Synthèse administrateur pour Invoice Standard Edition, mai 2018

Mise à jour : no 3

Saisie des factures

Amélioration du traitement de la saisie

GÉRÉ PAR CONCUR – ET PAR LE CLIENT

Modifications du champ de description : Les colonnes qui affichent des descriptions acceptent désormais davantage de caractères et, si la colonne est redimensionnée, la nouvelle taille des colonnes est conservée pour les sessions futures.
Message si le document est traité plusieurs fois : Si un document est traité plusieurs fois, un message indiquant que le document a déjà été traité s'affiche pendant les tâches de séparation et de vérification du document.
Nouveaux champs de la page Vérification Deux nouveaux champs de barre de titre, From Email Address (Adresse électronique de l’expéditeur) et Company Name (Nom de la société), ont été ajoutés à la page Vérification.
Alerte si les totaux de ligne d’article et d'en-tête ne correspondent pas : Le système affiche désormais un avertissement si le total de la ligne d’article et le total de l'en-tête ne correspondent pas (c'est-à-dire si le montant restant à ventiler n'est pas nul).
Agrandissement d’une miniature dans la séparation de documents : Un outil d'agrandissement a été ajouté à la tâche de séparation de documents. Cette amélioration permet à l'administrateur de voir plus clairement l'image miniature disponible dans la tâche de séparation de documents.
Fonctions de division et de suppression dans la séparation de documents : Un administrateur peut désormais plus facilement diviser et supprimer un document qui lui est disponible dans la tâche de séparation de documents.

GÉRÉ PAR CONCUR SEULEMENT

Champ d'instructions ajouté à la séparation de documents : L'administrateur exécutant la tâche de séparation de documents verra désormais un champ Instructions identique dans son apparence et son fonctionnement à celui qui est actuellement inclus à la tâche de vérification.

GÉRÉ PAR LE CLIENT SEULEMENT

Nombre maximal de lots répertoriés par défaut désormais égal à 100 : Le nombre maximal par défaut de lots répertoriés sur la page Saisir la liste des lots est maintenant égal à 100. Auparavant, ce nombre maximal par défaut était de 25.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Ces améliorations offrent une flexibilité et des garanties supplémentaires lors de l'utilisation du traitement de la saisie avec Facture.

Rétention de données

Nouvelle fonctionnalité d'accès anticipé pour les données obsolètes

SAP Concur dispose d'une nouvelle fonctionnalité, Rétention de données, qui permet aux clients de contrôler la durée pendant laquelle la solution Concur stocke leurs données en fonction des critères suivants : qui, quand et où.

Elle permet d’effectuer les actions suivantes :

Elle permet à une société de définir une durée spécifique après laquelle les données telles que les anciens profils d'utilisateur, itinéraires et comptes de frais seront supprimés.
Elle fournit un accès strict à la configuration de la politique avec un courriel
Elle inclut la possibilité de mettre en attente un utilisateur spécifique dont les données seront exclues par cette fonctionnalité lorsqu'il est nécessaire ou souhaitable de conserver des données plus anciennes.
Elle inclut la possibilité de supprimer les données d'un utilisateur spécifique indépendamment de la configuration de rétention des données à l'échelle de la société.
Elle fournit un résumé des événements de haut niveau pour surveiller les activités de rétention des données.

Pour l’édition Standard de Invoice, le rôle existant d’administrateur a reçu l’autorisation d’administrer (de configurer et de modifier) la configuration de la rétention des données ainsi que d’afficher et de consulter le lien Rétention de données sur la page Outils. Après avoir apporté des modifications à la configuration, l’administrateur reçoit un courriel de confirmation de ces changements dans les 72 heures.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité donne aux clients la capacité de répondre à leurs propres besoins de conformité sur le plan de la rétention des données.

Entente de confidentialité

**MISE À JOUR** Lien Déclaration de confidentialité du responsable de traitement – Prévu pour le 25 mai

Au cours des derniers mois, les release notes ont indiqué que pour la version du 12 mai, la page Entente de confidentialité existante serait supprimée et que le nouveau lien Déclaration de la confidentialité du responsable de traitement serait disponible dans le coin inférieur gauche du pied de page de SAP Concur.

À la suite de la modification prévue pour le 25 mai, le lien Déclaration de la confidentialité du responsable de traitement deviendra disponible dans le pied de page de SAP Concur.

Préférences relatives aux témoins de connexion

Nouveau lien sur les préférences concernant les témoins de connexion dans le pied de page SAP Concur

Certaines modifications de processus et liens liés aux témoins ont été introduits en raison d’exigences de consentement spécifiques en Europe.

Il existe deux types de consentement si on autorise l'enregistrement des témoins de connexion sur l'ordinateur de l'utilisateur. Comme décrit dans les pages suivantes, chaque pays décide de l’option à utiliser. Les options sont les suivantes :

Le consentement actif : L’utilisateur consent activement à accepter les témoins. Dans ce cas, SAP Concur doit obtenir le consentement de l'utilisateur avant de charger des témoins sur l'ordinateur de l'utilisateur.
Le consentement passif : L'utilisateur n'empêche pas l’utilisation des témoins.

IMPORTANT

Cette note de version aborde la question du consentement et de la modification des témoins. Notez ce qui suit :

TrustArc, un fournisseur mondial spécialisé dans la gouvernance de la vie privée et des données, surveille et gère les processus relatifs aux témoins pour SAP Concur.
Plusieurs options de consentement sont décrites dans les pages suivantes.
- Sachez que TrustArc fournit l’ensemble du texte de consentement et gère toutes les traductions du texte de consentement. Ni SAP Concur ni ses clients ne peuvent modifier le texte ou la traduction de quelque manière que ce soit.
- Comme décrit dans les pages suivantes, les règles de consentement diffèrent selon les pays. TrustArc détermine l'option de consentement appropriée pour chaque utilisateur, en fonction des réglementations de chaque pays. SAP Concur ne peut en aucune manière modifier cette détermination, pas plus que SAP Concur ne dispose d'une liste de pays et de leurs règles de consentement.
- Sachez que le « pays » est défini comme étant celui dans lequel l'utilisateur se trouve physiquement lorsqu'il se connecte à SAP Concur - et non pas le pays d'origine de l'utilisateur tel qu'il est défini dans son profil, ni l'emplacement de l'entreprise de l'utilisateur.
Conformément à la réglementation, les processus de consentement et de modification décrits ici doivent être complétés par chaque utilisateur individuel de SAP Concur. Il n’existe pas d’option pour que les entreprises fassent ces choix au nom de leurs utilisateurs.
Lorsqu’un utilisateur a accepté les témoins de connexion, il ne peut plus modifier ses options pour cesser de les accepter.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications permettent à SAP Concur de respecter les exigences globales en matière de confidentialité des données.

Liste blanche pour TrustArc.com

Comme indiqué dans la note de version Nouveau lien sur les préférences concernant les témoins de connexion dans le pied de page SAP Concur, des modifications de processus liées aux témoins ont été introduites en raison de règles de consentement spécifiques en Europe.

Pour s'assurer que SAP Concur tienne correctement compte de ces règles, SAP Concur a fait appel à TrustArc, un fournisseur mondial spécialisé dans la gouvernance de la vie privée et des données. Assurez-vous que le service informatique de votre organisation (ou un service similaire) ajoute TrustArc.com à sa liste blanche, pour que TrustArc puisse surveiller et gérer correctement ces processus.

Objet professionnel/avantage pour le client : La mise sur liste blanche garantit que TrustArc dispose d'un accès approprié pour gérer les règles de consentement au nom de SAP Concur.

