Ayuda para administrador de la edición estándar de Concur Invoice

Agregar campo nuevo

En la página Agregar campo nuevo, puede crear campos personalizados para la información financiera de la que desea realizar un seguimiento. Tras revisar los campos predeterminados en los formularios de SAP Concur para registros de empleados, gastos, facturas, etc., puede descubrir que faltan algunos datos a los que necesita hacer seguimiento. Puede agregar un campo personalizado a estos formularios para capturar dichos datos. Puede crear hasta doce campos personalizados.

Generalmente, los empleados pueden ingresar valores para campos personalizados en sus informes de gastos o facturas. Los datos de los campos personalizados pueden formar parte del extracto contable o la contabilización financiera de SAP Concur en su sistema contable. Cuando agrega un campo personalizado, de forma predeterminada se agrega en todos los formularios como opcional. Puede ajustar la visibilidad, según su preferencia, en la página Gestionar visibilidad. Esta flexibilidad le permite mostrar un campo personalizado en algunos campos y ocultar otros. Por ejemplo, puede configurar un campo personalizado para que aparezca en los formularios de facturas, pero no en los formularios de gastos.

Los campos personalizados que cree aparecerán en todos los formularios siguientes de forma predeterminada:

Gastos:

  • Página de Información de gastos en la configuración del perfil

  • Cabecera del informe de gastos

  • Página de entrada de gastos

  • Página de distribución del registro de gastos

Factura:

  • Página de Información de facturas en la configuración del perfil

  • Cabecera de factura

  • Elemento de línea de factura

Solicitud:

  • Página de Información de solicitudes en la configuración del perfil

  • Encabezado de la solicitud

  • Página de asignación de solicitudes

Cuando un empleado crea un nuevo informe de gastos o una nueva factura, los valores de los campos personalizados se copian del formulario del empleado al informe de gastos o la factura. Este proceso de copia ocurre cada vez que un empleado crea un nuevo informe de gastos o una nueva factura.

De forma similar, el valor del informe o la factura se copia en las nuevas posiciones de gastos o facturas. Se produce un segundo nivel de copia cuando se asignan las posiciones de gastos o facturas. El empleado puede modificar los valores copiados a menos que se hayan fijado como de solo lectura.

Ejemplos:

  • Desea asignar un centro de costos a cada empleado para que se realice un seguimiento de sus gastos en función del centro de costos. Para ello, crea un campo personalizado Centro de costos y lo define como De solo lectura en los formularios de gastos. Esto asegura que los datos se incluyan en el formulario con fines de seguimiento, pero no pueden ser modificados por el empleado.

  • Desea realizar un seguimiento de los momentos en que los gastos se pueden facturar y los proyectos con los que se relacionan. En la página Agregar campo nuevo, haga clic en Casilla de selección. En el campo Nombre de campo, seleccione ¿Es facturable? y, luego, haga clic en el botón Agregar.
  • Desea realizar un seguimiento de los gastos por departamento. En la página Agregar campo nuevo, haga clic en Lista. En el campo Nombre de campo, escriba Departamento y, luego, haga clic en Agregar. En la página de confirmación Agregar campo nuevo, haga clic en Agregar elementos de lista para acceder a la página Editar lista, donde puede ingresar los departamentos.

Agregar campo nuevo

La página Agregar campo nuevo le permite agregar los siguientes tipos de campos:

  • Lista

  • Lista de varios niveles (consulte la sección Agregar listas de varios niveles en este tema)

  • Texto de forma libre

  • Casilla de verificación

Puede crear hasta 12 campos personalizados ingresando un nombre de campo personalizado o seleccionando uno de una lista de sugerencias. Cuando crea campos, se recomienda planificar qué campos necesitará antes de crearlos. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Cuántos campos necesita?

  • ¿Qué tipos de campos son mejores para cada campo?

    • Las listas son más consistentes y permiten generar informes con mayor facilidad, pero es necesario actualizarlas.

    • Los campos de texto de forma libre son útiles si existen muchos valores que cambian con frecuencia.

  • ¿Qué etiquetas o nombres indican mejor el propósito del campo?

    • Las etiquetas o los nombres de campos deben ser lo más claros posibles para guiar a los empleados en relación con lo que deben ingresar.

  • ¿Qué valores necesita para completar los campos de lista?

  • ¿En qué orden desea que se muestren los valores de cada campo de lista?

  • ¿Necesita una lista de varios niveles (compuesta por dos o más niveles) para asegurarse de que los empleados seleccionen un valor en la lista de nivel superior antes de poder seleccionar otro en la lista de nivel inferior?

