Contrôle

En vue d’une prochaine version de nouvelles fonctionnalités de contrôle des comptes de frais, trois nouveaux rôles ont été ajoutés à la section Rôles de l’onglet Permissions d’utilisateur > Dépense sur la page d’accueil Admin. société. Ces rôles n’ont actuellement aucun impact sur les permissions, mais seront utilisés prochainement :

• Administrateur de vérification : Permet à l’utilisateur de configurer Vérification. Plus de renseignements seront communiqués lors du lancement de Vérification.

• Contrôleur pour vérification des comptes de frais : Permet à l’utilisateur de contrôler les problèmes de politique et de reçus de Vérification dans le cadre du processus de contrôle.

• Contrôleur pour vérification des événements : Permet à l’utilisateur de contrôler les événements frauduleux et anormaux dans Vérification.

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Ces rôles prendront en charge une nouvelle fonctionnalité qui exploitera l’intelligence artificielle pour identifier les exceptions que les contrôleurs devront examiner. Cela permettra d’améliorer la conformité et d’offrir une expérience de contrôle plus efficace.

Règles de contrôle

Les administrateurs pourront bientôt configurer des règles de contrôle personnalisées basées sur la valeur de la date dans le champ Date de validation de la conformité numérique. Une fois la règle de contrôle personnalisée configurée, les administrateurs pourront comparer la date d’horodatage du reçu avec la date de transaction de la dépense, envoyer des alertes aux utilisateurs/groupes et arrêter le flux des comptes de frais lorsque les règles ne sont pas respectées.

Actuellement, le champ Date de validation de la conformité numérique est la date d’horodatage e-Bunsho utilisée au Japon.

Considérations relatives au champ Date de validation de la conformité numérique :

• Le calcul du champ se base sur le jour civil (la logique des jours ouvrables n’est pas incluse).

• Les dates utilisées dans le calcul du nombre de jours se basent sur le fuseau horaire GMT. Nous recommandons d’établir des règles de contrôle pour un jour de moins que souhaité afin de tenir compte du décalage horaire entre les fuseaux horaires GMT et JST.

• Les règles de contrôle et les validations de conformité seront basées sur les informations fournies par l’utilisateur sur la date de la transaction. Comme les utilisateurs peuvent modifier les dates de transaction, il leur incombe de s’assurer de l’exactitude de la date de transaction en fonction des informations du reçu.

• Les administrateurs auront la possibilité de créer plusieurs règles de contrôle pour comparer la date de la transaction à celle de l’horodatage du reçu.

Ce champ sera disponible pour les nouveaux clients et ceux existants.

Cette fonctionnalité devrait être offerte début mai

Objectif professionnel/Avantage pour le client : La configuration des règles de contrôle personnalisées pour ce champ permet de réduire les vérifications manuelles nécessaires afin de comparer le nombre de jours civils entre la date de transaction de la dépense et la date d’horodatage du reçu.

Authentification

Ces modifications font partie de l’engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

La prise en charge du code d’authentification de message par hachage (HMAC) par SAP Concur est mise en obsolescence. Les sociétés de gestion des voyages (TMC) et le personnel de SAP Concur aident actuellement les clients qui utilisent HMAC à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

SAP Concur propose une option d’identification SSO en libre-service qui permet aux administrateurs des clients de configurer leurs connexions SAML v2 sans faire appel à un représentant du service à la clientèle SAP Concur.

Pour plus d’informations sur l’option d’identification SSO en libre-service, reportez-vous à Shared: Single Sign-On Overview (anglais seulement) et Shared: Single Sign-On Setup Guide (anglais seulement).

L’obsolescence de HMAC comprend deux phases :

PHASE I :

• Les clients doivent avoir un fournisseur d’identité ou une solution SAML 2.0 personnalisée.

• Les clients commencent à tester l’authentification au moyen de SAML v2.

• Les TMC se préparent à intégrer les nouveaux clients SAP Concur à SAML v2.

• Les clients seront informés via des notes de version de la date officielle de mise en obsolescence de HMAC. À compter de la date officielle de mise en obsolescence, aucun nouveau client ne peut être intégré à l’aide de HMAC. Les nouveaux clients doivent être intégrés dans SAML v2.

• Les clients existants qui utilisent HMAC doivent migrer vers SAML v2.

Phase II :

• Les TMC ont migré tous les clients SAP Concur existants du service HMAC à SAML v2.

