Proceso de importación de ubicaciones de la empresa
El proceso de importación de ubicaciones de la empresa tiene tres pasos:
Descargar la hoja de cálculo.
Completar la hoja de cálculo.
Cargar la hoja de cálculo.
Paso 1: Descargar la hoja de cálculo
El administrador puede descargar y usar la hoja de cálculo de plantilla para ingresar las ubicaciones de la empresa en el formato correcto.
Para descargar la hoja de cálculo de las ubicaciones de la empresa:
En la ventana Importar ubicaciones de envío o Importar ubicaciones de facturación, haga clic en Descargar la plantilla de importación.
En la ventana Guardar como, seleccione una ubicación en su equipo para guardar la hoja de cálculo.
Paso 2: Completar la hoja de cálculo
La hoja de cálculo de ubicaciones de la empresa contiene columnas para que los posibles campos de datos se importen.
Campos de importación de ubicaciones de la empresa
Campo | ¿Obligatorio? | Descripción |
|---|---|---|
Nombre | Y | Un nombre único que identifique una dirección particular. NOTA: Este es el valor que aparece al elegir una dirección de facturación o envío predeterminada en Perfil > Configuración de perfil > Preferencias de facturas y al crear una política y seleccionar el valor de dirección de facturación. Sugerencia: El sistema busca su ubicación con el valor Nombre. Asegúrese de ingresar en el nombre de la ubicación cuando se le solicite la dirección de envío o facturación creada usando la Ubicaciones de la empresa. |
Código de dirección | Y | Este es el identificador externo utilizado por el sistema financiero del cliente para identificar una dirección determinada. NOTA: Este valor es idéntico al campo de ID externo usado en los conjuntos de registro de Dirección de facturación y Dirección de envío de la importación de la orden de compra. |
Dirección 1 | Y | La dirección 1 de la dirección completa. |
Dirección 2 | N | La dirección 2 de la dirección completa. |
Dirección 3 | N | La dirección 3 de la dirección completa. |
Ciudad | Y | La ciudad de la dirección. |
Estado/Provincia | N | El estado o provincia de la dirección. |
Código postal | Y | El código postal de la dirección. |
Código de país | Y | El código del país asociado con la dirección. |
Dirección de correo electrónico | N | La dirección de correo electrónico del contacto en la ubicación de la empresa. |
Revisión del archivo final
Antes de importar la hoja de cálculo de ubicaciones de la empresa, verifique que tenga el formato correcto.
Todas las celdas de la hoja de cálculo de Excel deben tener una designación de Texto o Número antes de cargarlas. Verifique siempre el formato de las celdas al finalizar. Si usa la función Reemplazar en Excel, tenga presente que es posible que no mantenga el formato de celda requerido. Las pruebas han demostrado que las celdas con formato como texto se convierten en formato general después de usar Reemplazar. Si las celdas no tienen formato como texto, se producirá un error al realizar la importación. Si es necesario, seleccione las celdas apropiadas y cambie el formato.
Paso 3: Cargar la hoja de cálculo
Cuando se completa la hoja de cálculo, puede cargarse en Factura estándar. Para cargar la hoja de cálculo, realice lo siguiente:
Haga clic en Administración > Opciones de factura o Opciones de factura y gasto > Localidades de la empresa (en la sección Captura de gastos).
Seleccione la pestaña Dirección de envío o Dirección de facturación.
Haga clic en Importar. Aparece la ventana Importar ubicaciones de envío o Importar ubicaciones de facturación.
Haga clic en Examinar para buscar el archivo en su equipo local.
Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.
Haga clic en Importar.