Aide pour l’administration de Concur Invoice - Standard Edition

Synthèse administrateur pour Budget Standard Edition, mars 2019

Publication initiale

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont les synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l'édition standard sont accessibles depuis Nouveautés - Standard Edition.

Tous les produits

Fonctionnalité Chercher et filtrer désormais disponible dans Éléments de budget

Les clients ayant plusieurs éléments de budget pourront désormais les trouver et les mettre à jour plus rapidement grâce à la nouvelle fonctionnalité de recherche et de filtre dans Éléments de budget. Les clients peuvent rechercher et filtrer par nom de budget, description de budget, nom du propriétaire et courriel du propriétaire.

En outre, il existe une liste d’exercices que les clients peuvent utiliser pour filtrer et rechercher des éléments de budget. La liste affichera l'année en cours par défaut.

Les fonctionnalités de recherche et de filtre ne sont pas applicables aux exportations à ce stade-ci.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité facilite la recherche et la mise à jour des éléments de budget par les clients.

Calcul des pourcentages de budget désormais possible pour des éléments de budget de montant nul dans les Règles de contrôle

Les clients utilisant des budgets nuls pour suivre les éléments de dépense pourront désormais créer des règles de contrôle pour calculer les pourcentages budgétaires pour les éléments de budget d’un montant nul dans Règles de contrôle personnalisées afin de garantir que la dépense ne corresponde pas à un budget sans montant. Pour cette fonctionnalité, les clients pourront utiliser les options Montant du budget et Montant du budget restant dans Règles de contrôle personnalisées.

Si le montant du budget restant est égal à zéro ou supérieur à zéro, le pourcentage de la consommation totale utilisera zéro. Si le montant du budget restant est négatif, le pourcentage de la consommation utilisera 999.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces nouvelles options de règle de contrôle donnent aux clients une visibilité et garantissent que la dépense ne corresponde pas à un budget nul.

Nouvel événement de Soumission de la demande de paiement relative au budget dans les Règles de contrôle

Pour améliorer les règles de contrôle pour Budget, SAP Concur a redéfini les règles de contrôle du budget afin que Budget ait son propre nouvel événement Soumission de la demande de paiement relative au budget dans Règles d'audit.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre aux clients un support amélioré pour les règles de contrôle complexes.

Messagerie pour Concur Open et Concur Open personnalisé

Les utilisateurs de Concur Open et Concur Open personnalisé peuvent s'abonner aux notifications par courriel concernant les produits SAP Concur qu'ils utilisent. Dans le cadre du processus d'abonnement, SAP Concur envoie un courriel de vérification à l'utilisateur. Pour recevoir les notifications, l'utilisateur doit cliquer sur Vérifier dans ce courriel.

Comme certains utilisateurs ne terminent pas l'étape de vérification, SAP Concur a ajouté un rappel sur la page d'abonnement.

**En cours** Modification de l’infrastructure de courriel - Ajout d’adresses IP dans la liste des expéditeurs fiables

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Concur Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d'autres services au cours du premier trimestre de 2019. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

**En cours** Format du courriel mis à jour

SAP Concur a publié une note de version concernant les notifications par courriel mises à jour depuis plusieurs mois. Sachez que nous mettrons fin à cette note de version le mois prochain.

IMPORTANT

Notez ce qui suit :

  • Le contenu du courriel n'a pas changé - la modification concerne juste son apparence et sa convivialité.

  • Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le moment opportun dépend de la disponibilité des ressources et des priorités attribuées aux autres améliorations planifiées.

  • Ne vous attendez pas à ce que les courriels de tous les produits changent en même temps. Par exemple, les courriels d’approbation d’Expense pourraient être modifiés d’abord, suivis ensuite par d’autres notifications d’Expense.

  • Aucune date de fin n’a été fixée pour ce projet. Il est possible que ces changements s’étalent sur une période supérieure à un an.

IMPORTANTE INFO POUR LES CLIENTS SSO

Pour les clients qui utilisent l’identification unique SSO, une URL trop longue peut être remplacée par www.concursolutions.com. Par exemple, l'URL figurant dans le courriel de modification du statut du compte de frais peut être remplacée. Certaines URL pouvant atteindre 200 caractères, il a été décidé de fournir le lien www.concursolutions.com à la place, ce qui garantit une meilleure expérience aux utilisateurs.

Le lien dans le courriel fonctionne comme toujours - et redirige l'utilisateur pour une authentification SSO appropriée. L'utilisateur peut voir l'URL sous-jacente à tout moment en plaçant le pointeur de la souris sur le lien www.concursolutions.com.

Cette modification n'affecte pas les courriels où l'utilisateur clique sur un bouton - au lieu de cliquer sur un lien - pour accéder à Concur Expense.

Rappel : Aucune donnée personnelle ou sensible dans les champs personnalisés

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

Nouveau certificat SSL pour concursolutions.com

Afin de garantir la sécurité continue de nos produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL concursolutions.com. Le certificat actuel expirera le 16 mars 2019.

Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra faire une mise à jour pour obtenir le nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n'est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, votre organisation et les utilisateurs constateront des perturbations des produits et services SAP Concur.

Les clients qui n'ont pas épinglé le certificat n'ont rien à faire de particulier, car le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des utilisateurs n’épinglent pas le certificat.

Veuillez noter que : Afin d’améliorer notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette mise à jour fournit à nos produits et services une sécurité continue.

Résumés des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues pour les versions futures. SAP Concur se réserve le droit de reporter l’implémentation de toute amélioration/modification mentionnée ici ou de la supprimer complètement.

Tous les produits

**Modifications prévues** Nouvelle page Mot de passe oublié et fonctionnalité connexe obsolète

SAP Concur ajoutera une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié ajoutée à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.

Après la sortie de la nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié (prévue pour le 11 mai), la fonctionnalité existante de la page Mot de passe oublié sera obsolète :

  • Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.

  • Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne sera plus affiché.

  • Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.

**Modifications prévues** Aucune réinitialisation ni mise à jour future de mots de passe en groupe via le fichier d’importation

Dans une version future, la possibilité de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importation d'employé sera supprimée. La possibilité de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs pendant l'importation initiale via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importations d'employé restera disponible.

IMPORTATION D'UTILISATEUR

Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.

IMPORTATION D'EMPLOYÉ

Les champs du mot de passe resteront disponibles dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, et 310, mais ne seront lus que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.

**Modifications prévues** Option de libre-service d’identification unique (SSO) ajoutée à SAP Concur

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request et Concur Travel. SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) à SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accéder à Concur de Paramètres du produit.

  • L'authentification unique peut être gérée pour les voyages standard si elle est associée à Concur Expense, Concur Invoice et/ou Concur Request.

  • Pour les voyages standard indépendants, la fonctionnalité Gérer l'identification unique sera accessible à partir de la page Paramètres de déplacement.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion à SAP Concur

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

  • Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)

  • Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Concur Expense, Concur Invoice et Demande d'achat

**Modifications prévues** Workflows bientôt disponibles dans Budget

Dans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Concur Invoice

**Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) facture(s)

Dans une future version, SAP Concur remplacera les instances du terme « demande de paiement » (et ses itérations) par le terme « facture » (et ses itérations). Ces modifications seront effectuées dans l'interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans toutes les autres documentations SAP Concur où le terme apparait.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permet d’assurer que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie standard de l'industrie.

Notifications aux clients

Les éléments de cette section fournissent de la documentation de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur list of Subprocessors (anglais seulement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles depuis Nouveautés - Standard Edition.