Administración

SAP Concur brindó notas de la release sobre las notificaciones por correo electrónico actualizadas durante varios meses. Tenga en cuenta que discontinuaremos esta nota de la release cuando finalice este mes.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Tenga en cuenta que el contenido de los correos electrónicos no se modificó; solo se actualizó el aspecto.

• Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en la disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, quizás el correo electrónico de Expense sea el primero y luego sigan las notificaciones de Expense.

• No hay fecha de fin asignada al proyecto. Tenga previsto que los cambios pueden demorar más de un año.

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a su Lista de remitentes seguros para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.

Los usuarios de Concur Open y Concur Open personalizado pueden suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre productos de SAP Concur que utilizan. Como parte del proceso de suscripción, SAP Concur envía un correo electrónico de verificación al usuario. El usuario debe hacer clic en Verificar en el correo electrónico para recibir las notificaciones.

Parece que algunos usuarios no completan el paso de verificación, de modo que SAP Concur agregó un recordatorio en la página de suscripción.

Para obtener más información sobre Concur Open personalizado, consulte la hoja informativa Concur Open personalizado.

En un esfuerzo por garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur emitió un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual caducará el 16 de marzo de 2019.

Los clientes que hayan fijado este certificado que caducará deberán actualizar al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado fijado no está actualizado antes del 16 de marzo de 2019, habrá una alteración en los productos y servicios de SAP Concur para su organización y sus usuarios.

Los clientes que no hayan fijado el certificado no deben realizar ninguna acción, ya que el nuevo certificado se actualiza automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que se trata de una mejora en el programa de seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará con una frecuencia anual.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización ofrece seguridad continua para nuestros productos y servicios.

Todas las empresas deben tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal y confidencial de sus empleados. Con respecto a las mejores prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad, recuerde que los campos personalizados no deben incluir datos personales y confidenciales.

SIGUIENTES PASOS

Si su empresa está utilizando actualmente campos personalizados para almacenar datos personales o confidenciales (por ejemplo, números de seguridad social, nombres de miembros de la familia u otra información de identificación personal), debe planificar eliminar esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar su configuración actual.

Consulte las FAQ (solo en inglés) para obtener información adicional.

Expense Pay

Para clientes de Expense Pay: Global cuyas cuentas de fondos utilizan Bambora como socio de procesamiento de pagos, ahora es posible iniciar manualmente una transacción de prueba de débito (comúnmente conocida como prueba de centavo) para cuentas de fondos de Bambora con estado Aceptado.

La prueba debitará el importe de 0,01 en la moneda de la cuenta de fondos (€, £, $, o C$) de la cuenta de fondos y lo volverá a acreditar a la cuenta.

Para utilizar el botón de la nueva prueba de débito, la cuenta de fondos debe cumplir los siguientes requisitos:

• El socio de procesamiento de pagos debe ser Bambora.

• El estado de la cuenta de fondos debe ser Aceptado.

• Una cuenta de fondos no debe estar en espera temporal debido a un financiamiento inadecuado con Bambora.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La prueba de débito permite que los clientes confirmen que el procesador de pagos (Bambora) puede debitar desde la cuenta de fondos y que esta está lista para ser utilizada para pagar a los empleados y las tarjetas de empresa. Un cliente puede consultar su extracto bancario a su banco para confirmar un débito de 0,01 de Bambora antes de asignar una nueva cuenta de fondos a un lote de empleados o tarjetas.

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios en constante cambio, SAP Concur involucró a socios dedicados de procesamiento de pago de terceros con experiencia y adaptados a los diversos mercados geográficos, y desarrolló un producto de pago de última generación: Expense Pay: Global.

Como se anunció previamente en estas notas de la release (septiembre de 2017), a partir de ahora, SAP Concur utilizará un producto Expense Pay para ofrecer servicios a su empresa en todo el mundo. El producto Expense Pay: Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas heredadas existentes de Expense Pay (clásico) (incluidos NA Pay, EMEA Pay y luego APA Pay). Para clientes de SAP Concur con un producto Expense Pay, Expense Pay: Global será nuestro producto de vanguardia. Esta notificación comienza nuestro proceso de baja de todos los productos heredados Expense Pay (clásico).

EXPENSE PAY – NORTEAMÉRICA Y EXPENSE PAY – LIMITACIONES PARA EMEA

SAP Concur no permite que los clientes agreguen las siguientes monedas con el producto clásico: dólar estadounidense, dólar canadiense, peso mexicano, euro, franco suizo, corona danesa, corona sueca y libras esterlinas. Si un cliente ya implementó y utiliza estas monedas con el producto clásico, podrá continuar usándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de baja definida.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La oferta de Expense Pay: Global cumple las mejores prácticas de la industria para la funcionalidad del procesamiento de pagos en SAP Concur.

