En la página Ruta de aprobación, puede seleccionar el proceso al que se someten las solicitudes de compra para su aprobación. Puede seleccionar entre varias posibilidades de ruta, según las necesidades de su empresa. También puede seleccionar si los gerentes y empleados pueden agregar más aprobadores al proceso. Cuando la solicitud de compra recibe la aprobación final, está lista para exportarse y pagarse.

Comprensión de las opciones de ruta

Si seleccionaProcesador, usará la ruta de aprobación más fácil. El informe pasará del empleado al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas. La opción de solo procesador será la configuración predeterminada. En el caso de las pequeñas empresas, se prefiere esta opción porque elimina un proceso de aprobación duplicado.

Si selecciona Gerente > Procesador, el informe pasará del empleado a su gerente para su aprobación y, luego, al procesador para la aprobación en la página Procesar solicitudes.

La configuración requerida para la opción Gerente > Procesador es la siguiente: Cada empleado debe tener seleccionado un gerente en el campo Gerente en la página Información de usuario.

Si selecciona Gerente > Aprobadorautorizado > Procesador, establecerá los límites por aprobador sobre los montos de la solicitud de compra que pueden aprobar en la página Información se usuario. La solicitud de compra pasará del empleado a su gerente. Si su gerente no tiene el límite de aprobación suficiente, entonces se le solicitará que seleccione a un aprobador adicional de una lista de usuarios que tienen el límite de aprobación suficiente. Desde el aprobador autorizado, la solicitud de compra se enviará al procesador para la aprobación en la página Procesar solicitudes.

La configuración requerida para la opción Gerente > Aprobadorautorizado > Procesador es la siguiente:

• Cada empleado debe tener seleccionado un gerente en el campo Gerente en la página Información de usuario.

• Cada gerente debe tener un límite de aprobación ingresado en el campo ¿Aprobación de límite autorizado? en la página Información de usuario.

Si selecciona Gerente > Gerentedel gerente (hasta 5 niveles) > Procesador, la solicitud de compra irá del empleado a su gerente para la aprobación. Si el gerente del que envía posee un límite de aprobación suficiente, entonces la solicitud de compra se enviará al procesador para su aprobación en la página Procesar solicitudes (al igual que la opción Gerente > Procesador.) Si el gerente del empleado carece de un límite de aprobación suficiente, la solicitud de compra se enviará al gerente del gerente, y así hasta pasar por un total de cinco gerentes si es necesario, hasta que un gerente con un límite de aprobación suficiente permita que la solicitud de compra se envíe al procesador para la aprobación en la página Procesarsolicitudes.

La configuración requerida para la opción Gerente > Gerentedel gerente (hasta 5 niveles) > Procesador es la siguiente:

• Cada empleado debe tener seleccionado un gerente en el campo Gerente en la página Información de usuario.

• Cada gerente debe tener un monto ingresado en el campo ¿Aprobación de límite autorizado? en la página Información de usuario. Asegúrese de que el gerente final tenga un límite de aprobación muy alto para que todas las solicitudes de compra se puedan aprobar con éxito. Además, asegúrese de que al menos otro gerente debe tener un límite de aprobación muy alto para que las solicitudes de compra enviadas por el gerente final se puedan aprobar con éxito. No olvide que nadie puede aprobar sus propias solicitudes de compra.

Si selecciona la opción Incluir autorizador de presupuesto se agregará el paso de autorización de presupuesto a las opciones de ruta de autorización en la página Ruta de autorización. El paso de autorización de presupuesto se colocará antes del paso de procesador. Una vez que haya incluido la autorización del presupuesto, aparecerá la pestaña Gestionar autorizadores (Opcional) en la página Agregar elemento de presupuesto donde puede agregar a los autorizadores.

Para definir su opción de ruta de solicitud de compra, seleccione (habilite) la casilla de verificación para la opción de ruta de aprobación de la solicitud solicitudes de compra deseada.

Cómo funciona la configuración del vencimiento de la aprobación

Puede configurar la cantidad de días después de que la solicitud solicitudes de compra en espera de aprobación se envía automáticamente a un gerente de aprobación mediante la selección (activación) y la configuración de la opción Configurar el vencimiento de la aprobación pendiente y enviar al gerente después de (en días). La opción se selecciona (activa) de manera predeterminada y el intervalo de vencimiento predeterminado es 10 días.

Si un aprobador no aprueba una solicitud de compra antes de que transcurra el intervalo de vencimiento, el sistema envía la solicitud de compra al siguientes aprobador en el flujo de trabajo de aprobación.

Si la opción se elimina (desactiva), la solicitud de compra sigue en la cola de pendientes del aprobador.

Seleccionar (activar) la opción permite que el sistema realice las siguientes acciones:

• Cuando ingresa la solicitud de compra al paso Aprobación pendiente del flujo de trabajo para el aprobador, el sistema comienza a tomarle el tiempo al aprobador.

• Si el intervalo de vencimiento transcurre, el sistema reasigna automáticamente la solicitud de compra afectada al gerente de aprobación y se vuelve a configurar el cronograma. Si vuelve a transcurrir el intervalo, el sistema reenvía la solicitud de compra al siguiente aprobador o al procesador.

Comprensión de las opciones de aprobadores adicionales

Tiene la opción de elegir si los gerentes y los empleados pueden agregar más aprobadores a la ruta de aprobación de solicitudes de compra. Si selecciona cualquier opción, el gerente o el empleado verá un botón después de la aprobación o del envío que le permite seleccionar otro aprobador. El aprobador que selecciona se agrega a la ruta de aprobación después de él, entonces la solicitud continúa en la ruta existente. El aprobador adicional no reemplaza a los aprobadores estándar.

Para permitirles a los gerentes o empleados agregar aprobadores, seleccione la casilla de verificación relevante.

Comprensión de la opción de recuperación

Tiene la opción de permitir a los empleados recuperar una solicitud de compra enviada en cualquier momento antes de que el aprobador acepte la solicitud.

Al recuperar una solicitud de compra, el empleado puede realizar las siguientes acciones:

• Editar y volver a enviar la solicitud de compra.

• Eliminar la solicitud de compra.

Al recuperar una solicitud de compra, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se escribe un registro en el seguimiento de auditoría que muestra la acción en la solicitud de compra como Recuperación de la solicitud.

• El nombre del usuario que recupera la solicitud de compra se muestra en la columna Estado de la página Solicitudes pendientes.

• El flujo de trabajo se restablece.

Para permitir que los empleados recuperen solicitudes de compra enviadas, deje seleccionada (habilitada) la casilla de verificación

Comprensión de la transferencia automática de órdenes de compra

Tiene la opción de quitar un paso del flujo de trabajo en el proceso de orden de compra. Concur Invoice transferirá las órdenes de compra desde la solicitud de compra procesada directamente al proveedor.

Para permitir quitar un paso del flujo de trabajo en el proceso de orden de compra y de ese modo transferir automáticamente la orden de compra, deje seleccionada (habilitada) la casilla de verificación.