Para agregar un campo de lista, realice lo siguiente:

  1. En la página Campos personalizados, haga clic en Agregar un campo personalizado para abrir la página Agregar campo nuevo.

  2. Haga clic en Lista.

  3. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle a la sección de lista?, en la lista Nombre de campo, seleccione o escriba un nombre de campo para utilizar como etiqueta cuando se visualice el campo.

  4. Haga clic en Agregar. Un mensaje confirma que se agregó el nuevo campo.

  5. Ahora puede optar por agregar valores de lista al campo, agregar otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

  6. Si decide agregar otro campo nuevo, aparece un mensaje en la página que indica cuántos campos personalizados quedan disponibles.

  7. Si está listo para configurar el campo, vuelva a la página Campos personalizados, donde verá el nuevo campo.

Para agregar texto de forma libre, realice lo siguiente:

  1. En la página Agregar campo nuevo, haga clic en Texto de forma libre.

  2. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle al campo de texto?, escriba el nombre del campo personalizado o seleccione uno de la lista.

  3. Haga clic en Agregar. Un mensaje confirma que se agregó el nuevo campo de texto.

  4. Ahora puede optar por agregar otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

Para agregar un campo de casilla de selección, realice lo siguiente:

  1. En la página Agregar campo nuevo, haga clic en Casilla de selección.

  2. En la sección ¿Qué nombre desea ponerle a la casilla de selección?, escriba el nombre del campo personalizado o seleccione uno de la lista.

  3. Haga clic en Agregar. Un mensaje confirma que se agregó el nuevo campo de texto.

  4. Ahora puede optar por agregar otro campo personalizado o volver a la página Campos personalizados.

Agregar listas de varios niveles

Una lista de varios niveles se conforma de hasta cinco campos de lista que dependen entre sí. El elemento de lista seleccionado en el primer campo de lista determina qué elementos están disponibles en el segundo campo de lista y así sucesivamente. Las listas de varios niveles se configuran en la página Editar lista. Las listas de varios niveles aparecen en una sola fila en la página Campos personalizados.

Ejemplo

Desea que sus empleados ingresen la información de la región y el departamento para sus gastos. Necesita que los departamentos disponibles varíen según la región que seleccionan los usuarios. En la página Agregar campo nuevo, creará una lista de varios niveles con Región como lista primera o de nivel superior, y Departamento como lista de nivel inferior. Haga clic en Agregar para vincular las listas en un formulario de jerarquía de varios niveles. El campo se mostrará en formularios, donde aparecerá primero el campo Región y, luego, el campo Departamento. Al crear informes de gastos, los usuarios no podrán seleccionar un elemento de la lista Departamento sin haber seleccionado primero un elemento de la lista Región.

Para agregar un campo de lista de varios niveles, realice lo siguiente:

  1. En la página Agregar campo nuevo, haga clic en Lista de varios niveles.

  2. Haga clic en Agregar.

  3. En la sección Utilización de listas de varios niveles, lea la información que se muestra en la página y vea el diagrama de lista de varios niveles.

  4. Haga clic en Siguiente.

  5. En el campo 1. Nombre de campo, escriba o seleccione una etiqueta de campo para la lista.

  6. En el campo 2. Nombre de campo, escriba o seleccione una etiqueta de campo para la lista de nivel inferior.

  7. Haga clic en el icono Agregar otro nivel si necesita agregar más niveles de lista. Puede agregar hasta cinco niveles de lista.

  8. Haga clic en Eliminar para eliminar un nivel de lista.

  9. Una vez que haya creado la estructura, haga clic en Agregar.

  10. Haga clic en Agregar elementos de lista para agregar selecciones de lista para los campos nuevos. Aparecerá la página Editar lista. Los nuevos campos de lista de varios niveles aparecen en la página Campos personalizados en una sola fila.

Mover campos

Después de crear campos personalizados, puede cambiar el orden en que se muestran en la página Campos personalizados al cambiar a Vista avanzada.

Para mover campos, realice lo siguiente:

  1. En la página Campos personalizados, haga clic en Cambiar a Vista avanzada.

  2. Para reposicionar un campo de la lista, haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo de la fila del campo que quiera mover.

Eliminar campos

Si decide eliminar un campo, tenga en cuenta que los datos que contiene el campo se eliminarán de forma definitiva y no se podrán recuperar.

Para eliminar campos, realice lo siguiente:

  1. En la página Campos personalizados, haga clic en Eliminar en la fila del campo que quiera eliminar.

  2. Seleccione la casilla de verificación para reconocer que entiende que al eliminar el campo se eliminarán de forma definitiva todos los datos asociados a ese campo.

  3. Haga clic en Eliminar de forma permanente para eliminar el campo.