• Le service HMAC est mis en obsolescence. La fin de la phase II est prévue pour le milieu de l’année 2021.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent un soutien amélioré aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Le 23 mars, la fonctionnalité Afficher les modifications précédentes a été ajoutée à la page Administration > Société > Administration de l’authentification > Gérer l’authentification unique. Cette fonctionnalité permet à l’administration de l’authentification d’afficher une table répertoriant les modifications de configuration apportées à l’authentification unique (SSO) de SAP Concur, d’afficher les détails de ces modifications et d’annuler (restaurer) les configurations supprimées.

Le tableau Afficher les modifications précédentes peut afficher les 100 dernières modifications. Les modifications répertoriées dans le tableau sont les suivantes :

• Ajout d’une configuration

• Suppression d’une configuration

• Modification du nom dans le champ Nom du fournisseur d’identités personnalisé

• Modification de l’URL dans le champ URL de déconnexion

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Cette modification permet à l’administration de l’authentification d’afficher et de suivre les modifications apportées à la configuration SSO au fil du temps et d’annuler (de restaurer) les configurations précédemment supprimées.

Expense Pay - classique

En janvier 2021, pour les clients à Singapour, le processus de soumission du formulaire de demande Interbank GIRO Application complétée a changé de manière à ce que vous envoyiez la demande dûment remplie directement à votre banque à Singapour. À partir de cette version, cette mise à jour du processus a été annulée par SAP Concur.

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Cette modification est conforme aux attentes actuelles des clients.

Expense Pay – Global

Le partenaire de traitement des paiements d'Expense Pay - Global, Bambora, exige désormais une lettre de référence bancaire pour terminer l’activité d’intégration.

Pour se conformer aux modifications apportées par Bambora, Concur Expense indique où dans l’interface utilisateur (IU) télécharger et téléverser la lettre de référence bancaire (et précise qu’elle est obligatoire.)

Pour clarifier quels documents sont requis, l'intitulé Documents d’inscription de l’interface utilisateur Concur Expense a été modifié pour indiquer Documents d’inscription de l’entreprise (c.-à-d. certificat de constitution, inscription à but non lucratif, etc.)

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Ces modifications reflètent la maintenance de routine de l’interface utilisateur d’intégration.

Avec cette modification, nous élargissons la liste des pays qui peuvent être sélectionnés par les utilisateurs sur la page Renseignements bancaires dans Profil. La liste inclut désormais la plupart des pays de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE) dans lesquels le système de l’Espace unique de paiement en euros (SEPA) est actuellement pris en charge.

Les pays/régions supplémentaires sont les suivants :

• Îles d'Aland

• Bulgarie

• Croatie

• Chypre

• République tchèque

• Estonie

• Gibraltar

• Guernsey

• Hongrie

• Islande

• Île de Man

• Jersey

• Latvie

• Liechtenstein

• Lituanie

• Malte

• Monaco

• Norvège

• Roumanie

• Saint-Barthélemy

• Saint-Martin (partie française)

• Saint-Marin

• Slovaquie

• Slovénie

Objectif professionnel/Avantage pour le client : cette modification permet aux clients ayant des employés dans ces pays de saisir leurs informations bancaires afin qu’Expense Pay - Global puisse traiter leurs remboursements à l’avenir au lieu d’avoir à traiter ces transactions hors de Concur Expense.

Mises à jour du transfert de fichiers

Cette note de version est conçue pour le personnel technique responsable des transmissions de fichiers avec les produits SAP Concur. Pour les clients et les fournisseurs SAP Concur participant à l’échange de données au moyen de différents protocoles de transfert de fichier sécurisé, SAP apporte des modifications qui offrent une sécurité accrue pour ces transferts de fichiers.

À compter du 10 avril 2021, les protocoles non-SFTP (protocole de transfert de fichier sécurisé) et l’authentification par mot de passe ne seront plus autorisés pour se connecter aux produits SAP Concur pour les transferts de fichiers :

• Les comptes de transfert de fichiers non-SFTP doivent basculer sur le protocole SFTP avec l’authentification de clé SSH.

• Les comptes de transfert de fichiers SFTP qui utilisent l’authentification par mot de passe doivent passer à l’authentification de clé SSH.

• Les demandes de réinitialisation de mot de passe SFTP requièrent que le client fournisse une clé SSH pour l’authentification.

