Gérer les paramètres de budget

Les paramètres de budget sont disponibles pour les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur de budget.

Pour les éditions Standard, les utilisateurs doivent également avoir le rôle d’administrateur Facture ou Peut faire de l’administration.

Paramètre	Description
Fuseau horaire (s'affiche uniquement pour les utilisateurs internes de Concur)	Ce paramètre détermine exactement à quel moment le premier jour de l'année débute et le dernier jour de l'année se termine. Lorsque le premier utilisateur administrateur crée un exercice, cette information est enregistrée et le paramètre affiche le fuseau horaire correspondant à l'emplacement de cet utilisateur. Seul Concur peut modifier ce paramètre. Communiquez avec l’assistance Concur pour créer une demande de service.
Pourcentage pour limite concernant l’alerte	Quand un budget atteint un certain pourcentage (80 % par défaut), le propriétaire ou l'approbateur du budget verra un indicateur visuel jaune si le budget est consommé au-delà de ce pourcentage.
Pourcentage pour limite concernant le contrôle	Quand un budget atteint un certain pourcentage (100 % par défaut), le propriétaire ou l'approbateur du budget verra un indicateur visuel rouge si le budget est consommé au-delà de ce pourcentage.
Envoyer des notifications de limite d’alerte	Lorsque cette option est sélectionnée (cochée), les propriétaires de budget reçoivent une alerte par courriel si leur budget dépasse la limite d’alerte liée au budget.
Envoyer des notifications de limite de contrôle	Lorsque cette option est sélectionnée (cochée), les propriétaires de budget reçoivent une alerte par courriel si leur budget dépasse la limite d’alerte ou la limite de contrôle liée au budget.
Restreindre les notifications liées aux budgets antérieurs	Lorsque cette option est sélectionnée (cochée), les propriétaires de budget ne reçoivent pas de notifications par courriel concernant d’anciennes données, uniquement pour les périodes antérieures, en cours et futures. Par conséquent, sélectionner cette option fait en sorte que moins de notifications par courriel seront envoyées.
Gestionnaire de budget remplaçant	Si l'utilisateur n'a pas entré d’approbateur dans le champ Votre gestionnaire de budget sous Approbateurs de facture ou Approbateurs de dépense dans Paramètres du profil, le système utilisera l’approbateur sélectionné dans la liste Gestionnaire de budget remplaçant. Les options suivantes sont disponibles : Gestionnaire du budget Gestionnaire des voyages Approbateur de factures Approbateur de dépenses REMARQUE : Pour afficher la liste Gestionnaire de budget remplaçant, vous devez sélectionner (activer) l’option Activer le filtrage par gestionnaire de budget sur la page Paramètres de budget.
Afficher les dépenses non soumises (Expense seulement)	Les administrateurs peuvent sélectionner (cocher) l’une des options suivantes : Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant en attente Afficher le solde des dépenses non soumises Pour en savoir plus sur ces options, reportez-vous à la section Afficher les dépenses non soumises sous ce tableau.
Inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant	Les sociétés qui souhaitent inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant doivent sélectionner (cocher) ce paramètre. Le montant en attente sera alors soustrait du montant restant. Si le paramètre est sélectionné (activé), le montant restant correspond au montant budgétaire moins le montant dépensé et le montant en attente. Dans cette situation, les clients veulent généralement que le montant disponible représente de façon réaliste ce qui reste à dépense et considèrent que la plupart des éléments en attente seront approuvés. Si le paramètre est effacé (décoché), le montant restant correspond au montant budgétaire moins le montant dépensé. Dans cette situation, les clients veulent généralement que le montant restant représente le montant sur lequel ils ont encore le contrôle. Les éléments de dépense en attente peuvent être rejetés.