Gastos de próxima generación (PróxGen)

Actualización: Para responder y aprovechar el feedback de los clientes, y para estar en consonancia con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición correcta y fluida, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para la próxima generación de Gastos.

SAP Concur está comprometido con la mejora constante de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar estas funciones. Cómo los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Constantemente escuchamos a nuestros clientes y pedimos comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia del usuario.

Gastos de próxima generación es la evolución de la experiencia del usuario de SAP Concur. Se construyó de la investigación exhaustiva del usuario y analíticas de los datos que incluye 680 conversaciones personales, 58 estudios de usabilidad, más de 3000 respuestas a encuestas y 1,3 mil millones de acciones del usuario.

Los clientes podrán visualizar previamente y optar por incluir los gastos de próxima generación antes de la fecha límite obligatoria.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Gastos diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología no solo proporciona una IU mejorada, sino que también permite a SAP Concur reaccionar de forma más rápida a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades siempre cambiantes cuando suceden.

Administración

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite a los administradores iniciar sesión con varias cuentas (planificado para una release futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Budget

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Comprobantes electrónicos

Como parte de nuestro compromiso continuo con los comprobantes electrónicos y del informe de gastos sin esfuerzo, los comprobantes electrónicos aéreos generados por SAP Concur basados en datos del ticket y cupón de GDS y algunas transacciones de TripLink ahora tienen una nueva apariencia.

Beneficio del usuario/cliente: Esta modificación adapta los comprobantes electrónicos aéreos al formato de comprobante electrónico estándar de SAP Concur, lo cual brinda a los usuarios una experiencia más uniforme en Concur Expense. El formato también es más cómodo para usuarios que trabajan en Gastos de próxima generación. Esta modificación también elimina un problema de rendimiento/estabilidad para usuarios finales que en ocasiones no podían ver los nuevos comprobantes electrónicos aéreos tan rápido como deberían.

Contraseñas

SAP Concur agregará una nueva función ¿Olvidó la contraseña? para la página Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña.

Cuando se implemente la nueva función ¿Olvidó la contraseña? ¿Olvidó la contraseña? (planificada para el 11 de mayo), la siguiente página ¿Olvidó la contraseña? se tornará obsoleta:

• Preguntas de seguridad: los usuarios ya no podrán recibir solicitudes de preguntas de seguridad para la autenticación del inicio de sesión.

• Texto en la página: ya no se mostrará texto personalizado de la empresa.

• Sugerencias de contraseñas: ya no estará disponible la opción Enviarme un correo electrónico con la sugerencia de contraseña.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios y simplifica la experiencia de usuario.

Configuración de producto

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a las ediciones estándar de SAP Concur Expense, Invoice, Travel y Request, a fin de brindar a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

• El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con gasto, factura y/o solicitud.

• Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Comprobantes

SAP Concur pronto permitirá la conversión de comprobantes en papel a copias digitales con valor legal. La Digitalización de comprobantes brindará a los clientes de SAP Concur la capacidad de adaptar un comprobante en papel a una copia digital legal en conformidad con las autoridades gubernamentales o reguladores de su país.

Tras estar disponible para release general, esta función estará disponible para clientes nuevos y existentes en Francia y para aquellos que tengan configuraciones en Francia. Se incluirán países adicionales en releases futuras.

La función Digitalización de comprobantes requiere que los usuarios utilicen la IU de Gastos de próxima generación. Se recomienda que los usuarios migren hacia la IU de Gastos de próxima generación antes de activar este servicio.

Para capturar imágenes de comprobantes legales, los clientes también deben utilizar la aplicación móvil de SAP Concur y pueden utilizar ExpenseIt junto con la aplicación móvil, aunque esto no sea obligatorio.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda una opción de comprobantes sin papel que respeta los requisitos y regulaciones locales para el procesamiento de comprobantes de impuestos de papel a formato digital y el cumplimiento.

Seguridad

El campo de contraseña en los conjuntos de registro 100, 300, 305, 310 ya no se utilizarán para actualizar o reinicializar en masa las contraseñas de usuarios. SAP Concur modificará la función en importaciones de modo que el campo de contraseña solo se utilice si se crea una nueva cuenta de usuario. El campo ya no se podrá utilizar para actualizar o reinicializar en masa contraseñas de usuario. Las funciones de actualización y reemplazo de contraseñas en el registro 100 ya no se utilizarán.

Este cambio tendrá impacto en la importación de empleados y en las funciones de importación de usuarios.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de usuario de importación de empleados para la edición estándar de Concur.

Importación de usuarios: El campo de contraseña permanecerá disponible en la plantilla de Excel que se puede descargar, pero solo se leerá durante una importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo. Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de usuario de importación de usuarios.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de configuración de usuario para la edición estándar de Concur.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios.