Sur la page Circuit d'approbation, vous pouvez sélectionner le processus appliqué aux factures pour leur approbation. Vous pouvez choisir entre plusieurs possibilités de circuit d'approbation selon les besoins de votre société. Vous pouvez également décider si les gestionnaires et les employés peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires au processus. Lorsque la facture reçoit l'approbation finale, elle est prête à être exportée et payée.

Comprendre les options du circuit

Si vous sélectionnez Responsable du traitement, vous utiliserez l’option de circuit d’approbation la plus simple. L’employé transmettra le compte de frais à son responsable pour approbation sur la page Traiter les factures. L’option reponsable de traitement-seul sera l’option par défaut. Pour les petites entreprises, cette option peut être préférée parce qu’elle supprime un double processus d’approbation.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Responsable du traitement, la facture ira de l’employé à son responsable pour approbation, puis au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Responsable du traitement : Chaque employé doit avoir un approbateur sélectionné dans le champ Approbateur de facture sur la page Utilisateurs.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Approbateur autorisé > Responsable du traitement, vous définirez ensuite des limites par approbateur sur les montants de la facture qu'ils peuvent approuver sur la page Utilisateurs. La facture ira de l'employé à son gestionnaire. Si son gestionnaire n'a pas une limite d'approbation suffisante, il sera invité à sélectionner un approbateur supplémentaire dans la liste d'utilisateurs disposant d'une limite d'approbation suffisante. De l'approbateur autorisé, la facture ira au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Approbateur autorisé > Responsable du traitement :

• Chaque employé doit avoir un gestionnaire sélectionné dans la liste Approbateur de facture sur la page Utilisateurs.

• Chaque approbateur de facture doit avoir un montant saisi dans la liste Liste de l’approbateur de facture sur la page Utilisateurs.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Gestionnaire du gestionnaire (jusqu'à 5 niveaux) > Responsable du traitement, la facture ira de l'employé à son responsable pour approbation. Si le gestionnaire de l'émetteur dispose d'une limite d'approbation suffisante, la facture ira au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les factures (tout comme l'option Gestionnaire > Responsable du traitement.) Si le gestionnaire de l'employé ne dispose pas d'une limite d'approbation suffisante, la facture ira au gestionnaire du gestionnaire, et ainsi de suite jusqu'à un total de cinq gestionnaires si nécessaire, jusqu'à ce qu'un gestionnaire dispose d'une limite d'approbation suffisante permettant de transmettre la facture au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les factures.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Gestionnaire du gestionnaire (jusqu'à 5 niveaux) > Responsable du traitement :

• Chaque employé doit avoir un approbateur sélectionné dans la liste Approbateur de facture sur la page Utilisateurs.

• Chaque approbateur doit avoir un montant saisi dans la liste Approbation de limite autorisée? sur la page Utilisateurs. Assurez-vous que l’approbateur final dispose d'une limite d'approbation très élevée afin que toutes les factures puissent être approuvées. Assurez-vous également qu'au moins un autre approbateur possède une limite d'approbation très élevée afin que les factures soumises par l’approbateur final puissent être approuvées avec succès. N'oubliez pas que personne ne peut approuver ses propres factures.

Si vous sélectionnez l'option Inclure l’approbateur de budget, une étape d'approbation du budget sera ajoutée aux options de circuit d'approbation sur la page Circuit d'approbation. L'étape d'approbation du budget sera placée avant l'étape du responsable de traitement. Une fois que vous avez inclus l’approbation du budget, l'onglet Gérer les approbateurs (facultatif) apparaît sur la page Ajouter un élément de budget où vous pouvez ajouter des approbateurs.

Si vous sélectionnez Responsable de traitement, les factures basées sur un bon de commande iront de l’employé au responsable de traitement pour approbation.

Si vous sélectionnez Appliquer le même circuit d'approbation que pour une facture ordinaire (ce qui est sélectionné ci-dessus), tout ce qui est sélectionné pour les factures s’applique aussi aux factures basées sur un bon de commande.

Pour définir votre option de circuit de facture, cochez (activez) la case de l'option de circuit d'approbation de facture souhaitée.

Comprendre le paramètre d’expiration de l’approbation

Vous pouvez configurer le nombre de jours après lesquels une facture en attente d’approbation est automatiquement acheminée vers un gestionnaire d’approbation en sélectionnant (cochant) et en configuration le paramètre Définir l'expiration de l'approbation en attente et l'acheminer vers le gestionnaire après (en jours). Le paramètre est sélectionné (coché) par défaut et l’intervalle d’expiration par défaut est de 10 jours.