Activer la saisie du budget pour la demande	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour activer la saisie du budget pour Request.
Activer la saisie du budget pour Expense	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour activer la saisie du budget pour Expense.
Activer la saisie du budget pour la demande d’achat	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour activer la saisie du budget pour les demandes d’achat.
Activer la saisie du budget pour Invoice	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour activer la saisie du budget pour Invoice.
Marquer des éléments de budget de la demande comme dépensés après approbation de la demande (Request seulement)	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour que les éléments de budget de la demande soient marqués comme dépenses après l’approbation de la demande. La demande passera donc du statut En attente à Dépensé.
Marquer des demandes d’achat comme dépensées après approbation du gestionnaire (Demandes d’achat seulement dans Invoice)	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case afin qu’une demande d’achat soit marquée comme dépensée lorsque le gestionnaire l’approuve. La demande d’achat restera marquée comme dépensée jusqu’à ce qu’elle soit associée à une facture. Cela signifie que le système reconnaît l'approbation préalable à l'autorisation comme une approbation finale.
Activer le filtrage par gestionnaire de budget	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour que l’onglet Filtrer par gestionnaire (facultatif) s'affiche dans les éléments de budget. Lorsque l'administrateur sélectionne cette option, la dépense est saisie en fonction de la hiérarchie des gestionnaires. Si l’administrateur ne coche pas cette option (désactivitée), la dépense sera saisie selon les configuration des champs de catégories de budget et de suivi du budget, et la hiérarchie des gestionnaires sera ignorée même si elle a été configurée. Ce paramètre est désactivé (décoché) par défaut.
Utiliser le montant net des dépenses (Concur Expense uniquement)	L'administrateur peut sélectionner (activer) cette case pour que le montant à récupérer soit soustrait du montant brut, c'est-à-dire pour que les comptes de frais soient consommés avec les taxes. Cette fonctionnalité est utile dans les pays où les entreprises peuvent récupérer les taxes des comptes de frais, par exemple dans les pays qui utilisent la TVA.
Utiliser le montant net de la facture (Concur Invoice uniquement)	L'administrateur peut choisir si le montant net ou brut de la facture doit être utilisé. L’option est sélectionnée par défaut. Si l’administrateur souhaite inclure les taxes et les frais d’expédition, l’option doit être désactivée.
Activer le type de période budgétaire fondée sur une plage de dates	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour autoriser des éléments de budget fondés sur des plages de dates plutôt que sur un exercice ou une période d’imposition. Lorsque l'administrateur sélectionne cette option, les pages Ajouter un élément de budget et Modifier un élément de budget affichent la valeur Plage de dates dans le champ Type de période. Si l'administrateur sélectionne Plage de dates pour l’élément de budget, la page affiche les champs Date de début et Date de fin. (Le modèle d'importation Élément de budget affiche les colonnes Date de début et Date de fin.
Activer les ajustements du propriétaire du budget	L’administrateur peut sélectionner (cocher) cette case pour autoriser les propriétaires de budget à ajouter des ajustements à un budget. Lorsque l’administrateur sélectionne cette option, les propriétaires de budget verront une nouvelle option, Ajouter des ajustements, dans le tableau de bord des budgets, qui leur permettra d’ajouter un ajustement à un budget. REMARQUE : L’administrateur du budget peut également ajouter des ajustement au budget dans le tableau de bord des budgets.

