Auditoría

Como preparación para el próximo lanzamiento de una nueva funcionalidad en la auditoría de informes de gastos, se agregaron tres nuevos roles a la sección Roles de la pestaña Permisos de usuario > Gastos en la página Inicio de administración de la empresa. Estos roles no tienen actualmente ningún impacto en los permisos, pero se utilizarán en el futuro:

• Administrador de Verify: Permite al usuario configurar Verify. Se proporcionará más información cuando se lance Verify.

• Auditor de informes de Verify: Permite al usuario auditar la política de Verify y los problemas relacionados con los comprobantes como parte del proceso de auditoría.

• Auditor de eventos de Verify: Permite al usuario auditar los eventos de anomalía y fraude de Verify.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos roles admitirán una nueva funcionalidad que usará la inteligencia artificial para identificar las excepciones que deben revisar los auditores. Esto mejorará el cumplimiento y proporcionará una experiencia de auditoría más eficiente y efectivo.

Reglas de auditoría

Pronto los administradores podrán configurar reglas de auditoría personalizadas con base en el valor de fecha en el campo Fecha de validación de cumplimiento digital. Después de configurar la regla de auditoría personalizada, los administradores podrán comparar la fecha del cronomarcador de comprobante con la fecha de transacción de la entrada de gasto y podrán enviar alertas a usuarios/grupos, así como detener el flujo de informes de gastos cuando no se cumplan las regulaciones.

En este momento, el campo Fecha de validación de cumplimiento digital es la fecha de cronomarcador e-Bunsho utilizada en Japón.

Consideraciones sobre el campo Fecha de validación de cumplimiento digital:

• El cálculo del campo se basa en el día calendario (no se incluye la lógica de día laborable).

• Las fechas utilizadas en el cálculo de número de días se basan en el huso horario GMT. Recomendamos crear reglas de auditoría para un día menos que lo deseado a fin de tener en cuenta la diferencia temporal entre los husos horarios GMT y JST.

• Las reglas de auditoría y las validaciones de cumplimiento se basan en la información proporcionada por el usuario para la fecha de transacción. Dado que los usuarios pueden editar fechas de transacción, es su responsabilidad garantizar que dicha fecha sea precisa y se base en la información del comprobante.

• Los administradores podrán crear varias reglas de auditoría para comparar la fecha de transacción con la fecha de cronomarcador del comprobante.

Este campo estará disponible para clientes nuevos y existentes.

Se planifica lanzar esta función a principios de mayo.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Si se configuran reglas de auditoría para este campo, se reducen las revisiones manuales necesarias para comparar el número de días calendario entre la fecha de transacción de la entrada de gasto y la fecha de cronomarcador del comprobante.

Autenticación

Estos cambios son parte del compromiso continuo de SAP Concur de garantizar la autenticación segura.

El soporte de SAP Concur para el código de autentificación de mensajes con hash (HMAC) quedará obsoleto. Las empresas de administración de viajes (TMC) y el personal de SAP Concur ayudarán a los clientes que utilizan HMAC a migrar a SSO de SAP Concur SAML v2 (SAML v2).

SAP Concur ofrece la opción de autoservicio de inicio de sesión único que permite a los administradores de clientes configurar sus conexiones SAML v2 sin necesidad de comunicarse con un representante del soporte de SAP Concur.

Para más información sobre la opción de autoservicio de inicio de sesión único, consulte Shared: Single Sign-On Overview (solo en inglés) y Shared: Single Sign-On Setup Guide (solo en inglés).

La obsolescencia de HMAC abarca dos fases:

FASE I:

• Los clientes deben contar con un proveedor de identidad (IdP) o una solución SAML 2.0 personalizada compatible.

• Los clientes prueban la autenticación utilizando SAML v2.

• Las TMCs se preparan para incorporar a clientes nuevos de SAP Concur en SAML v2.

• Se informará a los clientes mediante notas de la release sobre la fecha de obsolescencia oficial de HMAC. A partir de la fecha de obsolescencia oficial, no se podrán incorporar clientes nuevos utilizando HMAC; se deberán incorporar mediante SAML v2.

• Los clientes existentes que utilizan HMAC deben migrar a SAML v2.

FASE II:

• Las TMCs migraron todos los clientes de SAP Concur existentes del servicio HMAC a SAML v2.

• El servicio HMAC queda obsoleto. El fin de la Fase II está planificado para mediados del 2021.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio proporciona mayor seguridad y un mejor servicio de asistencia para los usuarios que inician sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

El 23 de marzo, se agregó la función Ver modificaciones anteriores a la página Administración > Empresa > Administración de autenticación > Gestionar inicio de sesión único. Esta función permite al Administrador de autenticación ver una tabla que detalla las modificaciones de configuración en el Inicio de sesión único (SSO) de SAP Concur, ver los detalles de esas modificaciones y revertir (restablecer) las configuraciones eliminadas.

La tabla Ver modificaciones anteriores puede mostrar las últimas 100 modificaciones. Las modificaciones que se detallan en la tabla incluyen:

• Agregar una configuración

• Eliminar una configuración

• Editar el nombre en el campo Nombre de IdP personalizado

• Editar la URL en el campo URL de cierre de sesión

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta modificación permite al Administrador de autenticación ver y hacer un seguimiento de los cambios realizados en la configuración del SSO a lo largo del tiempo y revertir (restablecer) las configuraciones que se hayan eliminado previamente.

Expense Pay: Clásico

En enero de 2021, para los clientes en Singapur, cambió el proceso para enviar una solicitud completa Interbank GIRO. En el marco de este cambio, usted enviaba la solicitud completa directamente al banco en Singapur. A partir de esta release, SAP Concur revirtió la actualización de este proceso.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio coincide con las expectativas actuales e los clientes.

Expense Pay: Global

Bambora, el socio de procesamiento de pagos de Expense Pay: Global, ahora exige una carta de referencia del banco para completar la actividad de incorporación.

A fin de cumplir con los cambios de Bambora, Concur Expense indica dónde en la interfaz de usuario (IU) se puede descargar y cargar la carta de referencia del banco (y que es obligatoria.)

Además, para aclarar qué documentos se requieren, se modificó la etiqueta "Documentos de registro" en al IU de Concur Expense. Ahora dice "Documentos de registro comercial (acta de constitución, registro sin fines de lucro, etc.)".

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos cambios reflejan un mantenimiento de rutina de la IU de incorporación.

Con este cambio, ampliamos la lista de países que pueden seleccionar los usuarios en la página Información bancaria en el perfil. La lista ahora incluye la mayoría de los países de la Unión Europea (EU) y el Espacio Económico Europeo (EEE) donde actualmente se admite el esquema Single Euro Payment Area (SEPA).

Estos son los países/regiones bancarios adicionales:

• Islas Åland

• Bulgaria

• Croacia

• Chipre

• República Checa

• Estonia

• Gibraltar

• Guernsey

• Hungría

• Islandia

• Isla de Man

• Jersey

• Letonia

• Liechtenstein

• Lituania

• Malta

• Mónaco

• Noruega

• Rumania

• San Bartolomé

• Isla de Saint Martin (parte francesa)

• San Marino

• Eslovaquia

• Eslovenia

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permite a los clientes que tienen empleados en estos países ingresar su información bancaria, de modo que Expense Pay: Global pueda procesar los reembolsos en adelante en lugar de tener que procesar dichas transacciones fuera de Concur Expense.

Actualizaciones de transferencia de archivos

Esta nota de release está destinada al miembro del personal técnico responsable de las transmisiones de archivos con los productos de SAP Concur. Para clientes y proveedores de SAP Concur que participen en el intercambio de datos a través de diversos protocolos de transferencia de archivos seguros, SAP está haciendo cambios que proporcionan mayor seguridad para estas transferencias de archivos.

A partir del 10 de abril de 2021, los protocolos que no sean SFTP (Secure File Transfer Protocol) y la autenticación de contraseña de SFTP no se pueden conectar con SAP Concur para la transferencia de archivos:

• Las cuentas de transferencia de archivos que no utilicen SFTP deben comenzar a utilizar SFTP con autenticación de clave SSH.

• Las cuentas de transferencia de archivos con SFTP que usen la autenticación de contraseña, deben comenzar a utilizar la autenticación de clave SSH.

• Las solicitudes de restauración de contraseña de SFTP requieren que el cliente brinde la clave SSH para su autenticación.

