Terminologie

L'outil Gestionnaire de fournisseurs offre la possibilité de gérer les données des fournisseurs dans Concur Invoice. Les gestionnaires de fournisseurs peuvent traiter de nouvelles demandes de fournisseurs provenant d'utilisateurs, créer de nouveaux fournisseurs et afficher les détails et les images jointes associés à des fournisseurs existants, approuvés.

Liste principale des fournisseurs : il s'agit de la liste officielle des fournisseurs que le client utilise lors de l'envoi des déboursements aux fournisseurs. Le système financier du client est le système d'enregistrement pour cette liste.

Liste des fournisseurs approuvés - Liste dans Concur Invoice contenant des informations associées aux fournisseurs provenant de la liste principale des fournisseurs. Cette liste est envoyée à SAP Concur via la fonction Importer les fournisseurs approuvés. CONSEIL : Pour afficher cette liste, cliquez sur Afficher > Fournisseurs approuvés dans Gestionnaire des fournisseurs.

Fournisseur approuvé : il s'agit d'un fournisseur de la Liste des fournisseurs approuvés de Concur Invoice.

Fournisseur non approuvé : fournisseur nouvellement créé et qui n'a pas encore été traité par le Gestionnaire des fournisseurs.

Concepts : traitement des fournisseurs demandés par un utilisateur

Les fournisseurs demandés par l'utilisateur sont répartis en trois catégories. Ces catégories et l'action recommandée pour le traitement des demandes non approuvées sont décrites ci-dessous :

Nouveau fournisseur valide : la demande représente un nouveau fournisseur unique qui doit être ajouté à la liste principale des fournisseurs. Si aucune action n'est entreprise, le Gestionnaire des fournisseurs permet au fournisseur d'être envoyé au client par l'intermédiaire de l'Extraction de fournisseurs demandée par un employé; le nouveau fournisseur est alors ajouté manuellement à la Liste principale des fournisseurs du client. Le nouveau fournisseur est alors automatiquement ajouté à la Liste des fournisseurs approuvés grâce à l'Importation des fournisseurs par l'approbateur.

Doublon : la demande du nouveau fournisseur est semblable, mais le fournisseur est le double d'un fournisseur existant déjà dans la liste des Fournisseurs approuvés. L'appariement d'un fournisseur non approuvé à un fournisseur approuvé existant remplace toute les utilisations du fournisseur non approuvé par le fournisseur approuvé. Cette action supprime également le fournisseur non approuvé de la liste des Fournisseurs demandés par l'utilisateur.

Non valide : la demande de nouveau fournisseur est incorrecte, incomplète, peut être à cause d'une image de justification qui n'a pas été jointe ou parce que le Gestionnaire des fournisseurs ne possède pas assez de renseignements pour traiter la facture. Dans ce cas, la facture est rejetée; la demande de fournisseur et toute facture associée retournent alors à l'utilisateur qui les a créées pour correction ou pour sélection d'un fournisseur plus approprié. Le Gestionnaire de fournisseurs doit ajouter un commentaire d'explication à la facture que l'employé pourra lire lorsqu'il consultera la facture retournée.