Afficher les dépenses non soumises (Expense seulement)

Le paramètre Afficher les dépenses non soumises dans Paramètres du budget permet aux propriétaires de budget d'afficher le solde des postes des éléments de dépenses qui n'ont pas encore été soumis et sont une combinaison de comptes de frais non soumis et de dépenses disponibles qui ne sont pas jointes à un compte de frais. Le paramètre comporte trois options qui déterminent ce que les propriétaires de budget peuvent voir dans le Tableau de bord du budget et lorsqu’ils cliquent sur le lien Afficher le budget dans Expense.

Le tableau suivant décrit les options offertes dans le paramètre Afficher les dépenses non soumises.

Paramètre Afficher les dépenses non soumises	Description
Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises	Si l'administrateur sélectionne cette option, les montants non dépensés ne s’affichent pas dans les tableaux de bord des budgets. Cette option correspond à la valeur par défaut. Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que moins de 80 % des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget. Sous ce seuil, le montant non dépensé devient moins important et peut sembler complexe aux yeux des propriétaires de budget. REMARQUE : Il se peut que les dépenses disponibles ne comportent pas suffisamment d’informations pour être correctement associées. Les comptes de frais non soumis peuvent se trouver à diverses étapes : ils sont créés, ils sont complètement mis à jour, puis ils sont prêts à être soumis.
Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant en attente	Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses disponibles et les dépenses non soumises sont incluses dans le montant en attente visible dans les tableaux de bord des budgets et dans l’écran transactionnel (par l’entremise du lien Afficher le budget). Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que 95 % ou plus des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget. REMARQUE : Les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s’afficheront pas dans la catégorie du budget En attente lorsque l’administrateur sélectionne cette option. Ces transactions s’afficheront plutôt dans la catégorie du budget Dépensé.
Afficher le solde des dépenses non soumises	Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses s’afficheront dans le montant non dépensé visible dans le tableau de bord des budgets et dans l’écran transactionnel (par l’entremise du lien Afficher le budget). Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que de 80 à 95 % des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget. REMARQUE : Les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s’afficheront pas dans la catégorie du budget Non dépensé lorsque l’administrateur sélectionne cette option. Ces transactions s’afficheront plutôt dans la catégorie du budget Dépensé.

Paramètre Afficher les dépenses non soumises

Description

Ne pas afficher les montants des dépenses non soumises

Si l'administrateur sélectionne cette option, les montants non dépensés ne s’affichent pas dans les tableaux de bord des budgets.

Cette option correspond à la valeur par défaut.

Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que moins de 80 % des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget. Sous ce seuil, le montant non dépensé devient moins important et peut sembler complexe aux yeux des propriétaires de budget.

REMARQUE : Il se peut que les dépenses disponibles ne comportent pas suffisamment d’informations pour être correctement associées. Les comptes de frais non soumis peuvent se trouver à diverses étapes : ils sont créés, ils sont complètement mis à jour, puis ils sont prêts à être soumis.

Afficher les montants des dépenses non soumises comme étant en attente

Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses disponibles et les dépenses non soumises sont incluses dans le montant en attente visible dans les tableaux de bord des budgets et dans l’écran transactionnel (par l’entremise du lien Afficher le budget).

Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que 95 % ou plus des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget.

REMARQUE : Les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s’afficheront pas dans la catégorie du budget En attente lorsque l’administrateur sélectionne cette option. Ces transactions s’afficheront plutôt dans la catégorie du budget Dépensé.

Afficher le solde des dépenses non soumises

Si l'administrateur sélectionne cette option, les dépenses s’afficheront dans le montant non dépensé visible dans le tableau de bord des budgets et dans l’écran transactionnel (par l’entremise du lien Afficher le budget).

Il est possible que les clients souhaitent sélectionner cette option lorsqu’ils estiment que de 80 à 95 % des dépenses disponibles et des comptes de frais non soumis sont correctement associés à un budget.

REMARQUE : Les transactions par carte de crédit et les relevés de facturation ne s’afficheront pas dans la catégorie du budget Non dépensé lorsque l’administrateur sélectionne cette option. Ces transactions s’afficheront plutôt dans la catégorie du budget Dépensé.

Les deuxième et troisième options dans le tableau ci-dessus donnent au propriétaires de budget une indication de la manière dont ils dépensent véritablement leurs budgets et de ce qu’ils devront faire à l'avenir lorsqu’ils planifient leurs budgets.

De plus, lorsque l'administrateur a sélectionné la deuxième ou la troisième de ces options, une colonne Employé s’affiche à l’onglet Mappage du champ du budget de l’onglet Champs de suivi budgétaire de Configuration du budget.