El 10 de abril de 2021, SAP comenzó a desactivar las conexiones de transferencia de archivos que no cumplen con el protocolo. El proceso de desactivación de las cuentas que no cumplen el protocolo continuará durante 2021. Si tiene configuradas varias conexiones de transferencia de archivos, este cambio se aplicará a todas ellas.

Este anuncio corresponde a los siguientes puntos de acceso DNS para transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• vs.concurcdc.cn

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos cambios ofrecen mayor seguridad y eficiencia para las transferencias de archivos.

Esta nota de release está destinada al miembro del personal técnico responsable de las transmisiones de archivos con SAP Concur. Para los clientes y proveedores que participen en el intercambio de datos, SAP Concur mantendrá el subsistema de transferencia de archivos para proporcionar mayor seguridad a esas transferencias de archivos.

SAP Concur está en proceso de migrar entidades que actualmente usen un proceso existente para trasladar archivos a un proceso de transferencia de archivos más seguro y eficiente que depende de las APIs.

Los clientes cuyas entidades estén configuradas para usar el proceso existente se migrarán al proceso más eficiente en algún momento entre hoy y el 31 de julio de 2021. Una vez realizada esta migración, los clientes verán la siguiente mejora:

• Con el proceso existente, tenían que esperar a que el cronograma de traslado de archivos se ejecutara a una hora específica. Con este proceso más seguro y eficiente basado en APIs, los extractos y otros archivos de salida de SAP Concur estarán disponibles dentro del período de procesamiento rápido existente, poco después de que se creen los archivos.

Este anuncio corresponde a los siguientes puntos de acceso DNS para transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos cambios ofrecen mayor seguridad y eficiencia para las transferencias de archivos.

Los archivos transferidos a los productos de SAP Concur deben estar encriptados con la clave pública de SAP PGP, concursolutionsrotate.asc.

concursolutionsrotate.asc

• El archivo con la clave está disponible en la carpeta raíz del cliente

• ID de clave 40AC5D35

• Subclave de inicio de sesión y encriptación de RSA de 4096 bits

• La clave caduca cada 2 años

• El cliente es responsable de cambiar la clave antes de que caduque

  • Próxima fecha de caducidad: 4 de septiembre de 2022

  • SAP Concur tiene previsto modificar la clave PGP pública rotativa en la carpeta raíz del cliente 90 días antes de la fecha de caducidad

Los clientes existentes pueden seguir utilizando la clave PGP (ID de clave D4D727C0) heredada de SAP Concur, pero quedará obsoleta en el futuro.

SAP Concur recomienda fervientemente a los clientes usar la clave PGP pública rotativa para las transferencias de archivos, ya que proporciona mayor seguridad. Para facilitar el uso de la clave PGP pública rotativa para las transferencias de archivos, SAP Concur agregó la clave a las carpetas de inicio de los clientes existentes el viernes 15 de enero de 2021.

Este anuncio corresponde a los siguientes puntos de acceso DNS para transferencia de archivos:

• st.concursolutions.com

• mft-us.concursolutions.com

• vs.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• mft-eu.concursolutions.com

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La clave PGM pública rotativa proporciona mayor seguridad para las transferencias de archivos.

Integración financiera

SAP y Sage se asociaron para facilitar la contabilidad de gastos en Sage Intacct.

Los clientes que adquieren la integración con Sage Intacct pueden importar datos de Sage Intacct (datos de origen) a la edición estándar de Concur Expense o Concur Invoice. Estos datos permiten que los clientes utilicen sus datos contables únicos al ingresar gastos o facturas. Los datos se actualizan en Concur Expense o Concur Invoice periódicamente. La exportación de fuentes de datos carga proveedores de facturas y empleados de Sage Intacct a Concur Expense o Concur Invoice durante la implementación.

El proceso de contabilización financiera envía informes de gastos y facturas listos para contabilizarse de las soluciones de SAP Concur a Sage Intacct, a través de APIs de la plataforma de SAP Concur. Concur Expense o Concur Invoice envía datos de gastos como una factura de proveedor (para reembolsos en efectivo) o como una transacción de tarjeta de crédito (para cargos de tarjeta de crédito). La integración envía los datos de la factura como una factura de proveedor. La integración administra la transferencia de datos de gastos y facturas desde las soluciones de SAP Concur a Sage Intacct y la transferencia de información de estado hacia las soluciones de SAP Concur. La contabilización financiera se realiza tan pronto como el informe o la factura se aprueban para pago, sin esperar un cronograma de lote. El cliente ve la información de estado de la contabilización financiera en el seguimiento de auditoría de la factura o informe de gasto. El procesador de la factura o el gasto puede ver problemas relacionados con la contabilización, corregir los errores y volver a enviar la información rápidamente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con esta integración, los clientes pueden administrar más fácilmente su información de contabilidad en Concur Expense o Concur Invoice.

