.

3. Cliquez sur Oui.

Étape 2 : Codes de compte

L'étape Codes de comptes de la page Types de dépenses vous permet de configurer vos codes de grand livre. Si vous utilisez un groupe de codes de compte, vous pouvez les saisir pour chaque type de dépense. Si vous utilisez des codes de compte de remplacement, saisissez d'abord les codes par défaut, puis sélectionnez l'un des éléments de liste configurés précédemment et saisissez les codes de compte qui y sont associés. Les codes par défaut s'appliqueront si vous ne spécifiez pas de code de compte de remplacement, si bien que vous n'avez à saisir que les codes qui varient de ceux par défaut.

Pour saisir les codes de compte par défaut :

1. Cliquez sur le champ Code de compte/Code GL.

2. Entrez votre code de compte pour le type de dépense.

3. Répétez l'opération pour chaque type de dépense.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour saisir les codes de compte de remplacement :

1. Sélectionnez l'élément de liste à partir de votre liste de codes de compte.

2. Cliquez sur le champ Code de compte/Code GL.

3. Entrez votre code de compte pour le type de dépense. Les codes par défaut apparaissent dans la colonne Code par défaut. Si vous laissez la colonne Code de compte/Code GL vide pour un élément de liste, SAP Concur utilisera le code par défaut lorsque l'utilisateur choisit cette combinaison d'élément de liste/type de dépense.

4. Répétez l'opération pour chaque type de dépense.

5. Cliquez sur Enregistrer.