Si un approbateur n’approuve pas une facture avant que l’intervalle d’expiration soit écoulé, le système transmet la facture à l’approbateur suivant dans le processus d’approbation.

Si le paramètre est effacé (décoché), la facture reste dans la file de l’approbateur en attente.

Lorsque ce paramètre est sélectionné (coché), l permet au système d’effectuer les actions suivantes :

• Lorsque la facture entre dans le processus de traitement Approbation en attente pour l’approbateur, le système commence à calculer le temps de l’approbateur.

• Si l’intervalle d’expiration est écoulé, le système réattribue automatiquement la facture concernée au gestionnaire de l’approbateur et réinitialise le chronomètre. Si l’intervalle s’écoule à nouveau, le système transmet la facture à l'approbateur suivant ou au responsable du traitement.

Comprendre les options supplémentaires des approbateurs

Vous pouvez décider si les gestionnaires et les employés peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires au circuit d'approbation de la facture. Si vous choisissez cette option, les gestionnaires ou les employés verront un bouton après l'approbation ou la soumission leur permettant de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'ils sélectionnent sera ajouté au circuit d'approbation après eux, puis la facture continuera sur le circuit existant. Les approbateurs supplémentaires ne remplacent pas les approbateurs standard.

Pour permettre aux gestionnaires et/ou aux employés d'ajouter des approbateurs, cochez la case appropriée.

Attribuer une facture au propriétaire de la demande d'achat

L'utilisateur de factures peut attribuer une facture basée sur un bon de commande non soumise au propriétaire de la demande d'achat d'origine. L'utilisateur pourra voir le propriétaire de la demande d'achat et le sélectionner. Pour attribuer des factures au propriétaire de la demande d'achat d'origine, cochez la case Attribuer une facture au propriétaire de la demande d'achat.

Permettre aux responsables du traitement des factures de traiter leurs propres factures

Vous pouvez décider si les responsables du traitement des factures peuvent traiter leur propres factures. C'est utile pour les clients qui n'ont qu'un seul responsable de traitement dans leur société qui soumet également ses propres factures. Pour permettre aux responsables du traitement de traiter leur propres factures, cochez la case Permettre aux responsables du traitement des factures de traiter leurs propres factures.

Courriel adressé aux fournisseurs lorsqu’un paiement a été effectué

Les fournisseurs payés via ACH ou chèque avec Invoice Pay reçoivent un courriel contenant toutes les informations de remise, notamment la date, le mode et le motif du paiement. Cela s’applique aux paiements partiels et intégraux.

Le courriel comprend la date de facture, le montant de la facture, le numéro de facture, la date de paiement, la méthode de paiement, ainsi que toutes les autres informations existantes au moment de la soumission du paiement. Les courriels concernant le paiement par chèque comprennent en outre le numéro du chèque. Le nom de la société débitrice doit être indiqué dans le champ Objet et dans la ligne d’en-tête du courriel.

L’adresse de courriel est déterminée en fonction de ce qui est indiqué dans le champ Personne-ressource du fournisseur de la fonction Importer les fournisseurs approuvés.

Pour envoyer un courriel à un fournisseur lorsqu’un paiement a été effectué, cochez la case Envoyer les notifications par courriel de paiement au fournisseur pour les types de paiement de facture Concur Chèque et ACH.

Comprendre l'option de rappel

Vous pouvez décider si les gestionnaires et les employés peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires au circuit d'approbation de la facture. Si vous choisissez cette option, les gestionnaires ou les employés verront un bouton après l'approbation ou la soumission leur permettant de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'ils sélectionnent sera ajouté au circuit d'approbation après eux, puis la facture continuera sur le circuit existant. Les approbateurs supplémentaires ne remplacent pas les approbateurs standard.

Pour permettre aux gestionnaires et/ou aux employés d'ajouter des approbateurs, cochez la case appropriée.

Vous avez la possibilité de permettre aux employés de rappeler une facture soumise à tout moment avant le statut de la facture En attente de paiement.

Quand une facture est rappelée, les actions suivantes peuvent être prises par l'utilisateur :

• Modifier et resoumettre la facture.

• Supprimer la facture.

Quand une facture est rappelée, les actions suivantes sont prises par le système :

• Une entrée est inscrite dans la piste de contrôle indiquant l'action sur la facture comme étant Rappel de la facture.

• Le nom de l'utilisateur qui effectue le rappel de la facture est affiché dans la colonne Statut de la page Liste de factures.

• Le processus de traitement est réinitialisé.

Pour permettre aux employés de rappeler des factures soumises, laissez la case cochée (activée).