Ayuda para administrador de la edición estándar de Concur Invoice

Resumen administrativo de la edición estándar de Expense de abril de 2017

Última actualización: 25 de abril de 2017

Anticipo de efectivo

Modificación a Lógica de asignación de devolución de anticipo de efectivo

El año pasado, Concur hizo una modificación a la lógica de devolución de anticipos de efectivo. Como consecuencia, el sistema combinó algunas devoluciones de anticipo de efectivo con un solo ingreso adicional. Esto fue cierto si el sistema procesó la devolución de Anticipo de efectivo en una moneda diferente a la solicitada en el Anticipo.

Con esta release, Concur responde con anticipos de efectivo en el siguiente orden:

  • Devoluciones en moneda correspondiente
  • Devoluciones en moneda no correspondiente
  • Gastos

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación genera un Extracto contable estándar con todos los ingresos ocasionales esperados.

Expense Pay

Estado de cuenta de fondos globales

La columna de estados de cuentas de fondos ahora muestra una gama de estados. Antes de esta modificación, el estado era “Cuenta global” que servía solo para diferenciar las cuentas de fondos globales de las cuentas de fondos clásicos.

Los estados posibles son:

  • En progreso – El cliente ha comenzado pero no ha terminado de ingresar la información de la cuenta de fondos.
  • En revisión – El cliente ha terminado de ingresar la información de la cuenta de fondos y la envió al socio de procesamiento de pagos para que la verifique.
  • Aceptado – El socio de procesamiento de pago ha verificado y aceptado la información de la cuenta.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La columna de Estado ahora muestra el estado de la cuenta de fondos globales.

Nuevo nivel de ingreso de informe en el seguimiento de auditoría muestra demandas de pago fallidas o rechazadas

Esta función permite a los gerentes de reembolso ver un seguimiento de auditoría de un informe de gastos y saber cuando falló una demanda de pago. El gerente de reembolso puede ver cuando falló o se rechazo una demanda de pago y luego reprogramarla en un lote nuevo.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Ahora los gerentes de reembolso tienen una visibilidad completa del progreso del informe de gastos durante el ciclo de pago con un historial detallado de los retrasos de pago que surgen de pagos rechazados o fallidos.

Gerente de pagos

La columna de cuenta de fondos muestra estado inactivo

Para ayudar a los gerentes de reembolso a ver con facilidad cuando un lote está unido a una cuenta de fondos inactiva, Concur agregó texto con prefijo rojo “(Inactiva)” delante del nombre de la cuenta de fondos en la pestaña Ver lotes de la página Supervisar lotes en el gerente de pagos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Los gerentes de reembolso pueden ver con facilidad los lotes que el sistema no procesará porque están unidos a cuentas de fondos inactivas.

Perfil

Modificaciones en el campo de Información bancaria

En Perfil, Concur ha agregado un nuevo campo bancario para Singapur y Turquía y cambió el nombre de los campos bancarios existentes de Tailandia y de todos los países predeterminados que no tienen un perfil de país único.

PARA SINGAPUR Y TURQUÍA

Concur ha agregado el campo siguiente en la página Información bancaria en Perfil:

  • SWIFT/BIC
PARA TAILANDIA

Concur ha cambiado el nombre del campo siguiente en la página Información bancaria:

  • Número de ruta del banco ahora es BAHTNET o número de ruta del banco
PARA PAÍSES PREDETERMINADOS

Concur ha cambiado el nombre de los campos siguientes en la página Información bancaria en Perfil:

  • Número de ruta ahora es SWIFT / BIC o número de ruta local
  • Número de cuenta bancaria ahora es Número de cuenta bancaria o IBAN
  • Dirección 1 ahora es Dirección personal 1
  • Dirección 2 ahora es Dirección personal 2

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones son una medida de buenas prácticas para brindar a los usuarios una mejor experiencia cuando completan su perfil bancario.

La dirección personal ahora es obligatoria para los usuarios que ingresen o actualicen su información bancaria de USD

Con el crecimiento de Expense Pay, una opción popular para automatizar la generación de pagos, debe existir en el Perfil la información de empleados bancarios completa. Con esta release, será obligatorio para los usuarios de dólar estadounidense (USD) ingresar información adicional antes de que puedan guardar la información bancaria nueva en Concur.

Los usuarios que ya han ingresado información no deben hacer nada en este momento. Sin embargo, deberán completar los campos obligatorios si actualizan su Información bancaria en Concur.

Esta modificación impactó en los siguientes campos:

  • Nombre del banco (ahora obligatorio)
  • Dirección personal 1 (obligatoria) –Campo nuevo
  • Dirección personal 2 (opcional) –Campo nuevo
  • Ciudad (obligatoria) – Campo nuevo
  • Estado (obligatorio) – Campo nuevo
  • Código postal (obligatorio) – Campo nuevo

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Concur debe recopilar toda la información que puede ser requerida para el proceso de pago.

QuickBooks

Asignación de códigos de impuestos de IVA (QBO)

Para los clientes en línea de QuickBooks (QBO), puede asignar códigos de impuestos de IVA para grupos de impuestos entre QBO y Concur. Cuando los códigos de impuestos QBO están asignados, QBO calculará el monto de impuestos basado en el código QBO, lo que asegura que se envíen los montos de transacción correctos.

Los códigos de impuestos están asignados desde la Autoridad impositiva: [nombre del país] – Grupo impositivo:Página [nombre del grupo impositivo] en la pestaña Modificar códigos de acreditación.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta mejora provee a los clientes QBO un seguimiento adicional del IVA para impuestos de IVA en un solo nivel.

Informes impresos

Opción mejorada

Concur ha mejorado la funcionalidad de los informes en PDF y correo electrónico para los usuarios que imprimen informes de gastos. Hoy estas opciones se muestran solo para el informe detallado. Con esta modificación, todos los informes impresos proporcionarían las mismas opciones.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta mejora brinda a los clientes opciones de correo electrónico y de PDF consistentes en todos los formatos de informes impresos disponibles para el usuario.

Terminología

Cambios de terminología: italiano

Concur modificó los siguientes términos en italiano:

Término en inglés

Término anterior en italiano

Término actualizado en italiano

segment

segmento

tratta

workflow

regola del flusso di lavoro

workflow

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación mejora la precisión y consistencia de la versión en italiano de la interfaz de usuario de Concur.

Cambios de terminología: español

Concur ha actualizado los siguientes términos en español latinoamericano:

Término en inglés

Término anterior en español

Término actualizado en español

allocation

distribución

asignación

allocate

distribuir

asignar

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación mejora la precisión y consistencia de la versión en español latinoamericano de la interfaz de usuario de Concur.

Configuraciones admitidas

Fin de la compatibilidad con el protocolo de cifrado TLS v 1.0 - FECHA MOVIDA PARA EL CENTRO DE DATOS DE EE. UU.

Tenga en cuenta estas fechas:

- Centro de datos de la U.E.: Completada el martes 4 de abril de 2017

- Centro de datos de EE. UU.: MOVIDO AL MIÉRCOLES 31 de mayo de 2017

Concur anuncia el fin del ciclo de compatibilidad para la versión 1.0 del protocolo de cifrado TLS, continúa la compatibilidad para las versiones más seguras 1.1 y 1.2 de TLS. De fondo, el protocolo de TLS le permite comunicaciones de ida y vuelta seguras entre un teléfono u ordenador y un servicio basado en la nube.

Tenga en cuenta que menos de un 1% de los usuarios de Concur están conectados en Concur Solutions utilizando navegadores o teléfonos limitados a la versión 1.0. Por ende, es una cantidad de usuarios muy pequeña la que se ve afectada por la interrupción de la compatibilidad.

TENGA EN CUENTA QUE LA NUEVA FECHA DE FIN DE COMPATIBILIDAD ES EN MAYO.

Hemos movido la fecha a fin de dar a nuestros clientes tiempo suficiente para entender y hacer los cambios manuales necesarios en las opciones de seguridad de su navegador. Estos cambios se detallarán en una próxima release de servicios.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Concur toma este paso después de una consideración exhaustiva de la seguridad del cliente y de la facilidad de realizar un upgrade a las versiones más seguras 1.1 y 1.2 de TLS. Este final del plan de vida para la versión 1.0 de TLS garantiza que nuestros clientes se comunican con los servicios de Concur de un modo seguro a través de la versión 1.1 de TLS y superiores.

La compatibilidad del navegador Microsoft IE v.10 finaliza el 18 de agosto de 2017 - Banner

Después de que Concur haya depreciado TLS 1.0 de concursolutions.com, Internet Explorer 10 se colocará en la cola para la depreciación en agosto de 2017. Microsoft depreció Internet Explorer 10 a partir del 12 de enero de 2016.

Se agregará un banner en Concur en abril de 2017 para notificar a los usuarios restantes de Internet Explorer 10 que su versión de navegador ya no seá admitida y que deberán actualizarla a Internet Explorer 11.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La actualización a Internet Explorer 11 permitirá que las empresas usen un navegador compatible de Microsoft, de manera predeterminada, que admita TLS 1.2.

Próximamente

Administración: Archivo de Solution Suggestion de Concur Expense

Cada mes, mediante el uso de Solution Suggestions, Concur agrega mejoras sugeridas por los clientes y funciones a los productos Concur Expense, Travel e Invoice. Como parte de la evolución de Solution Suggestions, Concur archivará las presentaciones de Concur Expense que no han recibido votos o comentarios en 2016 o 2017 y que no tienen como mínimo 20 votos (200 puntos).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El mantenimiento permite a Concur enfocarse en las presentaciones más vitadas por la comunidad del cliente.
Modificaciones terminológicas – Portugués brasileño

En mayo, Concur modificará los siguientes términos en portugués brasileño:

Término en inglés

Término anterior en portugués brasileño

Término actualizado en portugués brasileño

route

rota

trajeto

employee

empregado

funcionário

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones mejoran la precisión y consistencia de la versión en portugués brasileño de todas las soluciones de Concur.

Cambios de terminología: holandés

En mayo, Concur modificará los siguientes términos en holandés:

Término en inglés

Términos anteriores en holandés

Término actualizado en holandés

vendor

leverancier / aanbieder / merchant / bedrijf

leverancier

supplier

leverancier / aanbieder / bedrijf

leverancier

merchant

leverancier / merchant

handelaar

provider

leverancier / aanbieder / verstrekker / provider / verlener / uitgever

aanbieder

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones mejoran la precisión y consistencia de la versión en holandés de todas las soluciones de Concur.

Cambios de terminología: italiano

En mayo, Concur modificará los siguientes términos en italiano:

Término en inglés

Término anterior en italiano

Término actualizado en italiano

cash advance

anticipo di cassa

anticipo

line item

voce riga

voce

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones mejoran la precisión y consistencia de la versión en italiano de todas las soluciones de Concur.

Cambios de terminología: sueco

En mayo, Concur modificará los siguientes términos en sueco:

Término en inglés

Término anterior en sueco

Término actualizado en sueco

line item

radobjekt

radpost

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación mejora la precisión y consistencia de la versión en sueco de todas las soluciones de Concur.

Configuración: Calendario fiscal ampliado para análisis/inteligencia

Concur proveerá próximamente un calendario fiscal ampliado para análisis/inteligencia. Un calendario fiscal permite que las organizaciones definan los períodos contables independientes del ejercicio estándar. Muchas organizaciones definen sus propios calendarios para modelar la generación de informes financieros de modo que reflejen las temporadas en sus negocios para comparar resultados con la competencia directa, y para evitar la temporada alta de fin de año en enero.

El nuevo calendario fiscal estará disponible bajo Configuración de generación de informes a la que se accede mediante Administración > Parametrizaciones de gastos o Administración > Parametrizaciones de factura.

Para obtener más información, consulte las notas de la release para el análisis/inteligencia.

Informes de gastos: Verificación posterior de código de cuenta faltante en flujo de trabajo

Los empleados podrán guardar, enviar y aprobar un informe de gastos incluso si faltan uno o más códigos de cuenta para gastos en el informe.

Actualmente, siempre que se guarda un gasto, el sistema valida que se haya proporcionado el código de cuenta para el tipo de gasto relacionado y añada el código de cuenta al gasto (un proceso que no es visible mediante la IU). Si no hay ningún código de cuenta asociado al gasto, no se puede guardar.

Con esta actualización, el sistema validará y agregará el código de cuenta al gasto después del último paso de aprobación.

Luego del último paso de aprobación, el informe se dirige al paso de procesamiento de pago anticipado. Si un código de cuenta no existe para uno de los tipos de gasto usados en el informe, el sistema bloqueará la extracción o contabilización de los datos de gastos en el sistema financiero hasta que el administrador de la empresa de Concur proporcione un código de cuenta que mapee el tipo de gasto en la Configuración.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Los empleados ya no podrán completar los informes de gasto cuando falte un código de cuenta en la configuración del tipo de gasto. Ahora, los códigos de cuenta se completan en un punto único y consistente del flujo de trabajo.

La compatibilidad del navegador Microsoft IE v.10 finaliza el 18 de agosto de 2017

La compatibilidad con los navegadores de Microsoft Internet Explorer (IE) versión 10 con los productos de Concur finalizará el 18 de agosto de 2017. Concur aconseja firmemente a los clientes que utilicen IE v.10 para actualizar a la última versión del navegador IE antes de dicha fecha o que instalen y usen otro navegador compatible.

IMPORTANTE: Además, esta modificación es el resultado de que TLS 1.0 se volverá obsoleto. La actualización a Internet Explorer 11 permitirá que las empresas usen un navegador compatible de Microsoft, de manera predeterminada, que admita TLS 1.2.

Fondo: Desde el 12 de enero de 2016, solo las versiones más actuales de Internet Explorer disponibles para el sistema operativo compatible recibirán asistencia técnica y actualizaciones de seguridad de Microsoft de acuerdo con su programa de Ciclo de vida del producto (ver en https://support.microsoft.com/en-us/gp/microsoft-internet-explorer).

Para obtener más información sobre los navegadores compatibles bajo productos de Concur, diríjase a la sección de Compatibilidad del navegador de Concur.Documento de Configuraciones compatibles de Travel y Expense - Versión del cliente.

Subprocesadores

Subprocesadores no afiliados de Concur

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí (solo en inglés); Subprocesadores no afiliados de Concur.

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