Ayuda para administrador de la edición estándar de Concur Invoice

Resumen administrativo de la edición estándar de gastos de enero de 2019

Publicación inicial

Notas de la release

Admin | Agregar direcciones IP a lista de remitentes seguros

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a su Lista de remitentes seguros para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.
Asistentes | Suposición automática de que los usuarios son asistentes (Australia)

Concur Expense agrega automáticamente un empleado de Australia a un informe de gastos como un asistente si se crea un gasto con una comida empresarial u otro gasto que tenga asistentes. Los usuarios tienen la opción de eliminarse ellos mismos si en realidad no fueron asistentes.

Anteriormente, Concur Expense evitaba que los empleados de Australia se agreguen automáticamente como asistentes al crear gastos con asistentes.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización mejora el uso durante la creación de informes de gastos.

Campos personalizados | El campo Entrada del usuario siempre es de solo lectura

El campo Entrada del usuario en la página Administrar campos personalizados en Seguimiento de costos ahora es de solo lectura, independientemente de si se ha utilizado el campo personalizado asociado. Se ha eliminado el borde del campo para indicar que es de solo lectura.

Anteriormente, el campo Entrada del usuario en la página Administrar campos personalizados a veces permitía a los usuarios modificar el tipo de campo, incluso si se había utilizado el campo personalizado. Además, los campos en la columna Entrada del usuario generalmente se visualizaban como editables (campo con borde) cuando no lo eran.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización mejora el uso de campos personalizados.

Expense Pay: Global | (CAD) Programa de tarjeta adicional ahora admitido

Expense Pay: Global para Concur Expense ahora admite el siguiente programa de tarjeta de crédito para el dólar canadiense (CAD $):

  • US Bank VISA CAD

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta opción adicional puede acelerar el procesamiento de gastos de tarjeta de crédito.

Expense Pay: Global | (USD) Nuevo socio de procesamiento de pagos: WUBS

Los clientes del sector público pueden utilizar Western Union Business Solutions (WUBS) para procesar pagos en dólares estadounidenses (USD).

El producto Expense Pay: Global funciona del mismo modo independientemente del socio de procesamiento de pagos que su cuenta de fondos esté configurada para utilizar. La diferencia entre WUBS y Bambora (o Expense Pay clásico) es la manera en que las cuentas de fondos están configuradas en Concur Expense. Cada socio de procesamiento de pagos tiene formularios únicos que se deben completar, enviar y aprobar como parte del proceso de incorporación.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este socio de procesamiento de pagos adicional aumenta el valor de la oferta Expensa Pay: Global.

Expense Pay: Global | Actualización (USD / CAD): Baja de Pay clásico y migración a Pay Global (fecha límite el 1 de septiembre)

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios en constante cambio, SAP Concur involucró a socios dedicados de procesamiento de pago de terceros con experiencia y adaptados a los diversos mercados geográficos, y desarrolló un producto de pago de última generación: Expense Pay: Global.

Como se anunció previamente en estas notas de la release (septiembre de 2017), a partir de ahora, SAP Concur utilizará un producto Expense Pay para ofrecer servicios a su empresa en todo el mundo. El producto Expense Pay: Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas heredadas existentes de Expense Pay (clásico) (incluidos NA Pay, EMEA Pay y luego APA Pay). Para clientes de SAP Concur con un producto Expense Pay, Expense Pay: Global será nuestro producto de vanguardia. Esta notificación comienza nuestro proceso de baja de todos los productos heredados Expense Pay (clásico).

EXPENSE PAY – NORTEAMÉRICA Y EXPENSE PAY – LIMITACIONES PARA EMEA

SAP Concur no permite que los clientes agreguen las siguientes monedas con el producto clásico: dólar estadounidense, dólar canadiense, peso mexicano, euro, franco suizo, corona danesa, corona sueca y libras esterlinas. Si un cliente ya implementó y utiliza estas monedas con el producto clásico, podrá continuar usándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de baja definida.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La oferta de Expense Pay: Global cumple las mejores prácticas de la industria para la funcionalidad del procesamiento de pagos en SAP Concur.

Gastos de próxima generación (PróxGen) | **En curso** Nueva interfaz de usuario para usuarios finales de Concur Expense

Actualización: Para responder y aprovechar el feedback de los clientes, y para estar en consonancia con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición correcta y fluida, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para la próxima generación de Gastos.

SAP Concur está comprometido con la mejora constante de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar estas funciones. Cómo los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Constantemente escuchamos a nuestros clientes y pedimos comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia del usuario.

Gastos de próxima generación es la evolución de la experiencia del usuario de SAP Concur. Se construyó de la investigación exhaustiva del usuario y analíticas de los datos que incluye 680 conversaciones personales, 58 estudios de usabilidad, más de 3000 respuestas a encuestas y 1,3 mil millones de acciones del usuario.

