Concur Invoice

Se implementaron varios cambios de diseño en Concur Invoice. Se eliminó el menú Servicios, se agregó un nuevo menú llamado Pagos y las opciones Captura de facturas y Gerente de pagos se movieron a nuevas ubicaciones.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta mejora permite que los clientes naveguen hacia las funciones Captura de facturas, Gerente de pagos y Responsable de pagos de proveedores más fácilmente.

Los Clientes aún pueden familiarizarse con la nueva interfaz de usuario mientras SAP Concur se prepara para su lanzamiento general previsto para el primer trimestre de 2019.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, los clientes pueden trabajar con mayor eficiencia y aprovechar una mayor visibilidad de las facturas en curso.

Pago de facturas

En la release de febrero, los clientes de Invoice Pay que se registraron con un proveedor de pagos en el Centro de aplicaciones podrán utilizar la nueva función Responsable de pagos de proveedores.

La función Responsable de pagos de proveedores ofrece a los clientes que utilizan proveedores de pagos externos la opción de visualizar los detalles y el estado de sus pagos en SAP Concur sin necesidad de iniciar sesión en los sistemas de sus proveedores.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La función Responsable de pagos de proveedores permite que los clientes realicen más fácilmente un seguimiento de sus pagos si un proveedor de pagos externo procesa estos pagos.

Captura de facturas

En releases anteriores de Captura de facturas, si se visualizaban lotes cargados que incluían documentos con más de 500 páginas en la página Verificación de Captura de facturas, los clientes podían ver cada página de cada documento.

A partir de esta release, si un documento tiene más de 500 páginas, se mostrará la primera página en la página Verificación. Para ver todas las páginas de un documento, puede descargarlo en formato PDF.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación mejora el rendimiento de la página Verificación.

Gerente de proveedores

Los clientes que tengan activada la función para crear y aprobar proveedores ahora pueden realizar un seguimiento de cambios en un proveedor mediante la página Seguimiento de auditoría dentro del registro de proveedor en el Administrador de proveedores. Por ejemplo, si un Administrador de proveedores aprueba o actualiza un proveedor, esas acciones aparecen en la página Seguimiento de auditoría.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permite que los usuarios con rol Administrador de proveedores de facturas realicen un seguimiento de los cambios hechos en la información del proveedor en Administrador de proveedores.

La función Crear y aprobar proveedores ahora está disponible en entornos de prueba.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permite que los equipos de implementación y desarrolladores trabajen con la función Crear y aprobar proveedores antes de pasar a un entorno de producción.

El formulario predeterminado para agregar y actualizar la información del proveedor ahora incluye el campo País. El campo País incluye el país asociado con la dirección del proveedor.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este campo permite que los clientes incluyan información adicional sobre los proveedores aprobados y solicitados.

Cronomarcador de e-Bunsho para facturas

El icono del cronomarcador de e-Bunsho para facturas cambió de un símbolo de reloj analógico a un símbolo de marca de verificación.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio mejora la usabilidad de la función.

Administración de empresa

En un esfuerzo por garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur emitió un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual caducará el 16 de marzo de 2019.

Los clientes que hayan fijado este certificado que caducará deberán actualizar al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado fijado no está actualizado antes del 16 de marzo de 2019, habrá una alteración en los productos y servicios de SAP Concur para la organización del cliente y los usuarios.

Los clientes que no hayan fijado el certificado no deben realizar ninguna acción, ya que el nuevo certificado se actualiza automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que se trata de una mejora en el programa de seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará con una frecuencia anual.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización ofrece seguridad continua para nuestros productos y servicios.

Correo electrónico de SAP Concur

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a la lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.

SAP Concur brindó notas de la release sobre las notificaciones por correo electrónico actualizadas durante varios meses. Tenga en cuenta que discontinuaremos esta nota de la release en dos meses.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• El contenido de los correos electrónicos no se modificó; solo se actualizó el aspecto.

• Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en la disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que el correo electrónico de Gasto sea el primero y luego sigan las notificaciones de Gasto.

• No hay fecha de fin asignada para el proyecto. Los cambios pueden demorar más de un año.

