Sur la page Modifier les contrôles de conformité, vous pouvez demander à Concur Invoice d'appliquer les règles que vous activez sur cette page, par exemple, vous pouvez activer une règle pour vérifier une discordance entre la valeur totale de la demande calculée et la valeur totale du montant facturé, ou une date incorrecte ou expirée attribuée à la demande. Vous pouvez configurer Concur Invoice pour qu'il empêche la soumission de la facture ou affiche un message d'avertissement avec un texte décrivant la violation et la résolution.

Signaler les factures

La page Modifier les contrôles de conformité contient des paramètres de meilleures pratiques qui signalent les factures ne respectant pas ces règles. Par exemple, lorsque la valeur totale de la demande calculée n'égale pas la valeur total du montant facturé, lorsqu'une date douteuse est attribuée à une facture ou lorsque l'utilisateur tente de soumettre une facture sans reçu joint.

Pour activer les règles de contrôle de conformité :

1. Sur la page Règles de conformité, cochez la case pour activer chaque fonctionnalité.

2. Décidez quel événement sera déclenché lorsque la règle est violée.

   • Afficher un avertissement : Affiche un message d'avertissement pouvant être personnalisé

   • Empêcher la soumission : Empêche l'utilisateur de soumettre la facture

Pour modifier le message d'avertissement :

1. Sur la page Règles de conformité, cliquez sur le message d'avertissement de la règle désirée.

2. Mettez le texte à jour si nécessaire.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Autoriser ou interdire les actions sélectionnées

Certaines actions sélectionnées que votre utilisateur peut effectuer dans Concur Invoice peuvent être autorisées ou interdites en cochant ou en décochant chaque case. Ces actions incluent notamment :

• Permettre aux utilisateurs de la facture de supprimer les images sur les demandes de paiement créées en leur nom : (Décochée par défaut) Cochez cette case pour permettre à vos utilisateurs de supprimer des images créées par l'utilisateur AP et attribuées à votre utilisateur.

• Masquer le lien pour effacer la demande de paiement de l'utilisateur de paiement : (Cochée par défaut) Décochez (désactivez) cette case pour supprimer le lien Supprimer la facture. Cela empêche les utilisateurs disposant du rôle d'utilisateur AP de supprimer une facture.

• Masquer le lien Ajouter et supprimer l'article pour l'utilisateur responsable du traitement du paiement : (Décochée par défaut) Cochez (activez) cette case pour empêcher vos responsables du traitement de vérifier les factures présentant un statut autre que Non soumise (uniquement) pour ajouter ou supprimer un élément de ligne pour ces types de facture.

• Permettre au gestionnaire de paiement de changer les renseignements bancaires : (Cochée par défaut) Décochez cette case pour empêcher l'importation d'informations bancaires pouvant modifier les données existantes en supprimant le lien Importation bancaire de l’outil Gestionnaire de paiement.

Règles prédéfinies

Le système applique certaines règles prédéfinies qui ne peuvent être configurées. Notamment :

• Vérification de factures en double : Signaler la facture soumise si le fournisseur sélectionné et le numéro de facture sont les mêmes que sur une autre facture du système (Avertissement).

• Vérification de l'existence de l'image : Signaler la facture si aucune image n'y est jointe à sa soumission (avertissement).