Le 12 avril 2021, SAP a commencé à désactiver les connexions de transfert de fichiers non conformes. Le processus de désactivation des comptes non conformes continuera tout au long de l’année 2021. Si vous avez configuré plusieurs connexions de transfert de fichiers, cette modification s’applique à toutes vos connexions de transfert de fichiers.

Cette annonce se rapporte aux points de terminaison DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Ces modifications offrent une sécurité et une efficacité accrues pour les transferts de fichiers.

Cette note de version est conçue pour le personnel technique responsable des transmissions de fichiers avec SAP Concur. Pour les clients et les fournisseurs participant à l’échange de données, SAP Concur met à jour notre sous-système de transfert de fichier afin d’offrir une sécurité accrue pour ces transferts de fichiers.

SAP Concur est en train de migrer des entités qui utilisent actuellement un processus hérité pour déplacer leurs fichiers vers un processus d’acheminement de fichiers plus efficace et sécurisé qui s’appuie sur les API.

Les clients dont les entités sont actuellement configurées pour utiliser le processus hérité seront migrés vers le processus plus efficace d’ici le 31 juillet 2021. Après leur migration, les clients bénéficieront de l’amélioration suivante :

• Avec le processus hérité, les clients devaient attendre l’exécution du déplacement du fichier à une heure spécifiée. Grâce au processus basé sur les API plus efficace et sécurisé, les extractions et autres fichiers sortants provenant de SAP Concur seront disponibles pendant la période de traitement de nuit existante rapidement après la création des fichiers.

Cette annonce se rapporte aux points de terminaison DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications offrent une sécurité et une efficacité accrues pour les transferts de fichiers.

Les fichiers transférés vers les produits SAP Concur doivent être chiffrés avec la clé publique PGP, de SAP Concur concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• Le fichier clé est disponible dans le dossier racine du client

• Clé d’ID 40AC5D35

• Sous-clé de chiffrement et signature RSA de 4096 bits

• La clé expire tous les 2 ans

• Le client est responsable de remplacer la clé avant son expiration

  • Prochaine date d’expiration : 4 septembre 2022

  • SAP Concur prévoit remplacer la clé PGP rotative publique dans le dossier racine du client 90 jours avant la date d’expiration.

La clé héritée PGP de SAP Concur (ID de clé D4D727C0) est toujours prise en charge pour les clients existants, mais elle deviendra prochainement obsolète.

SAP Concur recommande fortement que les clients utilisent la clé PGP rotative publique plus sécurisée pour les transferts de fichiers. Pour faciliter l’utilisation de la clé PGP rotative publique plus sécurisée pour les transferts de fichiers, SAP Concur a ajouté la clé aux répertoires personnels des clients existants le vendredi 15 janvier 2021.

Cette annonce se rapporte aux points de terminaison DNS de transfert de fichiers suivants :

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Objet professionnel/Avantage pour le client : la clé PGP publique rotative sécurise davantage les transferts de fichiers.

Intégration financière

SAP et Sage ont établi un partenariat pour simplifier la prise en compte des dépenses dans Sage Intacct.

Les clients qui achètent l’intégration de Sage Intacct peuvent importer les données de Sage Intacct (données sources) dans Concur Expense et/ou Concur Invoice Standard Edition. Ces données permettent aux clients d’utiliser leurs données comptables uniques lors de la saisie de dépenses et/ou de factures. Les données sont régulièrement mises à jour dans Concur Expense et/ou Concur Invoice. L’exportation des données sources charge les employés et les fournisseurs de factures de Sage Intacct vers Concur Expense et/ou Concur Invoice pendant la mise en œuvre.

Le processus de publication financière envoie des comptes de frais et des factures qui sont prêts à être enregistrés dans Sage Intacct depuis les solutions de SAP Concur, en utilisant les API de la plate-forme de SAP Concur. ConcurExpense et/ou Concur Invoice envoie les données de dépenses sous forme de facture du fournisseur (pour les remboursements en espèces) ou de transaction par carte de crédit (pour les frais de cartes de crédit). L’intégration envoie les données de la facture sous forme de facture du fournisseur. L’intégration gère la transmission des données de dépenses et de factures depuis les solutions SAP Concur vers Sage Intacct et la transmission des renseignements sur le statut vers les solutions SAP Concur. La publication financière se produit dès que le compte de frais ou la facture est approuvé pour paiement, sans attendre un calendrier de lot. Le client voit les renseignements sur le statut de l’affichage financier dans la piste de vérification du compte de frais ou de la facture. Le responsable du traitement des dépenses ou des factures peut voir les problèmes liés à l’affichage, ce qui lui permet de corriger les erreurs et de renvoyer rapidement l’information.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette intégration permet aux clients de gérer plus facilement leurs renseignements comptables dans Concur Expense et/ou Concur Invoice et dans Sage Intacct.