IU de próxima generación

La continua evolución de la experiencia de la interfaz de usuario de la solución Concur Expense es el resultado de un diseño y una investigación bien elaborados que proporcionan una experiencia moderna, intuitiva y simplificada para crear y enviar informes de gastos.

Los clientes de Concur Expense pueden obtener una vista previa y, luego, habilitar la IU de próxima generación antes del traslado obligatorio.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Concur Expense diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología proporciona una interfaz de usuario mejorada y hace posible que reaccionemos más rápido a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades en constante cambio al instante.

Informes

Los procesadores ahora tienen la opción de agregar la nueva columna Número de registro a la página Procesar informes. La columna Número de registro muestra un número alfanumérico de seis caracteres que es un identificador único para un informe de gastos, que permite identificar y hacer un seguimiento de informes de gastos específicos con mayor facilidad.

Los procesadores que quieren ver el número de informe pueden agregar esta columna a la configuración de lista individual para la lista de informes. Los procesadores también pueden utilizar el número de informe en los filtros de búsqueda para identificar y procesar informes de gastos rápidamente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este número de informe más corto facilita la comunicación sobre informes de gastos específicos para usuarios, aprobadores y procesadores.

Administración de usuarios

El 11 de febrero, SAP Concur puso a disposición de todos los clientes de la edición estándar las nuevas páginas Agregar usuario y Editar usuario. Los clientes pudieron elegir si deseaban utilizar las nuevas páginas y dar su opinión sobre las mismas a través de una encuesta.

La funcionalidad de las nuevas páginas Agregar usuario y Editar usuario es la misma que la de las páginas anteriores Crear usuario y Editar usuario. Se modificó el formato de las páginas y se reorganizaron los campos.

El 11 de marzo de 2021, las nuevas páginas Agregar usuario y Editar usuario se convirtieron en las páginas predeterminadas y los clientes tuvieron la opción de volver al diseño anterior de las páginas.

El 8 de abril, las nuevas páginas Agregar usuario y Editar usuario sustituyeron las páginas anteriores Crear usuario y Editar usuario para todos los clientes y se eliminó la opción para volver al diseño anterior de las páginas.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos cambios ofrecen una experiencia más simple y eficiente para los administradores de usuarios.

El 25 de marzo, SAP implementó varias mejoras en las páginas de administración de usuarios de SAP Concur, entre ellas:

• Permitir a los administradores de usuarios seleccionar múltiples usuarios para activarlos y enviar invitaciones por correo electrónico.

• Implementar una alerta en la página Usuarios que indique que la cuenta de un usuario está incompleta.

• Agregar una función a la página Editar usuario que detalle los campos que están incompletos y proporcione un enlace para dirigirse rápidamente a los campos incompletos.

• Actualizar la página Usuarios para que el administrador de usuarios pueda hacer clic en el apellido del usuario para abrir la página Editar usuario.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estos cambios ofrecen una experiencia más simple y eficiente para los administradores de usuarios.

Seguridad

Para garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, el certificado SSL de concursolutions.com se actualiza anualmente. El certificado actual fue emitido el 14 de abril de 2020 y expirará cuando SAP Concur emita un nuevo certificado el 26 de mayo de 2021.

Los clientes que no hayan fijado los certificados que caducarán no deben realizar ninguna acción, ya que los certificados que caduquen se renovarán automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Los clientes de la integración de SAP con Concur Solutions (SAP ICS) y todos los demás clientes que hayan fijado el certificado que caducará deben actualizarlo al nuevo certificado antes de que este se emita el 26 de mayo de 2021.

Los clientes que hayan fijado el certificado y no lo actualicen con el nuevo certificado antes del 26 de mayo de 2021 experimentarán interrupciones en los productos y servicios de SAP Concur.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La renovación anual del certificado proporciona seguridad continua para nuestros productos y servicios.