Los clientes podrán visualizar previamente y optar por incluir los gastos de próxima generación antes de la fecha límite obligatoria.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Gastos diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología no solo proporciona una IU mejorada, sino que también permite a SAP Concur reaccionar de forma más rápida a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades siempre cambiantes cuando suceden.

Seguridad | Actualización de autenticación para la transferencia de archivos

SAP Concur actualizará una opción de autenticación para los clientes que transfieren archivos de SAP Concur y a este. Esto está previsto para el 16 de enero de 2019. La opción actualizada bloqueará las cuentas de usuarios con cinco intentos fallidos de autenticación. En algunas cuentas, esta opción ya está en funcionamiento. Este cambio se actualizará en todas las cuentas. El cambio en la autenticación no tiene efectos en el inicio de sesión a la aplicación principal de SAP Concur, sino que solo afecta el proceso de transferencia de archivos.

Estas son las URL que se ven afectadas:

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

Los clientes que hayan bloqueado sus cuentas deben comunicarse con el Servicio de asistencia al cliente de SAP Concur para solicitar el desbloqueo.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda mayor seguridad a los clientes cuando acceden a archivos importados y extraídos.

Cambios planificados

Los elementos en esta sección están marcados para releases futuras. Concur se reserva el derecho de posponer o eliminar completamente la implementación de cualquier mejora o modificación mencionada aquí.

Admin | **Cambios planificados** Archivar datos de usuarios desactivados

A medida que SAP Concur se expande, se deben tomar medidas para mejorar el rendimiento de nuestro sistema, de modo que podamos cumplir con las expectativas de nuestros clientes y las demandas de su negocio.

Nuestra meta general es mejorar considerablemente el rendimiento de los servicios de SAP Concur reduciendo la cantidad de datos que se encuentran en nuestro almacén de datos de producción. Al reducir los datos en el sistema de producción, podemos usar la memoria del servidor de una forma mucho más eficiente, lo cual reduce el tiempo de procesamiento de transacciones. Por ese motivo, SAP Concur desarrollará un proceso de archivo para usuarios que hayan sido desactivados por sus empleadores durante al menos tres años. El proceso de archivo traslada los datos de usuarios “desactivados” de nuestro almacén de datos de producción a un almacén de datos de informes aparte.

Beneficio del cliente/usuario: Al trasladar los datos de usuarios desactivados, se acelerará el tiempo de procesamiento de transacciones. Además, esto proporciona un entorno más seguro para la información personal de usuarios inactivos.

IMPORTANTE

Actualmente, estamos realizando una prueba piloto del proceso y evaluando los resultados. Nuestra meta es garantizar que los clientes no resulten afectados negativamente, que hayamos considerado todos los escenarios pertinentes, y que el proceso de archivo genere los resultados deseados.

No hay fecha prevista para la implementación de este nuevo proceso. La anunciaremos por medio de notas de la release con anticipación.

Admin | **Cambios planificados** Nueva página de inicio de sesión de SAP Concur

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) se registrarán sin tener que ingresar las credenciales adicionales. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

  • Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

  • Inicio de sesión con varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas.

  • Eliminación de sugerencia de contraseña: brinda mayor seguridad para los usuarios y para SAP Concur.

  • Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Budget | **Cambios planificados** Flujos de trabajo para Budget

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Comprobantes electrónicos | **Cambios planificados** Ya no se aceptan automáticamente como comprobantes

La tecnología de comprobantes electrónicos avanza rápidamente. En la actualidad, las reglas de manejo de comprobantes están codificadas para aceptar comprobantes electrónicos que cumplan con requisitos de imagen. En el futuro, a medida que los comprobantes electrónicos se vuelvan más frecuentes y las leyes sobre ellos se vuelvan más complejas, esta no será una suposición válida para todos los países y circunstancias.

Los clientes que deseen conservar la conducta actual de su sistema, es decir continuar aceptando comprobantes electrónicos que cumplan con requisitos de imagen, deberán configurar una regla de comprobante personalizada.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio permitirá que los clientes que utilizan comprobantes electrónicos continúen cumpliendo con los requisitos reglamentarios y contractuales para que la documentación corrobore un gasto.

Configuración de producto | **Cambios planificados** Opción de autoservicio de registro único (SSO) próximamente en SAP Concur

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a las ediciones estándar de SAP Concur Expense, Invoice, Travel y Request, a fin de brindar a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

  • El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con gasto, factura y/o solicitud.

  • Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda una opción de autoservicio para configurar el SSO.

Notificaciones a clientes

Subprocesadores no afiliados de SAP Concur

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur list of Subprocessors (solo en inglés)

Certificaciones mensuales del navegador

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planeadas, están disponibles con las otras notas de release mensuales de SAP Concur, a las que se puede acceder desde Novedades: Edición estándar.