Catégorie de budget

C'est un groupe de types de dépense qui permet de gérer les budgets.

Devise du budget

C'est la devise d'un élément de budget. Les éléments de budget sont toujours affichés dans leur devise de budget et ont préséance sur la devise établie dans Paramètres du profil. Les éléments de dépense sont convertis dans la devise du budget en fonction de la date de soumission ou de la date de facture/dépense. Les véritables factures, demandes d’achat, comptes de frais ou demandes d’autorisation ne sont pas convertis.

Tableau de bord des budgets

Le tableau de bord affiche les dépenses budgétaires à ce jour, y compris les dépenses pré-approuvées, qui sont comptabilisées dans le budget d'un approbateur afin que les gestionnaires de budget puissent voir leurs budgets et prendre des décisions connexes éclairées.

Élément de budget

C'est le budget annuel, qui comprend l'exercice, le propriétaire du budget, le nom de budget et la description du budget.

Période budgétaire

Ceci fait partie de l'élément de budget. Selon le type de période de l'élément de budget, l'élément de budget a une ou plusieurs périodes budgétaires. Chaque période budgétaire est associée à une période d'imposition et a un montant budgétaire pour cette période d'imposition et l'élément de budget correspondant.

Suivi budgétaire

Les champs de suivi budgétaire sont des copies des champs personnalisés définis dans Paramètres du produit. Si un nouveau champ de suivi budgétaire est nécessaire, les administrateurs peuvent ajouter un champ personnalisé dans Paramètres du produit. Un champ de suivi budgétaire est ensuite automatiquement ajouté sous le même nom dans Configuration du budget. Ces champs de suivi budgétaire s'affichent dans l'onglet Champs de suivi budgétaire (facultatifs) dans les éléments de budget, où il est possible de spécifier une valeur pour que le champ de suivi budgétaire soit associé à un élément de budget. Les champs de suivi budgétaire des éditions standard sont restreints aux champs personnalisés.

Hiérarchie du gestionnaire

Une hiérarchie du gestionnaire est composée des gestionnaires de qui les utilisateurs relèvent directement ou indirectement. Si un utilisateur ou un administrateur a défini un gestionnaire de budget pour un élément de budget, les éléments de dépense seront associés à l'élément de budget si l'émetteur des éléments de dépense relève de l'un des gestionnaires figurant à l'onglet Gérer les gestionnaires (facultatif) de l'élément de budget.

Les gestionnaires figurant à l'onglet Gérer les gestionnaires (facultatif) ont le rôle d'approbateur/gestionnaire du budget.

REMARQUE : Pour voir l’onglet Gérer les gestionnaires (facultatif), l’administrateur doit avoir sélectionné (coché) cette option dans Paramètres du budget.

Critères d'association

Les comptes de frais, les factures, les demandes d'achat et les demandes d’autorisation peuvent être associés à un ou plusieurs éléments de budget. Voici les critères d'association :

• Lorsqu'un type de dépense d'un élément de ligne ou d'une imputation correspond à la catégorie de budget d'un élément de budget.

  • Si un élément de budget n'a pas de catégorie de budget, tous les types de dépense sont acceptés pour l'association

• Quand l'émetteur de la facture, de la demande d'achat, du compte de frais ou de la demande d’autorisation relève de l'un des approbateurs de budget figurant dans une hiérarchie de gestionnaire d'un élément de budget

  • Si un élément de budget n'a pas de hiérarchie de gestionnaire, les éléments de n'importe quel utilisateur sont acceptés, quelle que soit la structure organisationnelle

• Quand une date de transaction d'un compte de frais, une date de demande d'achat, une date de facture d’une demande de paiement ou une date de fin d’une demande d’autorisation se situe dans une période d'imposition associée à une période budgétaire

  • Si une période d'imposition est marquée comme inactive, l’élément de dépense sera associé à la période d'imposition active suivante

  • Si aucune période d'imposition future n'est active, l’élément de dépense ne sera pas associé à un élément de budget

Type de la période

Chaque élément de budget a un type de période. Le type de période détermine le niveau de contrôle d'un élément de budget. Les administrateurs peuvent sélectionner annuel trimestriel ou mensuel.

Exemple : Si les administrateurs sélectionnent le type de période mensuel, l'élément de budget est contrôlé chaque mois et les montants budgétaires de chaque période mensuelle doivent être saisis. Les éléments de budget sont affichés sur les tableaux de bord des budgets pour chaque mois et le budget restant doit dépenser les montants budgétaires mensuels pour ne pas les perdre.

Élément de dépense

C'est un certain élément qui consomme une partie du budget, comme une attribution de dépense, un élément de dépense, une attribution de facture, un élément de ligne de facture, une attribution de demande d'achat, un élément de ligne de demande d'achat, une dépense prévue de demande d’autorisation ou un segment de demande d’autorisation.

Un élément de dépense peut faire référence à un ou plusieurs éléments de budget.