QuickBooks

QuickBooks Connector Fin du soutien pour fin QuickBooks 2015

Concernant Intuit, après le 31 mai 2018, l'accès aux services supplémentaires sera interrompu pour QuickBooks Desktop 2015 (Windows et Mac). Cela inclut toutes les versions de QuickBooks Desktop 2015 (Pro, Premier, Enterprise Solutions, Accountant Edition et Mac). Concur QuickBooks Connector continuera de fonctionner avec QuickBooks 2015. Cependant, afin de maintenir l’alignement avec la politique d'assistance de QuickBooks de Intuit, le soutien à la clientèle Concur ne prendra plus en charge QuickBooks 2015 après le 31 mai 2018.

Le soutien à la clientèle Concur prendra en charge les versions suivantes de QuickBooks :

QuickBooks 2016
QuickBooks 2017
QuickBooks 2018

Les versions actuellement prises en charge de QuickBooks Web Connector sont les suivantes :

2.2.0.71
2.2.0.80

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette mise à jour aligne la politique du soutien à la clientèle Concur avec la politique d’assistance Intuit pour les versions de QuickBooks.

Messagerie interne au produit

Clarification : Désactivation de la messagerie interne au produit

Les notes de version précédentes comprenaient des informations sur la désactivation de la messagerie intégrée au produit (IPM) et des instructions.

CLARIFICATION CONCERNANT LA DÉSACTIVATION :

Pour les clients attribués au centre de données EMEA : les utilisateurs ont eu la possibilité de désactiver la fonctionnalité à la fin de l'année dernière.
Pour les clients attribués au centre de données d’Amérique du Nord : les utilisateurs auront la possibilité de désactiver la fonctionnalité par étape, et SAP Concur prévoit rendre cette fonctionnalité entièrement disponible d'ici la fin du mois d'avril.

Budget

Release notes Budget

Les clients peuvent afficher la nouvelle fonctionnalité de budget et les améliorations connexes dans les nouvelles release notes Budget, situées sur la même page que les release notes des autres produits.

Objet professionnel/avantage pour le client : Les release notes indépendantes offrent une meilleure visibilité pour Budget.

Rapport Utilisateurs par navigateur

Mise à jour : Rapport Utilisateurs par navigateur - Centre de données d’Amérique du Nord uniquement

Dans la version de mars, le rapport Utilisateurs par navigateur a été mis à jour pour inclure plus d’informations. Ces mises à jour s'appliquent uniquement au centre de données d'Amérique du Nord.

Modifications prévues

Les éléments de cette section visent les versions futures. Concur se réserve le droit de reporter l’implémentation de toute amélioration/modification mentionnée ici ou de la supprimer complètement.

**Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) factures(s)

Dans une future version, Sap Concur remplacera les instances du terme « demande de paiement » (et ses itérations) par le terme « facture » (et ses itérations). Ces modifications seront effectuées dans l'interface utilisateur, dans la documentation Facture et dans toutes les autres documentations SAP Concur où le terme apparait.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette modification permet d’assurer que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie standard de l'industrie.

**Modifications prévues** la prise en charge pour les messages FTP en texte brut prend fin le 1er septembre 2018

SAP Concur a annoncé la fin du soutien pour l’utilisation des messages FTP en texte brut dans le but de transférer les données depuis et vers SAP Concur.

Les messages FTP en texte brut ne représentent pas un protocole sécurisé et sont dotés de faiblesses de sécurité inhérentes. Le 1er septembre 2018, le service des opérations de SAP Concur fera une mise à jour de sécurité de notre infrastructure de transfert de fichiers, restreignant l'utilisation des messages FTP en texte brut dans le cadre de notre engagement continu en matière de sécurisation des données de nos clients et de satisfaction aux exigences de sécurité vérifiée de la plate-forme de confiance SAP Concur.

Pour plus d'informations, consultez Plain Text FTP Retirement FAQ (anglais seulement).

Notifications aux clients

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors

Certifications mensuelles du navigateur

Le document SAP Concur Release Notes – Monthly Browser Certifications (Notes de version SAP Concur - Certifications mensuelles du navigateur) répertorie les certifications de navigateur actuelles et celles prévues. Le document est disponible avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur.