Processus d'importation des types de dépenses et formats des champs
Le processus d'importation des types de dépenses comporte trois étapes :
Télécharger la feuille de calcul
Remplir la feuille de calcul.
Téléverser la feuille de calcul.
Étape 1 : Télécharger la feuille de calcul
L'administrateur peut télécharger et utiliser le modèle de feuille de calcul pour la saisie des données de types de dépenses dans le format approprié.
Pour télécharger une feuille de calcul :
Dans la fenêtre Importer les types de dépenses, cliquez sur Télécharger le modèle d'importation du type de dépense.
Dans la fenêtre Enregistrer sous, sélectionnez un emplacement sur votre ordinateur pour enregistrer la feuille de calcul.
Étape 2 : Remplir la feuille de calcul
La feuille de calcul pour l'importation des types de dépense contient des colonnes pour les champs de données qu'il est possible d'importer. Les colonnes ayant un en-tête en bleu gras sont des champs requis.
Champs d'importation de types de dépenses
Champ | Obligatoire? | Description |
|---|---|---|
Supprimer? | O | O (Oui) ou N (Non) Utilisez cette option pour supprimer ce type de dépense de la liste des types de dépenses. Vous devez spécifier la valeur (O ou N) et inclure une valeur pour Nom du type de dépense afin d'identifier le type de dépense à ajouter à la liste ou à l'en supprimer. |
Activer? | O | O (Oui) ou N (Non) Utilisez cette option pour activer ce type de dépense dans la liste des types de dépenses. Vous devez spécifier la valeur (O ou N) et inclure une valeur pour Nom du type de dépense afin d'identifier le type de dépense à activer dans la liste. |
Groupe de politiques | N | Sur la page Groupes de politique de Paramètres du produit, sur l'onglet Facture, vous pouvez trouver les codes de groupes des groupes de politiques que vous avez créés. Tapez le code de groupe du groupe de politiques que vous souhaitez utiliser. |
Nom du type de dépense | O | Nom d'un nouveau type ou d'un type de dépense existant Ce champ est obligatoire pour les types de dépenses indiqués par le client. |
Code de compte | O | Code de compte pour le nœud hiérarchique souhaité. |
Catégorie de dépense | N | Ce champ définit la catégorie globale de dépense à laquelle le type de dépense est associé. |
Examen du fichier final
Avant d'importer la feuille de calcul des types de dépenses, vérifiez que la feuille est formatée correctement.
Toutes les cellules de la feuille de calcul doivent avoir le format Nombre ou Texte avant le téléversement. Vérifiez toujours le format des cellules une fois que vous avez terminé. Si vous utilisez la fonction Remplacer dans Excel, sachez qu'il est possible que le formatage requis des cellules se perde. Des tests ont démontré que les cellules formatées en tant que Texte prennent le format Général après l'utilisation de la fonction Remplacer. Si les cellules ne sont pas formatées en tant que Texte, l'importation échouera. Si nécessaire, sélectionnez les cellules appropriées et modifiez le formatage.
Étape 3 : Téléversement de la feuille de calcul
Une fois la feuille de calcul remplie, elle peut être téléversée dans Invoice Standard.
Pour téléverser une feuille de calcul :
Cliquez sur Types de facture sous Administration > Paramètres de la facture ou sur Paramètres de dépense et de facture.
Cliquez sur Importer. La fenêtre Importer les types de dépenses s'ouvre.
Cliquez sur Parcourir pour trouver le fichier sur votre machine.
Cliquez sur Importer.