En la página Ruta de aprobación, puede seleccionar el proceso al que se someten las facturas para su aprobación. Puede seleccionar entre varias posibilidades de ruta, según las necesidades de su empresa. También puede seleccionar si los gerentes y empleados pueden agregar más aprobadores al proceso. Cuando la factura recibe la aprobación final, está lista para exportarse y pagarse.

Comprensión de las opciones de ruta

Si seleccionaProcesador, usará la ruta de aprobación más fácil. El informe pasará del empleado al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas. La opción de solo procesador será la configuración predeterminada. En el caso de las pequeñas empresas, se prefiere esta opción porque elimina un proceso de aprobación duplicado.

Si selecciona Gerente > Procesador, el informe pasará del empleado a su gerente para su aprobación y, luego, al procesador para la aprobación en la página Procesar facturas.

La configuración requerida para la opción Gerente > Procesador es la siguiente: Cada empleado debe tener seleccionado un aprobador en el campo Aprobador en la página Usuarios.

Si selecciona Gerente > Aprobador autorizado > Procesador, establecerá los límites por aprobador sobre los montos de la factura que pueden aprobar en la página Usuarios. La factura pasará del empleado a su gerente. Si su gerente no tiene el límite de aprobación suficiente, entonces se le solicitará que seleccione a un aprobador adicional de una lista de usuarios que tienen el límite de aprobación suficiente. Desde el aprobador autorizado, la factura se enviará al procesador para la aprobación en la página Procesar facturas.

La configuración requerida para la opción Gerente > Aprobadorautorizado > Procesador es la siguiente:

• Cada empleado debe tener seleccionado un gerente en la lista Aprobador de facturas en la página Usuarios.

• Cada aprobador de facturas debe tener un importe introducido en la lista Lista de aprobadores en la página Usuarios.

Si selecciona Gerente > Gerente del gerente (hasta 5 niveles) > Procesador, la factura irá del empleado a su gerente para la aprobación. Si el gerente del que envía posee un límite de aprobación suficiente, entonces la factura se enviará al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas (al igual que la opción Gerente > Procesador). Si el gerente del empleado carece de un límite de aprobación suficiente, la factura se enviará al gerente del gerente, y así hasta pasar por un total de cinco gerentes si es necesario, hasta que un gerente con un límite de aprobación suficiente permita que la factura se envíe al procesador para la aprobación en la página Procesar facturas.

La configuración requerida para la opción Gerente > Gerentedel gerente (hasta 5 niveles) > Procesador es la siguiente:

• Cada empleado debe tener seleccionado un aprobador en la lista Aprobador en la página Usuarios.

• Cada aprobador debe tener un importe introducido en la lista Lista de aprobadores autorizados en la página Usuarios. Asegúrese de que el aprobador final tenga un límite de aprobación muy alto para que todas las factura se puedan aprobar con éxito. Además, asegúrese de que al menos otro aprobador debe tener un límite de aprobación muy alto para que las facturas enviadas por el aprobador final se puedan aprobar con éxito. No olvide que nadie puede aprobar sus propias facturas.

Si selecciona la opción Incluir autorizador de presupuesto se agregará el paso de autorización de presupuesto a las opciones de ruta de autorización en la página Ruta de autorización. El paso de autorización de presupuesto se colocará antes del paso de procesador. Una vez que haya incluido la autorización del presupuesto, aparecerá la pestaña Gestionar autorizadores (Opcional) en la página Agregar elemento de presupuesto donde puede agregar a los autorizadores.

Si selecciona Procesador, las facturas basadas en el pedido irán del empleado al procesador para obtener aprobación.

Si selecciona Aplicar el mismo enrutamiento de aprobación como factura regular (lo que se seleccionó arriba), se aplicará lo que se haya seleccionado para facturas basadas en pedidos.

Para definir su opción de ruta de factura, seleccione (habilite) la casilla de verificación para la opción de ruta de aprobación de la factura deseada.

Cómo funciona la configuración del vencimiento de la aprobación

Puede configurar la cantidad de días después de que la factura en espera de aprobación se envía automáticamente a un gerente de aprobación mediante la selección (activación) y la configuración de la opción Configurar el vencimiento de la aprobación pendiente y enviar al gerente después de (en días). La opción se selecciona (activa) de manera predeterminada y el intervalo de vencimiento predeterminado es 10 días.

