Processus d'importation des emplacements de la société
Le processus d'importation des emplacements de la société comporte trois étapes :
Télécharger la feuille de calcul
Remplir la feuille de calcul
Téléverser la feuille de calcul
Étape 1 : Télécharger la feuille de calcul
L'administrateur peut télécharger et utiliser le modèle de feuille de calcul pour la saisie des emplacements de la société dans le format approprié.
Pour télécharger la feuille de calcul des emplacements de la société :
Dans la fenêtre Importer les lieux d'expédition ou Importer les lieux de facturation, cliquez sur Télécharger le modèle d'importation.
Dans la fenêtre Enregistrer sous, sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur pour enregistrer la feuille de calcul.
Étape 2 : Remplir la feuille de calcul
La feuille de calcul pour les emplacements de la société contient des colonnes pour les champs de données qu'il est possible d'importer.
Champs d'importation des emplacements de la société
Champ | Obligatoire? | Description |
|---|---|---|
Nom | O | Nom unique qui identifie une adresse particulière. REMARQUE : Cette valeur s'affiche lorsque vous sélectionnez un adresse d'expédition ou de facturation par défaut Profil > Paramètres du profil > Préférences Expense , et lorsque vous créez une politique en sélectionnant la valeur pour la facturation. CONSEIL : Le système recherche votre emplacement en utilisation la valeur du Nom. Assurez-vous de saisir le nom de l'emplacement chaque fois qu'il vous est demandé pour une adresse de facturation ou d'expédition que vous créez en utilisant les emplacements de la société. |
Code d'adresse | O | Identifiant externe utilisé par le système financier du client pour identifier une adresse particulière. REMARQUE : Cette valeur est identique à celle du champ ID externe utilisé dans les ensembles de fiches de Facturation et d'Expédition de l'importation de bon de commande. |
Adresse 1 | O | Adresse 1 de l'adresse complète. |
Adresse 2 | N | Adresse 2 de l'adresse complète. |
Adresse 3 | N | Adresse 3 de l'adresse complète. |
Ville | O | Ville où se trouve l'adresse. |
État/Province | N | État ou province où se trouve l'adresse. |
Code postal | O | Code postal de l'adresse. |
Code du pays | O | Code du pays associé à l'adresse. |
Adresse courriel | N | L'adresse courriel du contact à l’emplacement de la société. |
Examen du fichier final
Avant d'importer la feuille de calcul des emplacements de la société, vérifiez que la feuille est formatée correctement.
Toutes les cellules de la feuille de calcul doivent avoir le format Nombre ou Texte avant le téléversement. Vérifiez toujours le format des cellules une fois que vous avez terminé. Si vous utilisez la fonction Remplacer dans Excel, sachez qu'il est possible que le formatage requis des cellules se perde. Des tests ont démontré que les cellules formatées en tant que Texte prennent le format Général après l'utilisation de la fonction Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées en tant que Texte, l'importation échouera. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le formatage.
Étape 3 : Téléverser la feuille de calcul
Une fois la feuille de calcul remplie, elle peut être téléversée dans Invoice Standard. Pour téléverser la feuille de calcul :
Cliquez sur Administration > Paramètres de la facture ou sur Paramètres de dépense et de facture > Emplacements de la société (dans la section Enregistrement des dépenses).
Sélectionnez l'onglet Facturer à ou l'onglet Expédier à.
Cliquez sur Importer. La fenêtre Importer les lieux d'expédition ou Importer les lieux de facturation s'affiche.
Cliquez sur Parcourir pour trouver le fichier sur votre machine.
Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
Cliquez sur Importer.