Concur Invoice

Los clientes aún pueden familiarizarse con la nueva interfaz de usuario mientras SAP Concur se prepara para su lanzamiento general previsto para el segundo trimestre de 2019.

ACTUALIZACIONES PARA MARZO

Para los clientes que revisan esta función, SAP Concur ahora agregó las siguientes funciones nuevas:

• En las páginas de resumen, Nombre de solicitud ahora se llama Nombre de la factura.

• Al enviar o asignar, aparece una ventana en la que se pregunta a los usuarios si desean pasar a la siguiente factura o volver a la lista de facturas.

• En la página Mis facturas, Facturas de las órdenes de compra ahora se llama Todas enviadas a Compras. Además, aparece una nueva opción, Enviadas a Compras, en el menú Vista.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, los clientes pueden trabajar con mayor eficiencia y aprovechar una mayor visibilidad de las facturas en curso.

Con la función de registro de fecha y hora de e-Bunsho para Japón, Factura ahora admite registros de fecha y hora digitales de imágenes de factura de empresas y proveedores de servicios de factura.

Una vez habilitada, se establecen reglas para garantizar que los usuarios brinden la información de factura necesaria para cumplir las regulaciones legales de e-Bunsho para Japón. Primero, el usuario debe confirmar que la imagen de la factura es válida para la factura ingresada antes de aplicar un registro de fecha y hora a dicha imagen; no se podrá enviar la factura para aprobación hasta que se haya aplicado un registro de fecha y hora a la imagen.

Hay un proceso de validación para supervisar los registros de fecha y hora recibidos, pendientes, solicitados e inelegibles. El proceso de validación vuelve a validar las imágenes de factura con registro de fecha y hora correctamente y muestra conteos y totales por rango de fechas para imágenes con registro de fecha y hora válidos y no válidos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función permite que los clientes en Japón cumplan las regulaciones legales de e-Bunsho si utilizan facturas digitales en lugar de facturas de papel.

Orden de compra

Para clientes que importan órdenes de compra en entidades que no tienen activada la función Solicitud de compra, un usuario a quien se asigna el rol Administrador de compras ahora puede ver una lista de órdenes de compra importadas.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función permite que los clientes que administran facturas de órdenes de compra puedan gestionar y visualizar fácilmente órdenes de compra importadas.

Administración de proveedores

Los clientes que tengan activada la función para crear y aprobar proveedores ahora pueden realizar un seguimiento de cambios en un proveedor mediante la página Seguimiento de auditoría dentro del registro de proveedor en el Administrador de proveedores. Por ejemplo, si un Administrador de proveedores aprueba o actualiza un proveedor, esas acciones aparecen en la página Seguimiento de auditoría.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permite que los usuarios con rol Administrador de proveedores de facturas realicen un seguimiento de los cambios hechos en la información del proveedor en Administrador de proveedores.

Administración de empresa

En un esfuerzo por garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur emitió un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual caducará el 16 de marzo de 2019.

Los clientes que hayan fijado este certificado que caducará deberán actualizar al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado fijado no está actualizado antes del 16 de marzo de 2019, habrá una alteración en los productos y servicios de SAP Concur para su organización y sus usuarios.

Los clientes que no hayan fijado el certificado no deben realizar ninguna acción, ya que el nuevo certificado se actualiza automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que se trata de una mejora en el programa de seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará con una frecuencia anual.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización ofrece seguridad continua para nuestros productos y servicios.

Concur Open

Los usuarios de Concur Open y Concur Open personalizado pueden suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre productos de SAP Concur que utilizan. Como parte del proceso de suscripción, SAP Concur envía un correo electrónico de verificación al usuario. El usuario debe hacer clic en Verificar en el correo electrónico para recibir las notificaciones.

Dado que algunos usuarios no completan el paso de verificación, SAP Concur agregó un recordatorio en la página de suscripción.

Para obtener más información sobre Concur Open personalizado, consulte la hoja informativa Concur Open personalizado.

Correo electrónico de SAP Concur

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a la lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.

SAP Concur brindó notas de la release sobre las notificaciones por correo electrónico actualizadas durante varios meses. Tenga en cuenta que discontinuaremos esta nota de la release cuando finalice este mes.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• El contenido de los correos electrónicos no se modificó; solo se actualizó el aspecto.

• Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en la disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que el correo electrónico de Gasto sea el primero y luego sigan las notificaciones de Gasto.

• No hay fecha de fin asignada para el proyecto. Los cambios pueden demorar más de un año.

IMPORTANTE PARA CLIENTES DE SSO

Para los clientes que utilizan SSO, es posible que una URL extensa se reemplace por www.concursolutions.com. Por ejemplo, es posible que se reemplace la URL en el correo electrónico sobre cambio de estado del informe de gastos. Debido a que algunas URL pueden tener hasta 200 caracteres de longitud, se tomó la decisión de suministrar el enlace www.concursolutions.com en su lugar, lo cual brinda una mejor experiencia para usuarios.