Si un aprobador no aprueba una factura antes de que transcurra el intervalo de vencimiento, el sistema envía la factura al siguientes aprobador en el flujo de trabajo de aprobación.

Si la opción se elimina (desactiva), la factura sigue en la cola de pendientes del aprobador.

Seleccionar (activar) la opción permite que el sistema realice las siguientes acciones:

• Cuando ingresa la factura al paso Aprobación pendiente del flujo de trabajo para el aprobador, el sistema comienza a tomarle el tiempo al aprobador.

• Si el intervalo de vencimiento transcurre, el sistema reasigna automáticamente la factura afectada al gerente de aprobación y se vuelve a configurar el cronograma. Si vuelve a transcurrir el intervalo, el sistema reenvía la factura al siguiente aprobador o al procesador.

Comprensión de las opciones de aprobadores adicionales

Tiene la opción de elegir si los gerentes y los empleados pueden agregar más aprobadores a la ruta de aprobación de facturas. Si selecciona cualquier opción, el gerente o el empleado verá un botón después de la aprobación o del envío que le permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que selecciona se agrega a la ruta de aprobación después de él, entonces la factura continúa en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores estándar.

Para permitirles a los gerentes y empleados agregar aprobadores, seleccione (active) la casilla de verificación relevante.

Asignar factura al responsable de la solicitud de compra

El usuario de factura puede asignar una factura basada en la OC no enviada al responsable de la solicitud de compra original. El usuario podrá ver quién es el responsable de la solicitud compra y seleccionarlas. Para asignar facturas al responsable de la solicitud de compra original, seleccione (active) la casilla Asignar factura al responsable de la solicitud de compra.

Permitir que los procesadores de factura procesen sus propias facturas

Puede elegir si los procesadores de factura pueden procesar sus propias facturas. Esto beneficia a los clientes que solo tienen un procesador en la empresa que también envía sus propias facturas Para permitir que los procesadores procesen sus propias facturas, seleccione (active) la casilla Permitir que los procesadores de factura procesen sus propias facturas.

Correo electrónico para proveedores al realizar el pago

Los proveedores pueden recibir un correo electrónico cuando reciben un pago mediante ACH o cheque con pago de facturas, que incluirá la información completa de las remesas, incluso cuándo, cómo y para qué se pagan. Esto se aplica tanto a pagos totales como parciales.

La información del correo electrónico incluirá la fecha de factura, el importe de la factura, el número de la factura, la fecha de pago, el método de pago y las notas que pueda haber en la entrega de pagos. Además, para en los correos electrónicos sobre cheques, se incluirá el número de verificación. El nombre de la empresa que realiza el pago debe incluirse en el campo Asunto y en el encabezado del correo electrónico.

La dirección de correo electrónico se determinará mediante lo que se ingresa en el campo Contacto del proveedor de la importación de proveedores aprobados.

Para enviar un correo electrónico a un proveedor al realizar el pago, seleccione (active) la casilla Enviar notificación por correo electrónico sobre el pago a un proveedor para tipos de pago de factura ACH y cheque.

Comprensión de la opción de recuperación

Tiene la opción de elegir si los gerentes y los empleados pueden agregar más aprobadores a la ruta de aprobación de facturas. Si selecciona cualquier opción, el gerente o el empleado verá un botón después de la aprobación o del envío que le permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que selecciona se agrega a la ruta de aprobación después de él, entonces la factura continúa en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores estándar.

Para permitirles a los gerentes o empleados agregar aprobadores, seleccione la casilla de verificación relevante.

Tiene la opción de permitir a los empleados recuperar una factura enviada en cualquier momento antes de que el estado de esta sea factura Pago pendiente.

Al recuperar una factura, el empleado puede realizar las siguientes acciones:

• Editar y volver a enviar la factura.

• Eliminar una factura.

Al recuperar una factura, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se escribe un registro en el seguimiento de auditoría que muestra la acción en la factura como Recuperación de factura.

• El nombre del usuario que recupera la factura se muestra en la columna Estado de la página Lista de facturas.

• Se restablece el flujo de trabajo.

Para permitir que los empleados recuperen facturas enviadas, deje seleccionada (habilitada) la casilla de verificación para permitir a los empleados recuperar facturas.