IU de prochaine génération

L’évolution continue de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le résultat d’une conception et d’une recherche approfondies qui offrent une expérience moderne, intuitive et simplifiée pour créer et soumettre des comptes de frais.

Les clients de Concur Expense ont la possibilité de prévisualiser puis d’opter pour l’interface utilisateur de la prochaine génération avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l’interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais elle nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Comptes de frais

Les responsables du traitement peuvent désormais ajouter une nouvelle colonne Numéro de compte de frais à la page Traiter les comptes de frais. La colonne Numéro de compte de frais affiche un numéro alphanumérique à six caractères qui représente l’identifiant unique d’un compte de frais, ce qui facilite l’identification et le suivi des comptes de frais spécifiques.

Les responsables du traitement qui souhaitent afficher le numéro d’un compte de frais peuvent ajouter cette colonne à leurs paramètres de liste individuels pour la liste des comptes de frais. Les responsables du traitement peuvent aussi utiliser les numéros des comptes de frais dans les filtres de recherche pour identifier et traiter rapidement les comptes de frais.

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Ce numéro de note de frais plus court facilite la communication sur des comptes de frais spécifiques pour les utilisateurs, les approbateurs et les responsables du traitement.

Administration d’utilisateur

Le 11 février, SAP Concur a mis à la disposition de tous les clients de l’édition Standard Edition les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur. Les clients pouvaient choisir d’utiliser les nouvelles pages et donner leur avis à ce sujet dans le cadre d’une enquête.

La fonctionnalité des nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur est identique à celle des anciennes pages Créer un utilisateur et Modifier l’utilisateur. Le format des pages a été modifié et les champs de ces pages ont été réorganisés.

Le 11 mars 2021, les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur sont devenues les pages par défaut et les clients avaient la possibilité de revenir aux pages précédentes.

Le 8 avril, les nouvelles pages Ajouter un utilisateur et Modifier l’utilisateur ont remplacé les pages précédentes Créer un utilisateur et Modifier l’utilisateur pour tous les clients et l’option permettant de revenir aux pages précédentes a été supprimée.

Objectif professionnel/avantage client : Ces modifications apportent aux administrateurs des utilisateurs une expérience plus simple et plus efficace.

Le 25 mars, SAP a mis en œuvre plusieurs améliorations aux pages Administration d’utilisateur de SAP Concur, notamment pour :

• Permettre aux administrateurs des utilisateurs de sélectionner plusieurs utilisateurs à la fois pour les activer et envoyer des invitations par courriel.

• Implémenter une alerte sur la page Utilisateurs indiquant que le compte d’un utilisateur est incomplet.

• Ajouter une fonctionnalité à la page Modifier l’utilisateur qui répertorie les champs incomplets et propose un lien permettant d’accéder rapidement à ces champs.

• Mettre à jour la page Utilisateurs afin que l’administrateur d’utilisateur puisse cliquer sur le nom de famille de l’utilisateur pour ouvrir sa page Modifier l’utilisateur.

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Ces modifications apportent aux administrateurs des utilisateurs une expérience plus simple et plus efficace.

Sécurité

Pour garantir la sécurité continue de nos produits et services, le certificat SSL de concursolutions.com est mis à jour chaque année. Le certificat actuel a été émis le 14 avril 2020 et expirera quand SAP Concur émettra un nouveau certificat le 26 mai 2021.

Les clients qui nʼont pas épinglé le certificat arrivant à expiration nʼont rien à faire de particulier, car les certificats arrivant à expiration sont renouvelés automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.

Les clients de la fonction Intégration de SAP à Concur Solutions (SAP ICS) et tous les autres clients ayant épinglé le certificat arrivant à expiration doivent effectuer une mise à jour vers le nouveau certificat avant que son émission le 26 mai 2021.

Les clients qui ont épinglé le certificat et qui ne le mettent pas à jour avec le nouveau certificat d'ici le 26 mai 2021 constateront des perturbations des produits et services SAP Concur.

Objectif professionnel/Avantage pour le client : Le renouvellement annuel du certificat fournit à nos produits et services une sécurité continue.