Sur la page Circuit d'approbation, vous pouvez sélectionner le processus appliqué aux demandes d'achat pour leur approbation. Vous pouvez choisir entre plusieurs possibilités de circuit d'approbation selon les besoins de votre société. Vous pouvez également décider si les gestionnaires et les employés peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires au processus. Lorsque la demande d’achat reçoit l'approbation finale, elle est prête à être exportée et payée.

Comprendre les options du circuit

Si vous sélectionnez Responsable du traitement, vous utiliserez l’option de circuit d’approbation la plus simple. L’employé transmettra le compte de frais à son responsable pour approbation sur la page Traiter les factures. L’option reponsable de traitement-seul sera l’option par défaut. Pour les petites entreprises, cette option peut être préférée parce qu’elle supprime un double processus d’approbation.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Responsable du traitement, la demande d’achat ira de l’employé à son responsable pour approbation, puis au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les demandes.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Responsable du traitement : Chaque employé doit sélectionner un gestionnaire dans le champ Gestionnaire sur la page Information sur l'utilisateur.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Approbateur autorisé > Responsable du traitement, vous définirez ensuite des limites par approbateur sur les montants de demande d'achat qu'ils peuvent approuver sur la page Information sur l'utilisateur. La demande d’achat ira de l'employé à son gestionnaire. Si son gestionnaire n'a pas une limite d'approbation suffisante, il sera invité à sélectionner un approbateur supplémentaire dans la liste d'utilisateurs disposant d'une limite d'approbation suffisante. De l'approbateur autorisé, la demande d’achat ira au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les demandes.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Approbateur autorisé > Responsable du traitement :

• Chaque employé doit sélectionner un gestionnaire dans le champ Gestionnaire sur la page Information sur l'utilisateur.

• Chaque gestionnaire doit disposer d'une limite d'approbation entrée dans le champ Approbation de limite autorisée? sur la page Information sur l'utilisateur.

Si vous sélectionnez Gestionnaire > Gestionnaire du gestionnaire (jusqu'à 5 niveaux) > Responsable du traitement, la demande d'achat ira de l'employé à son responsable pour approbation. Si le gestionnaire de l'émetteur dispose d'une limite d'approbation suffisante, la demande d’achat ira au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les demandes (tout comme l'option Gestionnaire > Responsable du traitement.) Si le gestionnaire de l'employé ne dispose pas d'une limite d'approbation suffisante, la demande ira au gestionnaire du gestionnaire, et ainsi de suite jusqu'à un total de cinq gestionnaires si nécessaire, jusqu'à ce qu'un gestionnaire dispose d'une limite d'approbation suffisante permettant de transmettre la demande d’achat au responsable du traitement pour approbation sur la page Traiter les demandes.

Configuration requise pour l'option Gestionnaire > Gestionnaire du gestionnaire (jusqu'à 5 niveaux) > Responsable du traitement :

• Chaque employé doit sélectionner un gestionnaire dans le champ Gestionnaire sur la page Information sur l'utilisateur.

• Chaque gestionnaire doit disposer d'un montant entré dans le champ Approbation de limite autorisée? sur la page Information sur l'utilisateur. Assurez-vous que le dernier gestionnaire dispose d'une limite d'approbation très élevée afin que toutes les demandes d’achat puissent être approuvées. Assurez-vous également qu'au moins un autre gestionnaire possède une limite d'approbation très élevée afin que les demandes d’achat soumises par le dernier gestionnaire puissent être approuvées avec succès. N'oubliez pas que personne ne peut approuver ses propres demandes d’achat.

Si vous sélectionnez l'option Inclure l’approbateur de budget, une étape d'approbation du budget sera ajoutée aux options de circuit d'approbation sur la page Circuit d'approbation. L'étape d'approbation du budget sera placée avant l'étape du responsable de traitement. Une fois que vous avez inclus l’approbation du budget, l'onglet Gérer les approbateurs (facultatif) apparaît sur la page Ajouter un élément de budget où vous pouvez ajouter des approbateurs.

Pour définir votre option de circuit de demande d’achat, cochez (activez) la case de l'option de circuit d'approbation de demande d’achat souhaitée.

Comprendre le paramètre d’expiration de l’approbation

Vous pouvez configurer le nombre de jours après lesquels une demande d’achat en attente d’approbation est automatiquement acheminée vers un gestionnaire d’approbation en sélectionnant (cochant) et en configuration le paramètre Définir l'expiration de l'approbation en attente et l'acheminer vers le gestionnaire après (en jours). Le paramètre est sélectionné (coché) par défaut et l’intervalle d’expiration par défaut est de 10 jours.

Si un approbateur n’approuve pas une demande d’achat avant que l’intervalle d’expiration soit écoulé, le système transmet la demande d’achat à l’approbateur suivant dans le processus d’approbation.

Si le paramètre est effacé (décoché), la demande d’achat reste dans la file de l’approbateur en attente.

Lorsque ce paramètre est sélectionné (coché), l permet au système d’effectuer les actions suivantes :

• Lorsque la demande d’achat entre dans le processus de de traitement Approbation en attente pour l’approbateur, le système commence à calculer le temps de l’approbateur.

• Si l’intervalle d’expiration est écoulé, le système réattribue automatiquement la demande d’achat touchée au gestionnaire de l’approbateur et réinitialise le chronomètre. Si l’intervalle s’écoule à nouveau, le système transmet la demande d’achat à l'approbateur suivant ou au responsable du traitement.

Comprendre les options supplémentaires des approbateurs

Vous pouvez décider si les gestionnaires et les employés peuvent ajouter des approbateurs supplémentaires au circuit d'approbation de demandes d'achat. Si vous choisissez cette option, les gestionnaires ou les employés verront un bouton après l'approbation ou la soumission leur permettant de sélectionner un autre approbateur. L'approbateur qu'ils sélectionnent sera ajouté au circuit d'approbation après eux, puis la demande continuera sur le circuit existant. Les approbateurs supplémentaires ne remplacent pas les approbateurs standard.

Pour permettre aux gestionnaires et/ou aux employés d'ajouter des approbateurs, cochez la case appropriée.

Comprendre l'option de rappel

Vous avez la possibilité de permettre aux employés de rappeler une demande d'achat soumise à tout moment avant qu'un approbateur n'approuve la demande.

Quand une demande d’achat est rappelée, les actions suivantes peuvent être prises par l'utilisateur :

• Modifier et resoumettre la demande d'achat.

• Supprimer la demande d'achat.

Quand une demande d'achat est rappelée, les actions suivantes sont effectuées par le système :

• Une entrée est inscrite dans la piste de contrôle indiquant l'action sur la demande d'achat comme étant Rappel de demande.

• Le nom de l'utilisateur qui effectue le rappel de la demande d'achat est affiché dans la colonne Statut de la page Demandes en attente.

• Le processus de traitement est réinitialisé.

Pour permettre à l'employé de rappeler des demandes d’achat soumises, laissez la case cochée (activée).

Comprendre la transmission automatique des bons de commande

Vous avez la possibilité de retirer une étape de processus de traitement dans le processus de bon de commande. Concur Invoice transmettra alors les bons de commande de la demande d'achat traitée directement aux fournisseurs.

Pour permettre la suppression d'une étape de processus de traitement dans le processus de bon de commande et ainsi transmettre automatiquement le bon de commande, laissez la case cochée (activée).