Concur Invoice

SAP Concur ahora ofrece una nueva experiencia de usuario pensada en particular para el usuario Proveedor (AP) que constantemente supervisa la condición del ciclo de vida de Invoice dentro del sistema. Con la nueva página de inicio de AP, se ponen de relieve los conceptos de "llamado a la acción" y "trabajo a cero" a fin de informar mejor al usuario AP y asegurarse de que esté trabajando en la tarea con mayor prioridad.

La nueva página de inicio, Gerente de facturas, contiene enlaces a tareas importantes que el usuario AP debe realizar cada día, como asignar y enviar facturas. La página Gerente de facturas también está disponible para el procesador de facturas con enlaces similares al usuario AP. La página Gerente de facturas será diferente en función del rol que tiene el usuario.

Otra nueva página, Facturas no asignadas, aparece cuando los usuarios AP hacen clic en el enlace Facturas no asignadas en la página Gerente de facturas.

Además, Concur Invoice agregó una nueva página Mis facturas, a la que se accede haciendo clic en Mis tareas > Facturas no enviadas o Todas mis facturas de la página Gerente de facturas.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Con la nueva experiencia de usuario de Concur Invoice, los clientes pueden trabajar con mayor eficiencia y aprovechar una mayor visibilidad de las facturas en curso.

Solicitud de compra

Si los elementos de línea se agregan a una solicitud de compra nueva o existente en la página Detalles de compra, una vez que se agrega el prime elemento de línea, el campo Proveedor para los siguientes elementos de línea tendrá el valor por defecto del proveedor seleccionado anteriormente.

Antes de este cambio, se tenía que seleccionar manualmente el proveedor cada vez que se agregaba un nuevo elemento de línea de solicitud de compra.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio reduce la cantidad de pasos requeridos para agregar subsiguientes elementos de líneas a la solicitud de compra y, de esta manera, el proceso de creación y actualización de solicitudes ce compra es más eficiente y requiere menos tiempo.

Gerente de pagos

Con esta release, los gerentes de pagos podrán utilizar el extracto de confirmación de pago sin que se active el pago de factura. Esto resulta útil para usuarios de pago de proveedor de Concur Invoice, ya que pueden exportar información de proveedor junto con datos de pago de SAP Concur.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función permite que los clientes que usan el proveedor de pagos descarguen datos de extracción de confirmación de pago para reconciliar ERP.

Pago de facturas

El formulario Solicitud de débito directo para clientes de Pago de facturas en Australia se actualizó para reflejar con mayor precisión el nombre del acuerdo de servicio. El texto que se encontraba en el campo Acuerdo de servicio del formulario es “Acuerdo de servicio empresarial de Concur (BSA) y Guía de descripción de servicio (SDG)” y el texto actual es “Acuerdo para el servicio de SAP Concur”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El nuevo texto cubre con mayor precisión los diferentes contratos de cliente de SAP Concur.

Budget

Los flujos de trabajo ahora se encuentran disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera prometido.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Correo electrónico de SAP Concur

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a la lista de remitentes seguros para garantizar que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Varios

Todas las empresas deben tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal y confidencial de sus empleados. Según las mejores prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad, los campos personalizados no deben incluir datos personales o confidenciales.

SIGUIENTES PASOS

Si su empresa está utilizando actualmente campos personalizados para almacenar datos personales o confidenciales (por ejemplo, números de seguridad social, nombres de miembros de la familia u otra información de identificación personal), debe planificar eliminar esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar su configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte las FAQ (solo en inglés).

Orden de compra

La función Import Now permite que los clientes importen archivos de orden de compra y comprobantes de orden de compra en Concur Invoice de manera inmediata, sin tener que esperar una importación programada para la noche. Esto representa una ventaja para los clientes que tienen que importar órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra y que trabajan con ellos en el producto Concur Invoice el mismo día que se crean externamente. Esto también permite que los clientes realicen múltiples importaciones de órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en un día de una manera más sincronizada y con datos actualizados.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes el control sobre la manera y la frecuencia en la que se importan órdenes de compra y comprobantes de órdenes de compra en Concur Invoice.

Autenticación

Estos cambios son parte del continuo compromiso de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

En una release futura, se eliminará la capacidad de restablecer o actualizar contraseñas de usuarios mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado. La capacidad de establecer contraseñas para usuarios nuevos durante la importación inicial mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado todavía estará disponible.

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

El campo de contraseña permanecerá disponible en la plantilla de Excel que se puede descargar, pero solo se leerá durante la importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: User Setup Guide for Concur Standard Edition (solo en inglés).

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

Los campos de contraseña permanecerán disponibles en los conjuntos de registros 100, 300, 305, y 310, pero solo se leerán durante la importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo. Las funciones de actualización y reemplazo de contraseñas en el registro 100 ya no se utilizarán.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Employee Import User Guide for Concur Standard Edition (solo en inglés).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios.

Estos cambios son parte del continuo compromiso de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

SAP Concur tiene previsto agregar la función de inicio de sesión único (SSO) a los productos de SAP Concur a fin de brindar a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización. Actualmente, SSO está admitido para Concur Expense, Invoice, Request y Travel.

La nueva función de gestión de inicio de sesión único (SSO) es una herramienta de sustitución para clientes que utilizan la configuración de SSO existente y una nueva herramienta para clientes que ahora quieren implementar la SSO en la organización. La configuración de SSO existente y la nueva herramienta de servicio automático de inicio de sesión único estarán disponibles cuando todos hayan migrado a la nueva herramienta de inicio automático de SSO.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Estos cambios son parte del continuo compromiso de SAP Concur de actualizar la autenticación segura.

En una release futura, se agregará una nueva función ¿Olvidó la contraseña? en la página Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña.

Actualmente, según la configuración de la empresa, es posible que se encuentren disponibles varias otras opciones para el proceso de contraseña olvidada. Si una nueva función ¿Olvidó la contraseña? se encuentra disponible (prevista para el 11 de mayo), esas opciones adicionales se eliminarán. Estas son las opciones adicionales que se eliminarán:

• Preguntas de seguridad: los usuarios ya no podrán recibir solicitudes de preguntas de seguridad para la autenticación del inicio de sesión.

• Texto en la página: Ya no se mostrará texto personalizado de la empresa.

• Sugerencias de contraseñas: ya no estará disponible la opción Enviarme un correo electrónico con la sugerencia de contraseña.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios y simplifica la experiencia de usuario.

Administración de empresa

En una release futura (prevista para junio), los clientes accederán a los productos y servicios de SAP Concur mediante los siguientes dominios:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Este cambio está destinado para el 8 de junio de 2019.

Póngase en contacto con appsec@sap.com si tiene preguntas sobre este cambio.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permitirá que todos los clientes accedan a los servicios de SAP Concur de una manera consistente y segura.

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) podrán empezar el inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite a los administradores iniciar sesión con varias cuentas (planificado para una release futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.