Synthèse administrateur pour Invoice Standard Edition, mars 2019
Mise à jour n° 2
Résumés des notes de version
Concur Invoice
**Rappel** Nouvelle interface utilisateur pour les comptes fournisseurs de Concur Invoice disponible pour évaluation et adoption par les clientsLes clients ont encore l’occasion de se familiariser avec la nouvelle interface utilisateur pendant que SAP Concur prépare sa mise à disposition générale prévue pour le second trimestre 2019.
MISES À JOUR PRÉVUES EN MARS
Pour les clients consultant cette fonctionnalité, SAP Concur a maintenant ajouté les fonctionnalités suivantes :
Sur les nouvelles pages de sommaire, Nom de la demande a été renommé Nom de la facture.
Lors de la soumission ou de l'attribution, une fenêtre apparaît pour demander aux utilisateurs s'ils souhaitent passer à la facture suivante ou revenir à la liste des factures.
Sur la page Mes factures, Factures pour commandes a été renommé Toutes envoyées aux Achats et une nouvelle option, Envoyées aux Achats, apparaît sur le menu Afficher.
Objet professionnel/avantage pour le client : La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur offre une visibilité accrue de leurs factures en vol.
Fonctionnalité d’horodatage e-Bunsho de Facture généralement disponible (Japon)Avec la fonction d'horodatage e-Bunsho pour le Japon, Facture prend désormais en charge les horodatages numériques des images de facture des sociétés et des fournisseurs de services de facturation.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, des règles sont mises en place pour s’assurer que les utilisateurs fournissent l’information nécessaire sur la facture pour se conformer aux dispositions légales de la réglementation e-Bunsho du Japon. L’utilisateur doit d'abord confirmer que l'image de la facture est valide pour la facture saisie avant de pouvoir horodater l'image, et la facture ne peut pas être soumise pour approbation tant que l'image de la facture n'a pas été horodatée avec succès.
Un processus de validation existe pour la surveillance des horodatages reçus, en attente, demandés et non admissibles. Le processus de validation revalide les images de factures horodatées avec succès et affiche les décomptes et totaux par plage de dates pour les images horodatées valides et non valides.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients au Japon se conformer aux dispositions légales de la réglementation e-Bunsho s'ils utilisent des factures numériques au lieu de factures papier.
Bon de commande
Liste de bons de commande disponible pour les clients qui importent des bons de commande pour la mise en correspondancePour les clients qui importent des bons de commande sur des entités pour lesquelles la fonctionnalité Demande d'achat n'est pas activée, un utilisateur disposant du rôle d’Aministrateur d'achat eut désormais voir une liste des bons de commande importés.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients qui gèrent les factures de bons de commande de gérer et d’afficher plus facilement les bons de commande importés.
Gestion des fournisseurs
Suivi des modifications au fournisseur via la Piste de contrôle (version du 22 février)Les clients ayant activé la fonctionnalité Créer et approuver des fournisseurs peuvent désormais suivre les modifications apportées à un fournisseur via la page Piste de contrôle dans l'enregistrement du fournisseur du Gestionnaire des fournisseurs. Par exemple, lorsqu'un fournisseur est approuvé ou mis à jour par le gestionnaire des fournisseurs, ces actions apparaissent sur la page Piste de contrôle.
Objet professionnel/avantage pour le client : Ce changement permet aux utilisateurs disposant du rôle Gestionnaire de fournisseurs de facture de suivre les modifications apportées aux renseignements sur les fournisseurs dans Gestionnaire de fournisseurs.
Administration de la société
Nouveau certificat SSL pour concursolutions.com - Date mise à jourAfin de garantir la sécurité continue de nos produits et services, SAP Concur a émis un nouveau certificat SSL concursolutions.com. Le certificat actuel expirera le 16 mars 2019.
