Aide pour l’administration de Concur Invoice - Standard Edition

Septembre 2017 Invoice Standard Edition Admin Summary

Facture

Champ Types de dépenses modifiable pour plusieurs lignes d'articles de demande de paiement

Dans cette version, les clients pourront modifier le champ Types de dépenses de plusieurs lignes de demande de paiement.

Les clients auront la possibilité de cliquer sur le bouton Modifier de la section Sommaire des ventilations de la demande de paiement ouverte lorsqu’ils ont sélectionné une ou plusieurs lignes d’articles.

Si une ligne d'article est sélectionnée, Facture fonctionnera comme il le fait actuellement. Si plusieurs lignes d'articles sont sélectionnées, une fenêtre Modifier plusieurs champs apparaît, où le champ Types de dépenses peut être modifié. Les utilisateurs peuvent modifier jusqu’à 50 types de dépenses en même temps.

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'effectuer plus facilement des mises à jour groupées de leurs demandes de paiement.

Possibilité d’attribution de demandes de paiement dans le menu Actions

Les clients auxquels des demandes de paiement non soumises ont été attribuées par erreur peuvent maintenant les réattribuer sans avoir à les ouvrir, en cliquant sur l’option Attribuer du menu Actions.

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette fonctionnalité offre aux clients un autre moyen pour attribuer une demande de paiement.

Les utilisateurs peuvent désormais accéder à toutes les demandes de paiement supprimées qu’ils possèdent

Les utilisateurs sont maintenant en mesure d'accéder à toutes les demandes de paiement supprimées qu’ils possèdent en cliquant sur Facture > Gérer les demandes > Mes demandes et en sélectionnant l’option Demandes supprimées dans le menu Afficher.

Les demandes de paiement supprimées (par leur propriétaire ou quelqu’un d’autre) peuvent également être restaurées par les utilisateurs, qui doivent pour cela faire un clic droit sur la demande de paiement supprimée et sélectionner l’option Restaurer la demande.

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette fonctionnalité offre aux clients un plus grand contrôle des demandes de paiement qu’ils possèdent, en leur permettant d'accéder à celles qui ont été supprimées et, au besoin, de les restaurer.

Demandes d’achat et bons de commande

Amélioration de la recherche de bons de commande

Avec cette version, les clients pourront désormais utiliser une plus grande plage de critères pour la recherche de bons de commande à partir desquels créer des demandes de paiement. Ils peuvent chercher des bons de commande par fournisseur, montant de commande ou numéro de bon de commande. Le champ de recherche est conçu de manière à ce que les clients n’aient pas besoin d’indiquer le préfixe lorsqu’ils cherchent un numéro de bon de commande précis. De plus, les clients auront la possibilité de chercher des bons de commande à l’aide de caractères génériques. Cela implique que des caractères génériques peuvent être utilisés à la place de valeurs dans une chaîne, afin de collecter les résultats correspondant à n’importe quelle valeur.

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette fonctionnalité permet aux clients de trouver plus facilement et rapidement des bons de commande à partir desquels ils peuvent créer des demandes de paiement.

Numéros de demande d’achat et de bon de commande hyperliés sur certaines pages

Les clients seront désormais en mesure de cliquer sur le numéro d’une demande d’achat ou d’un bon de commande, sur certaines pages de Facture, afin de visualiser l’information. Ces numéros, qui sont maintenant des hyperliens, faciliteront la navigation entre les enregistrements pour les clients. Si par exemple un client vérifie une demande d’achat et souhaite visualiser le bon de commande associé, il peut désormais cliquer sur le numéro de BC hyperlié pour ouvrir cet enregistrement.

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette fonctionnalité permet aux clients d’accéder plus facilement et rapidement aux enregistrements associés afin de visualiser l’information.

Améliorations au sommaire des correspondances de BC

Grâce à cette version, si votre bon de commande comporte plus de 200 lignes, Facture présentera uniquement les 200 premières lignes de bon de commande sans correspondance dans l’onglet Sommaire des correspondances. Facture chargera toutes les lignes qui correspondent aux factures actuelles à l'écran ainsi que les 200 lignes suivantes sans correspondance.

De plus, un nouveau champ de recherche de ligne sera disponible dans l’onglet Sommaire des correspondances, où les utilisateurs pourront réaliser une recherche contenue, par exemple pour un numéro de ligne d'article, une description ou une référence fournisseur. Le champ de recherche de ligne sera également disponible dans la fenêtre Copier les éléments à partir du BC, accessible depuis l’onglet Sommaire des correspondances.

Objet professionnel/Avantage pour le client : ces améliorations facilitent la recherche de lignes dans des bons de commande pour les clients qui exécutent le processus de correspondance des BC.

Rapport Utilisateurs par navigateur

Rapport Utilisateurs par navigateur disponible en format CSV uniquement

Le rapport Utilisateurs par navigateur est disponible pour tous les administrateurs qui travaillent avec les offres Dépense, Demande, Facture et/ou Déplacement dans les éditions Professional et Standard du produit.

Dans cette version, le rapport est disponible en format CSV uniquement.

