Demande

Au cours des derniers mois, des notes de version ont été publiées sur la possibilité pour les utilisateurs de désactiver la messagerie intégrée au produit.

Pour clarifier :

• Pour les clients attribués au centre de données EMEA, les utilisateurs ont eu la possibilité de désactiver la fonctionnalité à la fin de l'année dernière.
• Pour les clients attribués au centre de données d’Amérique du Nord, les utilisateurs auront la possibilité de désactiver la fonctionnalité par étape, et SAP Concur prévoit rendre cette fonctionnalité entièrement disponible d'ici la fin du mois d'avril.

Lors de la publication du 12 mai, certaines modifications de processus et liens liés aux témoins ont été introduits en raison d’exigences de consentement spécifiques en Europe.

Il existe deux types de consentement si on autorise l'enregistrement des témoins de connexion sur l'ordinateur de l'utilisateur. Comme décrit dans les pages suivantes, chaque pays décide de l’option à utiliser. Les options sont :

• Le consentement actif : L’utilisateur consent activement à accepter les témoins. Dans ce cas, SAP Concur doit obtenir le consentement de l'utilisateur avant de charger des témoins sur l'ordinateur de l'utilisateur.
• Le consentement passif : L'utilisateur n'empêche pas l’utilisation des témoins.

IMPORTANT

Cette note de version aborde la question du consentement et de la modification des témoins. Notez ce qui suit :

• TrustArc, un fournisseur mondial spécialisé dans la gouvernance de la vie privée et des données, surveille et gère les processus relatifs aux témoins pour SAP Concur. Plusieurs options de consentement sont décrites dans les pages suivantes :
  • Sachez que TrustArc fournit l’ensemble du texte de consentement et gère toutes les traductions du texte de consentement. Ni SAP Concur ni ses clients ne peuvent modifier le texte ou la traduction de quelque manière que ce soit.
  • Comme décrit dans les pages suivantes, les règles de consentement diffèrent selon les pays. TrustArc détermine l'option de consentement appropriée pour chaque utilisateur, en fonction des réglementations de chaque pays. SAP Concur ne peut en aucune manière modifier cette détermination, pas plus que SAP Concur ne dispose d'une liste de pays et de leurs règles de consentement.
  • Sachez que le « pays » est défini comme étant celui dans lequel l'utilisateur se trouve physiquement lorsqu'il se connecte à SAP Concur - et non pas le pays d'origine de l'utilisateur tel qu'il est défini dans son profil, ni l'emplacement de l'entreprise de l'utilisateur.
• Conformément à la réglementation, les processus de consentement et de modification décrits ici doivent être complétés par chaque utilisateur individuel de SAP Concur. Il n’existe pas d’option pour que les entreprises fassent ces choix au nom de leurs utilisateurs.
• Lorsqu'un utilisateur a accepté les témoins de manière active, il ne peut pas modifier ses options concernant les témoins pour cesser de les accepter, sauf en supprimant tous les témoins et en recommençant.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications permettent à SAP Concur de respecter les exigences globales en matière de confidentialité des données.

Comme indiqué dans la note de version Nouveau lien sur les préférences concernant les témoins de connexion dans le pied de page SAP Concur, des modifications de processus liées aux témoins ont été introduites en raison de règles de consentement spécifiques en Europe.

Pour s'assurer que SAP Concur tienne correctement compte de ces règles, SAP Concur a fait appel à TrustArc, un fournisseur mondial spécialisé dans la gouvernance de la vie privée et des données. Assurez-vous que le service informatique de votre organisation (ou un service similaire) ajoute TrustArc.com à sa liste blanche, pour que TrustArc puisse surveiller et gérer correctement ces processus.

Objet professionnel/avantage pour le client : La mise sur liste blanche garantit que TrustArc dispose d'un accès approprié pour gérer les règles de consentement au nom de SAP Concur.

SAP Concur dispose d'une nouvelle fonctionnalité, Rétention de données, qui permet aux clients de contrôler la durée pendant laquelle la solution Concur stocke leurs données en fonction des critères suivants : qui, quand et où.

Elle permet d’effectuer les actions suivantes :

• Elle permet à une société de définir une durée spécifique après laquelle les données telles que les anciens profils d'utilisateur, itinéraires et comptes de frais seront supprimés.
• Elle fournit un accès strict à la configuration de la politique avec un courriel.
• Elle inclut la possibilité de mettre en attente un utilisateur spécifique dont les données seront exclues par cette fonctionnalité lorsqu'il est nécessaire ou souhaitable de conserver des données plus anciennes.
• Elle inclut la possibilité de supprimer les données d'un utilisateur spécifique indépendamment de la configuration de rétention des données à l'échelle de la société.
• Elle fournit un résumé des événements de haut niveau pour surveiller les activités de rétention des données.

Pour l’édition Standard de Dépense, Demande et Facture, les rôles existants d'administrateurs ont reçu l'autorisation d'administrer (de configurer et de modifier) la configuration de la rétention des données. Pour l’édition Standard de Déplacement, un nouveau rôle Administrateur chargé de rétention de données a été créé.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité donne aux clients la capacité de répondre à leurs propres besoins de conformité sur le plan de la rétention des données.

