Aide pour l’administration de Concur Invoice - Standard Edition

Éclatement

La page Éclatement permet à l'administrateur d'importer des paramètres d'éclatement pour les comptes de frais que vous éclatez. Cette étape s'affiche uniquement si vous avez acheté Intelligence.

Le processus d'importation d'éclatement comporte quatre étapes :

  1. Téléchargement du modèle d'éclatement

  2. Remplissage du modèle d'éclatement

  3. Téléversement du modèle d'éclatement

  4. Afficher les résultats de l'importation

Étape 1 : Téléchargement du modèle d'éclatement

L'administrateur peut télécharger et utiliser le modèle de feuille de calcul pour la saisie des données d'éclatement dans le format approprié.

Pour télécharger une feuille de calcul :

  1. Sur la page Configuration des rapports, cliquez sur l'onglet Éclatement.

  2. Dans l'onglet Éclatement, cliquez sur le lien du modèle d'éclatement.

  3. Choisissez Enregistrer dans la boîte de dialogue Téléchargement fichier

  4. Sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur où enregistrer la feuille de calcul.

Vous pouvez télécharger un échantillon de feuille de calcul avec des données d'utilisateur ici (anglais seulement).

Étape 2 : Remplir la feuille de calcul

La feuille de calcul pour l'éclatement contient des colonnes pour les champs de données à importer. Tous les champs sont obligatoires. Les valeurs de l'en-tête de la feuille de calcul (lignes 1 et 2) ne doivent pas être supprimées.

Champs d'éclatement

Champ

Obligatoire?

Description

ID d'employé

O

L'ID d'employé de l'utilisateur qui recevra le compte de frais éclaté (par exemple, JSMITH). Cette valeur est stockée dans le champ ID d'employé de la page Utilisateurs. S vous utilisez QuickBooks, cette valeur est stockée dans le champ Nom de fournisseur QuickBooks sur la page Utilisateurs.

ID d'éclatement

O

Valeur définie par l'utilisateur pour les utilisateurs des groupes qui reçoivent les comptes de frais éclatés (par exemple, les propriétaires de centre de coût)

Valeur d'éclatement

O

La valeur réelle du nombre d'éclatement du compte de frais (par exemple, si un utilisateur veut recevoir toutes les données dans le centre de coûts 1234)

Examen du fichier final

Avant d'importer la feuille de calcul de l'utilisateur, vérifiez que la feuille de calcul est correctement formatée.

Toutes les cellules de la feuille de calcul doivent avoir le format Nombre ou Texte avant le téléversement. Vérifiez toujours le format des cellules une fois que vous avez terminé. Si vous utilisez la fonction Remplacer dans Excel, sachez qu'il est possible que le formatage requis des cellules se perde. Des tests ont démontré que les cellules formatées en tant que Texte prennent le format Général après l'utilisation de la fonction Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées en tant que Texte, l'importation échouera. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le formatage.

Étape 3 : Téléversement de la feuille de calcul d'éclatement

La feuille de calcul est téléversée à partir de l'onglet Éclatement.

Pour téléverser une feuille de calcul :

  1. À partir de l'onglet Éclatement, cliquez sur Parcourir.

  2. Naviguez jusqu'à l'emplacement approprié et sélectionnez la feuille de calcul d'éclatement à téléverser.

  3. Sélectionnez Ouvrir.

  4. Dans le volet Éclatement, cliquez sur Importer.

Étape 4 : Afficher les résultats de l'importation

Les résultats de l'importation de l'éclatement sont affichés à la fin de l'importation de l'éclatement. L'onglet Éclatement permet aux administrateurs d'afficher les résultats du processus d'importation de l'éclatement. Les résultats du processus affichent le nombre total d'enregistrements traités, combien d'enregistrements ont été traités avec succès, les éventuelles erreurs associées à l'importation et les enregistrements dont l'importation a échoué.

Il y a trois raisons pour lesquelles un enregistrement peut ne pas être importé avec succès :

  1. L'enregistrement ne comporte pas tous les champs du fichier d'importation renseigné. Comme tous les champs sont requis, tout champ vide provoque un échec.

  2. Un ID d'employé non valide est fourni. L'ID d'employé saisi dans le modèle d'éclatement doit correspondre à celui d'un utilisateur valide. Reportez-vous au champ ID d'employé ou Nom de fournisseur QuickBooks sur la page Utilisateurs pour les valeurs d'ID d'employé.

  3. Le fichier d'importation comporte des enregistrements en double. Dans ce cas, la première fiche est importée et toutes les fiches suivantes en double ne le seront pas.