Le fichier CSV contient les champs suivants : Nom de connexion, Courriel, Prénom, Nom, Date de la dernière connexion, Adresse IP, Nombre de connexions, Navigateur et Version du navigateur.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Le rapport indique aux administrateurs si des utilisateurs possèdent des navigateurs obsolètes ou non pris en charge. CSV est le format de données le plus largement utilisé.

Page de connexion de ConcurSolutions.com

Mise à jour des images d'arrière-plan de la page Connexion

Dans cette version, une nouvelle sélection trimestrielle d’images sera utilisée sur la page de connexion.

Traitement de la saisie

Message d'erreur mis à jour en cas de configuration manuelle de l’adresse courriel

Dans cette version, un message d'erreur mis à jour s’affiche maintenant lorsque l’administrateur crée ou modifie une adresse courriel. L’administrateur exécute cette tâche pour les fournisseurs, afin d’autoriser les adresses courriel vérifiées lorsque des factures sont envoyées au Traitement de numérisation.

Avant cette modification, le message d’erreur suivant s'affichait lors de la configuration d’une adresse courriel :

« L'adresse courriel entrée n'est pas valide ou ne respecte pas l’un des formats suivants :

InvoiceCapture@Concur.com, Invoice@Concur.com, InvoiceCapture@ConcurSolutions.com, Invoice@ConcurSolutions.com »

L'administrateur verra maintenant le message d'erreur suivant :

« L'adresse courriel entrée n'est pas valide ou ne respecte pas l’un des formats suivants :

InvoiceCapture@ConcurSolutions.com, Invoice@ConcurSolutions.com »

Objet professionnel/Avantage pour le client : cette amélioration clarifie les étapes nécessaires à la configuration réussie d’une adresse courriel, et oblige à l’utilisation du domaine @ConcurSolutions.com.

Modifications prévues

**Modifications prévues** Messagerie interne au produit pour l’Europe

Depuis quelque temps déjà, une messagerie interne aux produits Concur est disponible pour les clients des États-Unis.

Les messages affichés pour les utilisateurs des États-Unis sont basés sur les données fournies par un moteur de recommandation bien connu basé aux États-Unis. Ce moteur n’est toutefois pas le plus adapté aux lois plus strictes de l’Union européenne (UE). Dans le but de se conformer aux lois de l’UE, Concur a donc développé son propre moteur de recommandation intégré à son système de messagerie interne.

Un représentant Concur entrera en contact avec les clients de l’UE disposant d’un accès anticipé avant l'activation de cette fonctionnalité. Après 60 jours, cette fonctionnalité pourrait être activée pour tous les autres clients de l’UE. De plus, étant donné que le nouveau système fournira une meilleure expérience globale de messagerie interne pour les clients Concur, les clients des États-Unis utiliseront bientôt ce nouveau système également.

Tout comme c’est actuellement le cas pour les utilisateurs des États-Unis, le contenu, le moment d’apparition, l’emplacement et la fréquence d’un message sont tous définis par chaque campagne de message, ainsi que selon les caractéristiques de chaque entreprise et chaque utilisateur.

**Modifications prévues** Nouvelle apparence et navigation améliorée pour la Configuration

Les liens de navigation apparaissant actuellement sur chacune des pages de Configuration seront réorganisés dans une page centralisée Paramètres du produit contenant les sections définies par objet professionnel qui contiennent des liens et de brèves descriptions pour les pages de Configuration afin d'aider les administrateurs à comprendre l’utilité de chaque fonctionnalité. En cliquant sur un lien, par exemple Utilisateurs, vous serez dirigé vers la page Utilisateurs existante que vous utilisez actuellement. Un chemin de navigation permet de revenir sur la page centrale Paramètres du produit.

Dans de futures versions, Concur apportera des améliorations supplémentaires à certaines fonctionnalités de Paramètres du produit. Des informations supplémentaires seront disponibles dans les release notes futures.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Cette amélioration simplifiera la navigation dans la Configuration et permettra aux administrateurs de comprendre plus facilement les fonctionnalités de Paramètres du produit et de réaliser les tâches de Configuration.

**Modifications prévues** Vérification d’un code de compte manquant intervenant plus tard dans le processus de traitement

Les employés seront en mesure d'enregistrer, de soumettre et d'approuver une demande de paiement même si un ou plusieurs codes de compte sont manquants pour les dépenses de la demande de paiement.

Actuellement, lorsqu’une dépense est enregistrée le système valide qu’un code de compte a été fourni pour le type de dépense associé et ajoute ce code de compte à la dépense (processus non visible dans l’IU). S’il n’y a aucun code de compte associé à la dépense, celle-ci ne peut être enregistrée.

Grâce à cette mise à jour, la demande de paiement peut être soumise et approuvée. Cependant, le système empêchera les données de dépenses d’être extraites ou publiées dans votre système financier jusqu'à ce que votre administrateur de société Concur fournisse un code de compte faisant un mappage du type de dépense dans la configuration.

Objet professionnel/Avantage pour le client : Les employés ne sont plus empêchés de remplir leurs demandes de paiement lorsqu’un code de compte est manquant dans la configuration du type de dépense. Les codes de compte sont maintenant remplis à un seul point cohérent du processus de traitement.

Notifications aux clients

Sous-traitants non affiliés à Concur

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : Concur Non-Affiliated Subprocessors

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres release notes mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Standard Edition.