Si vous faites partie des clients qui affichent actuellement la page Entente de confidentialité aux utilisateurs, sachez que SAP Concur supprimera cette page dans cette version. L’Entente de confidentialité existante ne s’affichera donc plus, quelles que soient les circonstances. De cette façon, les options permettant de personnaliser le texte de l'entente de confidentialité et d'appliquer la politique (pour exiger d’un utilisateur qu’il accepte l'entente, par exemple) seront retirées.

Dans cette version également, SAP Concur fournira une déclaration sur la confidentialité standard, qui sera accessible à l’aide d’un lien dans le pied de page. La nouvelle entente de confidentialité de SAP Concur décrit la responsabilité de SAP Concur en tant que « responsable du traitement » des données du client.

Si vous faites partie des clients qui affichent actuellement la page Entente de confidentialité aux utilisateurs, sachez que SAP Concur supprimera cette page dans cette version. L’Entente de confidentialité existante ne s’affichera donc plus, quelles que soient les circonstances. De cette façon, les options permettant de personnaliser le texte de l'entente de confidentialité et d'appliquer la politique (pour exiger d’un utilisateur qu’il accepte l'entente, par exemple) seront retirées.

Dans cette version également, SAP Concur fournira une déclaration sur la confidentialité standard, qui sera accessible à l’aide d’un lien dans le pied de page. La nouvelle entente de confidentialité de SAP Concur décrit la responsabilité de SAP Concur en tant que « responsable du traitement » des données du client.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le changement vise à assurer que tous les clients voient toujours la même déclaration sur la confidentialité de SAP Concur.

SAP Concur met à jour le courriel sortant de nos employés en utilisant le nom de domaine sap.com au lieu de concur.com. Cela signifie que les clients recevront des communications par courriel des deux domaines. Les clients peuvent contacter leur service de TI pour ajouter « sap.com » à leur liste blanche de messagerie.

Les communications envoyées à SAP Concur à l'aide des adresses de courriel concur.com continueront à être prises en charge, notamment :

• plans@concur.com
• receipts@concur.com
• et toutes les autres adresses de courriel concur.com existantes

Historique : En janvier de cette année, nous vous avons fait part de notre développement vers le logo et la marque SAP Concur. Dans le cadre de notre évolution vers la marque SAP Concur, et à mesure que nous optimisons les atouts à notre disposition en tant que membres de la famille SAP, vous pouvez vous attendre à recevoir des communications par courriel de Concur qui pourront provenir du nom de domaine @sap.com, en plus des communications de @concur.com. Rassurez-vous, la communication provenant de l'une ou de l'autre des adresses sera de la même personne, et vous pouvez nous contacter via l'une ou l'autre adresse.

Objet professionnel/avantage pour le client : La marque SAP Concur devient SAP, ce qui inclut la mise à jour des communications par courriel pour utiliser les adresses de courriel portant le nom de domaine sap.com.

Budget

La fonctionnalité budgétaire permet aux clients de configurer toutes les composantes d'un budget; une année d’imposition pour déterminer la période budgétaire, des champs de surveillance du budget pour suivre les dépenses au niveau d’un centre de coûts (centre de profit), des catégories de budget aux types de dépenses de groupe pour les budgets, qui sont les budgets annuels réels, une hiérarchie de gestionnaire de budget pour associer les employés aux bons budgets, et les éléments du budget, qui définissent le budget, notamment l'année d’imposition, le propriétaire du budget, le nom du budget et la description.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité rend les budgets visibles, exécutables, et disponibles en temps réel pour les approbateurs et les propriétaires de budget, ce qui conduit à de sages décisions en matière de dépenses pour les clients de Demande.

Les clients peuvent afficher la nouvelle fonctionnalité de budget et les améliorations connexes dans les nouvelles release notes Budget, situées sur la même page que les release notes des autres produits.

Objet professionnel/avantage pour le client : Les release notes indépendantes offrent une meilleure visibilité pour Concur Budget.

Modifications prévues

Les éléments de cette section visent les versions futures. Concur se réserve le droit de reporter l’implémentation de toute amélioration/modification mentionnée ici ou de la supprimer complètement.

SAP Concur a annoncé la fin du soutien pour les messages FTP en texte brut pour transférer les données depuis et vers SAP Concur.

Les messages FTP en texte brut ne représentent pas un protocole sécurisé et sont dotés de faiblesses de sécurité inhérentes. Le 1er septembre 2018, le service des opérations de SAP Concur fera une mise à jour de sécurité de notre infrastructure de transfert de fichiers, restreignant l'utilisation des messages FTP en texte brut dans le cadre de notre engagement continu en matière de sécurisation des données de nos clients et de satisfaction aux exigences de sécurité vérifiée de la plate-forme de confiance SAP Concur.

Pour plus d'informations, consultez Plain Text FTP Retirement FAQ (anglais seulement).

Signification – L’expérience client Après le 1er septembre 2018, les téléversements de types de fichiers tels que Employé, Liste, Participant et d’autres fichiers d’importation ainsi que les téléchargements de fichiers SAE et d'autres fichiers d’extraction utilisant des messages FTP en texte brut ne seront pas acceptés via le système de déplacement de fichiers de SAP Concur. Cela aura une incidence significative sur l'utilisation par les clients des produits SAP Concur tels que Concur Travel, Concur Expense et Concur Invoice, ainsi que sur les activités d'intégration aux systèmes financiers des clients. Il n'y aura aucune exception au-delà du 1er septembre 2018.

Notifications aux clients

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors

Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles depuis Nouveautés - Standard Edition.