Administration

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, n'oubliez pas que les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.

Étapes suivantes

Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).

Budget

Les workflows sont maintenant disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « validée ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Expense Pay

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés aux comptes de frais traités. Pour assurer la conformité avec les exigences réglementaires en perpétuelle évolution et différentes selon les marchés, SAP Concur a engagé des partenaires de traitement des paiements spécialisés, expérimentés afin de développer un produit de paiement de nouvelle génération : Expense Pay – Global.

Comme il a été annoncé précédemment dans ces notes de version (septembre 2017), à compter de maintenant, SAP Concur utilisera un seul produit Expense Pay pour gérer vos affaires partout dans le monde. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos offres Expense Pay (classique) existantes (y compris NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay.) Pour les clients SAP Concur disposant d’un produit Expense Pay, Expense Pay – Global constituera notre produit d'avenir. Cette notification lance notre processus de retrait de tous les produits Expense Pay (classique) existants.

EXPENSE PAY – DATE DE RETRAIT POUR L’AMÉRIQUE DU NORD : 1ER SEPTEMBRE 2019

Plus de 4000 clients ont déjà migré vers Expense Pay – Global. Les clients utilisant des paiements en dollars américains et dollars canadiens doivent modifier leur abonnement au service d'amortissement de « Expense Pay - Amérique du Nord », à « Expense Pay - Global » avant la date du retrait du 1er septembre 2019. Expense Pay – Globalprend en charge aujourd’hui les devises suivantes : USD, CAD, GBP, et Euro. Les clients utilisant d'autres devises sur Expense Pay classique ne sont pas obligés de migrer ces devises cette année, mais sont invités à démarrer le processus de migration. Communiquez avec paymigration@concur.com pour discuter de votre migration et la planifier.

LIMITES RELATIVES À EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET À EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne soutient pas les clients qui ajoutent les devises suivantes au produit classique : Dollars américains, dollars canadiens, pesos mexicains, euros, francs suisses, couronnes danoises, couronnes suédoises ou livres sterling. Si un client a déjà mis en œuvre et utilisé ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou la date de retrait fixée.

Objet professionnel/avantage pour le client : l’offre Expense Pay – Global intègre les pratiques d'excellence de l’industrie dans la fonctionnalité de traitement des paiements de SAP Concur.

Transports publics japonais (JPT)

La base de données des gares et lignes des transports publics japonais a subi des modifications lors de sa gestion, notamment des ajouts, des modifications de noms et des suppressions.

Objet professionnel / avantage pour le client : Dans Concur Expense, les listes reflètent toujours les gares et lignes actuelles des transports publics japonais.

Langues

Auparavant, l’ensemble de pays pour l’Indonésie était disponible uniquement en anglais. Il inclut désormais l’indonésien et l’anglais. La prise en charge en indonésien est disponible aux nouveaux et aux anciens clients qui possèdent l’ensemble de pays pour l’Indonésie.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette amélioration offre davantage de fonctionnalités aux entreprises mondiales.

Prochaine génération d’Expense

Mise à jour : Afin de donner suite aux commentaires des clients et d’en tirer parti, et dans le but de se conformer à l’engagement de SAP Concur à assurer une transition réussie et sans heurts, nous élaborons actuellement une stratégie révisée de déploiement pour la nouvelle génération Expense.

SAP Concur s’engage à améliorer constamment ses produits, non seulement les fonctionnalités qu'ils fournissent, mais aussi l'expérience relative à l’utilisation de ces fonctionnalités. La manière dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, ainsi que les besoins et les attentes. Nous sommes constamment à l'écoute de nos clients et sollicitons leurs commentaires sur les moyens d’améliorer l'expérience utilisateur.

La prochaine génération de Concur Expense est le fruit de l'évolution constante de l'expérience utilisateur de SAP Concur. Elle a été conçue à partir de recherches approfondies sur les utilisateurs et d'analyses de données qui incluent 680 1:1 conversations, 58 études de facilité d’utilisation, plus de 3 000 réponses à des enquêtes et 1,3 milliard d'actions mensuelles d’utilisateurs.

Les clients auront la capacité de prévisualiser et de se désinscrire de la prochaine génération de Expense avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l'interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Administration

Les clients devront accéder aux produits et services SAP Concur par l’entremise des domaines suivants :

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

SAP Concur recommande aux clients de migrer vers l'un des domaines le plus tôt possible, s'ils n'utilisent pas déjà l'un d'eux.

Pour toute question concernant cette modification, veuillez communiquer avec appsec@sap.com.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

Authentification

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

SAP Concur aura une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié ajoutée à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.

Actuellement, en fonction de la configuration de la société, il peut y avoir plusieurs autres options disponibles pour le processus de mot de passe oublié. Lorsque la nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié deviendra disponible (prévue le 11 mai), ces options supplémentaires seront supprimées. Il s'agit de :

• Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.

• Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne s'affichera plus.

• Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

Le champ du mot de passe dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, 310 ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser les mots de passe en groupe. SAP Concur modifiera la fonctionnalité dans les importations pour que le champ de mot de passe ne soit utilisé que lorsqu'un compte d'utilisateur est créé. Le champ ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser en groupe les mots de passe utilisateur. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Cette modification concerne les fonctionnalités d'importation d’employé et d'utilisateur.

IMPORTATION D'EMPLOYÉ

Le champ du mot de passe restera disponible dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, 310, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition (anglais seulement).

IMPORTATION D'UTILISATEUR

Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition (anglais seulement).

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux produits SAP Concur, pour offrir aux clients une option de libre-service pour la configuration de l'identification unique au sein de leur organisation. L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) est un outil de remplacement pour les clients utilisant la configuration SSO existante et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent désormais implémenter l'authentification unique au sein de leur organisation. La configuration SSO existante et le nouvel outil de SSO en libre-service seront tous deux disponibles jusqu'à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil de SSO en libre-service.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Reçus électroniques

Dans le cadre de notre engagement continu en matière de reçus électroniques et dans l’optique d’une création de comptes de frais sans effort, les reçus électroniques pour les billets d'avion générés par SAP Concur en fonction des données figurant sur le billet et le coupon du GDS et de certaines transactions TripLink changent d’apparence.

Avantage pour l’utilisateur/le client : Cette modification ramène les reçus électroniques pour les billets d'avion au format des reçus électroniques standard de SAP Concur, offrant aux utilisateurs une expérience plus cohérente relativement à Concur Expense. Le format est également plus pratique pour les utilisateurs utilisant la prochaine génération de Concur Expense. Cette modification élimine aussi les problèmes de performance/stabilité pour les utilisateurs finaux, qui ne voient parfois pas les nouveaux reçus électroniques pour les billets d’avion aussi rapidement qu'ils le devraient.

Reçus

SAP Concur permettra bientôt la conversion de reçus papier en copies numériques ayant une valeur légale. La numérisation des reçus permettra aux clients de SAP Concur de convertir un reçu papier en copie numérique légale conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.

Une fois disponible pour une mise en circulation générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France et ceux ayant des configurations en France. D'autres pays seront inclus dans les versions futures.

La fonctionnalité Numérisation des reçus requiert que les utilisateurs utilisent l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense. Il est recommandé aux clients de migrer vers l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense avant d'activer ce service.

Pour saisir des images de reçu légales, les clients doivent aussi utiliser l'application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l'application mobile, bien que ExpenseIt ne soit pas requis.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit une option de reçu sans papier conforme aux exigences et réglementations locales concernant le traitement et la conformité des reçus d’impôts du format papier au format numérique.