El enlace en el correo electrónico todavía funciona del mismo modo: redirecciona al usuario para autenticación de SSO adecuada. El usuario puede ver la URL subyacente en cualquier momento pasando el puntero del mouse sobre el enlace www.concursolutions.com.

Este cambio no afecta a los correos electrónicos en los cuales el usuario hace clic en un botón, en lugar de un enlace, para acceder a Concur Expense.

Varios

Todas las empresas deben tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal y confidencial de sus empleados. Según las mejores prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad, los campos personalizados no deben incluir datos personales o confidenciales.

SIGUIENTES PASOS

Si su empresa está utilizando actualmente campos personalizados para almacenar datos personales o confidenciales (por ejemplo, números de seguridad social, nombres de miembros de la familia u otra información de identificación personal), debe planificar eliminar esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar su configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte las FAQ (solo en inglés).

Concur Invoice

SAP Concur pronto ofrecerá una nueva experiencia de usuario pensada en particular para el usuario Proveedor (AP) que constantemente supervisa la condición del ciclo de vida de Invoice dentro del sistema. Con la nueva página de inicio de AP, se ponen de relieve los conceptos de "llamado a la acción" y "trabajo a cero" a fin de informar mejor al usuario AP y asegurarse de que esté trabajando en la tarea con mayor prioridad.

Se prevé que la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, que los clientes ahora pueden revisar y con la que pueden familiarizarse, estará disponible a nivel general en el segundo trimestre de 2019.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con la nueva interfaz de usuario de Concur Invoice, los clientes pueden trabajar con mayor eficiencia y aprovechar una mayor visibilidad de las facturas en curso.

En una release futura, SAP Concur reemplazará las instancias del término “solicitud de pago” y sus iteraciones con el término “factura” y sus iteraciones. Estos cambios se aplicarán en la interfaz de usuario, la documentación de Concur Invoice y toda otra documentación de productos de SAP Concur donde aparezca el término.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ayuda a garantizar que la terminología utilizada en SAP Concur sea coherente con la terminología estándar de la industria.

Orden de compra

La función Import Now permite que los clientes importen archivos de orden de compra y comprobantes de orden de compra en Concur Invoice de manera inmediata, sin tener que esperar una importación programada para la noche. Esto representa una ventaja para los clientes que tienen que importar órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra y que trabajan con ellos en el producto Concur Invoice el mismo día que se crean externamente. Esto también permite que los clientes realicen múltiples importaciones de órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en un día de una manera más sincronizada y con datos actualizados.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes el control sobre la manera y la frecuencia en la que se importan órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en Concur Invoice.

Budget

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos prematuros implica que se rechazarán gastos más importantes para la empresa porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Seguridad

En una release futura, se eliminará la capacidad de restablecer o actualizar contraseñas de usuarios mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado. La capacidad de establecer contraseñas para usuarios nuevos durante la importación inicial mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado todavía estará disponible.

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

El campo de contraseña permanecerá disponible en la plantilla de Excel que se puede descargar, pero solo se leerá durante la importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de configuración de usuario para la edición estándar de Concur.

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

Los campos de contraseña permanecerán disponibles en los conjuntos de registros 100, 300, 305, y 310, pero solo se leerán durante una importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo. Las funciones de actualización y reemplazo de contraseñas en el registro 100 ya no se utilizarán.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios.

Administración de empresa

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

Actualmente, SSO está admitido para Concur Expense, Invoice, Request y Travel. SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a SAP Concur a fin de brindar a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

• El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con Concur Expense, Invoice y/o Request.

• Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) podrán empezar el inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite a los administradores iniciar sesión con varias cuentas (planificado para una release futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

SAP Concur agregará una nueva función ¿Olvidó la contraseña? para la página Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña.

Cuando se implemente la nueva función ¿Olvidó la contraseña? (planificada para el 11 de mayo), la siguiente página ¿Olvidó la contraseña? se tornará obsoleta:

• Preguntas de seguridad: los usuarios ya no podrán recibir solicitudes de preguntas de seguridad para la autenticación del inicio de sesión.

• Texto en la página: ya no se mostrará texto personalizado de la empresa.

• Sugerencias de contraseñas: ya no estará disponible la opción Enviarme un correo electrónico con la sugerencia de contraseña.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios y simplifica la experiencia de usuario.

Varios

Esta información ya no aparecerá en las notas de la release.

Para obtener más información sobre usuarios desactivados, consulte la hoja informativa Información general: Archivar datos de usuarios desactivados.