Tout client ayant épinglé ce certificat arrivant à expiration devra faire une mise à jour pour obtenir le nouveau certificat avant le 16 mars 2019. Si le certificat épinglé n'est pas mis à jour avant le 16 mars 2019, votre organisation et les utilisateurs constateront des perturbations des produits et services SAP Concur.
Les clients qui n'ont pas épinglé le certificat n'ont rien à faire de particulier, car le nouveau certificat est mis à jour automatiquement. La plupart des clients n’épinglent pas le certificat.
Veuillez noter que : Afin d’améliorer notre programme de sécurité et de conformité, ce certificat sera mis à jour chaque année.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette mise à jour fournit à nos produits et services une sécurité continue.
Concur Open
Messagerie pour Concur Open et Concur Open personnaliséLes utilisateurs de Concur Open et Concur Open personnalisé peuvent s'abonner aux notifications par courriel concernant les produits SAP Concur qu'ils utilisent. Dans le cadre du processus d'abonnement, SAP Concur envoie un courriel de vérification à l'utilisateur. Pour recevoir les notifications, l'utilisateur doit cliquer sur Vérifier dans ce courriel.
Comme certains utilisateurs ne terminent pas l'étape de vérification, SAP Concur a ajouté un rappel sur la page d'abonnement.
Pour plus d'informations sur Concur Open personnalisé, reportez-vous au document Personalized Concur Open.
Courriel SAP Concur
**En cours** Modification de l’infrastructure de courriel - Ajout d’adresses IP dans la liste des expéditeurs fiablesSAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.
Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Concur Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.
Nous continuerons à ajouter d'autres services au cours du premier trimestre de 2019. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.
**En cours** Format du courriel mis à jourSAP Concur a publié une note de version concernant les notifications par courriel mises à jour depuis plusieurs mois. Sachez que nous mettrons fin à cette note de version le mois prochain.
IMPORTANT
Notez ce qui suit :
Le contenu du courriel n'a pas changé - la modification concerne juste son apparence et sa convivialité.
Les modifications apparaîtront au fil du temps. Chaque équipe produit (Expense, Invoice, Travel, etc.) décide quand utiliser le nouveau format. Le moment opportun dépend de la disponibilité des ressources et des priorités attribuées aux autres améliorations planifiées.
Ne vous attendez pas à ce que les courriels de tous les produits changent en même temps. Par exemple, les courriels d’approbation d’Expense pourraient être modifiés d’abord, suivis ensuite par d’autres notifications d’Expense.
Aucune date de fin n’a été fixée pour ce projet. Il est possible que ces changements s’étalent sur une période supérieure à un an.
IMPORTANTE INFO POUR LES CLIENTS SSO
Pour les clients qui utilisent l’identification unique SSO, une URL trop longue peut être remplacée par www.concursolutions.com. Par exemple, l'URL figurant dans le courriel de modification du statut du compte de frais peut être remplacée. Certaines URL pouvant atteindre 200 caractères, il a été décidé de fournir le lien www.concursolutions.com à la place, ce qui garantit une meilleure expérience aux utilisateurs.
Le lien dans le courriel fonctionne comme toujours - et redirige l'utilisateur pour une authentification SSO appropriée. L'utilisateur peut voir l'URL sous-jacente à tout moment en plaçant le pointeur de la souris sur le lien www.concursolutions.com.
Cette modification n'affecte pas les courriels où l'utilisateur clique sur un bouton - au lieu de cliquer sur un lien - pour accéder à Concur Expense.
Divers
Rappel : Aucune donnée personnelle ou sensible dans les champs personnalisésToutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.
ÉTAPES SUIVANTES
Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.
Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).
Résumés des modifications prévues
Concur Invoice
**Modifications prévues** Nouvelle interface utilisateur pour Concur Invoice prévue pour la version d’avril.SAP Concur offrira bientôt une nouvelle expérience utilisateur destinée à l'utilisateur de Compte fournisseurs qui surveille constamment la santé du cycle de vie d'Invoice au sein du système. Grâce à une nouvelle page de renvoi de Compte fournisseurs, les concepts d'appel à l'action et de décompte de tâches sont déplacés au premier plan pour mieux informer les utilisateurs du Compte fournisseurs, afin de s’assurer qu’ils travaillent sur la tâche la plus prioritaire.