IMPORTANTE PARA CLIENTES DE SSO

Para los clientes que utilizan SSO, es posible que una URL extensa sea reemplazada por www.concursolutions.com. Por ejemplo, es posible que la URL en el correo electrónico sobre cambio de estado del informe de gastos sea reemplazada. Debido a que algunas URL pueden tener hasta 200 caracteres de longitud, se tomó la decisión de suministrar el enlace www.concursolutions.com en su lugar, lo cual brinda una mejor experiencia para usuarios.

El enlace en el correo electrónico todavía funciona del mismo modo: redirecciona al usuario para autenticación de SSO adecuada. El usuario puede ver la URL subyacente en cualquier momento pasando el puntero del mouse sobre el enlace www.concursolutions.com.

Este cambio no afecta a los correos electrónicos en los cuales el usuario hace clic en un botón, en lugar de un enlace, para acceder a Concur Expense.

Portal de soporte de SAP Concur

Antes de 2017, se solicitaba a los Contactos de soporte autorizados (ASC) que utilizan el portal de soporte de SAP Concur que contesten preguntas de seguridad antes de interactuar con el soporte. Esta función se eliminó mientras se rediseñaba.

A partir del 3 de enero, esta función está disponible nuevamente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Los clientes valoran esta función porque brinda más seguridad. Evita que alguien se haga pasar por:

• un ASC y, luego, solicite un cambio de configuración imprevisto o inadecuado;

  o

• un usuario final y, luego, acceda a sus datos confidenciales.

Varios

Todas las empresas deben tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal y confidencial de sus empleados. Según las mejores prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad, los campos personalizados no deben incluir datos personales o confidenciales.

SIGUIENTES PASOS

Si su empresa está utilizando actualmente campos personalizados para almacenar datos personales o confidenciales (por ejemplo, números de seguridad social, nombres de miembros de la familia u otra información de identificación personal), debe planificar eliminar esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar su configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte las FAQ (solo en inglés).

Concur Invoice

SAP Concur pronto ofrecerá una nueva experiencia de usuario pensada en particular para el usuario Proveedor (AP) que constantemente supervisa la condición del ciclo de vida de Invoice dentro del sistema. Con la nueva página de inicio de AP, se ponen de relieve los conceptos de "llamado a la acción" y "trabajo a cero" a fin de informar mejor al usuario AP y asegurarse de que esté trabajando en la tarea con mayor prioridad.

Se prevé que la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, que los clientes ahora pueden revisar y con la que pueden familiarizarse, estará disponible a nivel general en el segundo trimestre de 2019.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, los clientes pueden trabajar con mayor eficiencia y aprovechar una mayor visibilidad de las facturas en curso.

En una release futura, SAP Concur reemplazará las instancias del término “solicitud de pago” y sus iteraciones con el término “factura” y sus iteraciones. Estos cambios se aplicarán en la interfaz de usuario, la documentación de Concur Invoice y toda otra documentación de productos de SAP Concur donde aparezca el término.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ayuda a garantizar que la terminología utilizada en SAP Concur sea coherente con la terminología estándar de la industria.

Orden de compra

La función Import Now permite que los clientes importen archivos de orden de compra y comprobantes de orden de compra en Concur Invoice de manera inmediata, sin tener que esperar una importación programada para la noche. Esto representa una ventaja para los clientes que tienen que importar órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra y que trabajan con ellos en el producto Concur Invoice el mismo día que se crean externamente. Esto también permite que los clientes realicen múltiples importaciones de órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en un día de una manera más sincronizada y con datos actualizados.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes el control sobre la manera y la frecuencia en la que se importan órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en Concur Invoice.

Budget

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos prematuros implica que se rechazarán gastos más importantes para la empresa porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Configuración de producto

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

Actualmente, SSO está admitido para Concur Expense, Invoice, Request y Travel. SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a SAP Concur a fin de brindar a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

• El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con Concur Expense, Invoice y/o Request.

• Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Administración de empresa

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) se registrarán sin tener que ingresar las credenciales adicionales. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas.

• Eliminación de sugerencia de contraseña: brinda mayor seguridad para los usuarios y para SAP Concur.

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Varios

Esta información ya no aparecerá en las notas de la release.

Para obtener más información sobre usuarios desactivados, consulte la hoja informativa Información general: Archivar datos de usuarios desactivados.