La nouvelle interface utilisateur dans Concur Invoice, que les clients peuvent maintenant passer en revue et apprendre à connaître, devrait être rendue généralement disponible au deuxième trimestre 2019.
Objet professionnel/avantage pour le client : La nouvelle interface utilisateur de Concur Invoice permet aux clients de travailler plus efficacement et leur offre une visibilité accrue de leurs factures en vol.
**Modifications prévues** Demande(s) de paiement renommée(s) facture(s)Dans une future version, SAP Concur remplacera les instances du terme « demande de paiement » (et ses itérations) par le terme « facture » (et ses itérations). Ces modifications seront effectuées dans l'interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans toutes les autres documentations SAP Concur où le terme apparait.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permet d’assurer que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie standard de l'industrie.
Bon de commande
**Modifications prévues** Fonctionnalité « Importer maintenant » pour les importations de BC et de reçus de BCLa fonctionnalité Importer maintenant permet aux clients d'importer immédiatement des fichiers de BC et de reçus de BC dans Concur Invoice, sans avoir à attendre une importation prévue de nuit. C’est avantageux pour les clients qui doivent importer des BC et des reçus de BC et les utiliser dans le produit Concur Invoice le jour même de leur création en externe. Cela permet également aux clients d'effectuer plusieurs importations de BC et de reçus de BC par jour pour avoir des données plus synchronisées et à jour.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité permet aux clients de contrôler quand et à quelle fréquence importer des BC et des reçus de BC dans Concur Invoice.
Budget
**Modifications prévues** Workflows dans BudgetDans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.
En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.
L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.
Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.
Sécurité
**Modifications prévues** Aucune réinitialisation ni mise à jour future de mots de passe en groupe via le fichier d’importationDans une version future, la possibilité de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importation d'employé sera supprimée. La possibilité de définir les mots de passe pour les nouveaux utilisateurs pendant l'importation initiale via les fonctionnalités Importation d'utilisateur et Importations d'employé restera disponible.
IMPORTATION D'UTILISATEUR
Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors l’importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système.
Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Setup Guide for Concur Standard Edition.
IMPORTATION D'EMPLOYÉ
Les champs du mot de passe resteront disponibles dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, et 310, mais ne seront lus que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.
Administration de la société
**Modifications prévues** Option de libre-service d’identification unique (SSO) ajoutée à SAP ConcurL'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.
L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel. SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) à SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation.
La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la section Accéder à Concur de Paramètres du produit.
L'authentification unique peut être gérée pour les voyages standard si elle est associée à Concur Expense, Invoice, et/ou Request.
Pour les voyages standard indépendants, la fonctionnalité Gérer l'identification unique sera accessible à partir de la page Paramètres de déplacement.
Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.
**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion à SAP ConcurSAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.
La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :
Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.
Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)
Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).
Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.
**Modifications prévues** Nouvelle page Mot de passe oublié et fonctionnalité connexe obsolèteSAP Concur ajoutera une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié ajoutée à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.
Après la sortie de la nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié (prévue pour le 11 mai), la fonctionnalité existante de la page Mot de passe oublié sera obsolète :
Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.
Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne sera plus affiché.
Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.
Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.
Divers
**Modifications prévues** Archivage des données des utilisateurs désactivésCes informations n'apparaîtront plus dans les notes de version.
Pour plus d'informations sur les utilisateurs désactivés, reportez-vous au document General Information: Archiving Deactivated User Data Fact Sheet.
Notifications aux clients
Sous-traitants non affiliés à SAP Concur
La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur list of Subprocessors (anglais seulement)
Certifications mensuelles du navigateur
Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles depuis Nouveautés - Standard Edition.