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Los clientes que tengan varios elementos de presupuesto podrán buscarlos y actualizarlos más rápidamente con la nueva funcionalidad de búsqueda y filtro en Elementos del presupuesto. Los clientes pueden buscar y filtrar según el nombre del presupuesto, la descripción del presupuesto, el nombre del propietario o el correo electrónico del propietario.

Además, existe una lista de ejercicios que los clientes pueden utilizar para filtrar y buscar elementos del presupuesto. La lista mostrará el ejercicio actual como valor predeterminado.

Las funcionalidades de búsqueda y filtro no se aplican a exportaciones en este punto.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función permite que los clientes busquen y actualicen los elementos de presupuesto más fácilmente.

Los clientes que utilizan presupuestos con importe cero para realizar un seguimiento de los elementos de presupuesto ahora podrán crear reglas de auditoría para calcular los porcentajes de presupuesto para elementos de presupuesto con importe cero en Reglas de auditoría personalizadas con el fin de garantizar que los gastos no alcancen un presupuesto con importe cero. Para esta función, los clientes podrán utilizar las opciones Monto del presupuesto e Importe de presupuesto restante en Reglas de auditoría personalizadas.

Si el importe de presupuesto restante es igual o mayor que cero, el porcentaje de consumo total utilizará cero. Si el importe de presupuesto restante es negativo, el porcetanje de consumo utilizará 999.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas nuevas opciones de regla de auditoría brindan a los clientes visibilidad y garantizan que los gastos no alcancen un presupuesto con importe cero.

Para mejorar las reglas de auditoría de Budget, SAP Concur rediseñó las reglas de auditoría de presupuesto para que Budget tenga su propio evento de Envío de presupuesto de solicitud de pagos en Reglas de auditoría.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes compatibilidad mejorada para reglas de auditoría complejas.

Los usuarios de Concur Open y Concur Open personalizado pueden suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre productos de SAP Concur que utilizan. Como parte del proceso de suscripción, SAP Concur envía un correo electrónico de verificación al usuario. El usuario debe hacer clic en Verificar en el correo electrónico para recibir las notificaciones.

Dado que algunos usuarios no completan el paso de verificación, SAP Concur agregó un recordatorio en la página de suscripción.

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a su Lista de remitentes seguros para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.

SAP Concur brindó notas de la release sobre las notificaciones por correo electrónico actualizadas durante varios meses. Tenga en cuenta que discontinuaremos esta nota de la release cuando finalice este mes.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• El contenido de los correos electrónicos no se modificó; solo se actualizó el aspecto.

• Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en la disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que el correo electrónico de Gasto sea el primero y luego sigan las notificaciones de Gasto.

• No hay fecha de fin asignada para el proyecto. Los cambios pueden demorar más de un año.

IMPORTANTE PARA CLIENTES DE SSO

Para los clientes que utilizan SSO, es posible que una URL extensa se reemplace por www.concursolutions.com. Por ejemplo, es posible que se reemplace la URL en el correo electrónico sobre cambio de estado del informe de gastos. Debido a que algunas URL pueden tener hasta 200 caracteres de longitud, se tomó la decisión de suministrar el enlace www.concursolutions.com en su lugar, lo cual brinda una mejor experiencia para usuarios.

El enlace en el correo electrónico todavía funciona del mismo modo: redirecciona al usuario para autenticación de SSO adecuada. El usuario puede ver la URL subyacente en cualquier momento pasando el puntero del mouse sobre el enlace www.concursolutions.com.

Este cambio no afecta a los correos electrónicos en los cuales el usuario hace clic en un botón, en lugar de un enlace, para acceder a Concur Expense.

Todas las empresas deben tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal y confidencial de sus empleados. Según las mejores prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad, los campos personalizados no deben incluir datos personales o confidenciales.

En un esfuerzo por garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur emitió un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual caducará el 16 de marzo de 2019.

Los clientes que hayan fijado este certificado que caducará deberán actualizar al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado fijado no está actualizado antes del 16 de marzo de 2019, habrá una alteración en los productos y servicios de SAP Concur para su organización y sus usuarios.

Los clientes que no hayan fijado el certificado no deben realizar ninguna acción, ya que el nuevo certificado se actualiza automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que se trata de una mejora en el programa de seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará con una frecuencia anual.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización ofrece seguridad continua para nuestros productos y servicios.

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SAP Concur agregará una nueva función ¿Olvidó la contraseña? para la página Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña.

Cuando se implemente la nueva función ¿Olvidó la contraseña? (planificada para el 11 de mayo), la siguiente funcionalidad de la página ¿Olvidó la contraseña? se tornará obsoleta:

• Preguntas de seguridad: los usuarios ya no podrán recibir solicitudes de preguntas de seguridad para la autenticación del inicio de sesión.

• Texto en la página: ya no se mostrará texto personalizado de la empresa.

• Sugerencias de contraseñas: ya no estará disponible la opción Enviarme un correo electrónico con la sugerencia de contraseña.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios y simplifica la experiencia de usuario.

En una release futura, se eliminará la capacidad de restablecer o actualizar contraseñas de usuarios mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado. La capacidad de establecer contraseñas para usuarios nuevos durante la importación inicial mediante las funciones Importar usuario e Importar empleado todavía estará disponible.

IMPORTACIÓN DE USUARIOS

El campo de contraseña permanecerá disponible en la plantilla de Excel que se puede descargar, pero solo se leerá durante la importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de configuración de usuario para la edición estándar de Concur.

IMPORTACIÓN DE EMPLEADOS

Los campos de contraseña permanecerán disponibles en los conjuntos de registros 100, 300, 305, y 310, pero solo se leerán durante la importación inicial del archivo o al crear un nuevo usuario en el sistema. El sistema ignorará los usos subsiguientes del campo. Las funciones de actualización y reemplazo de contraseñas en el registro 100 ya no se utilizarán.

Para obtener información general sobre esta funcionalidad, consulte Compartido: Guía de usuario de importación de empleados para la edición estándar de Concur.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ofrece mayor seguridad para las contraseñas de usuarios.

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

Actualmente, SSO está admitido para Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request y Concur Travel. SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a SAP Concur a fin de brindar a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

• El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con Concur Expense, Concur Invoice o Concur Request.

• Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes de SAP Concur una opción de autoservicio para configurar el SSO.

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) podrán iniciar el proceso de inicio de sesión SSO en www.concursolutions.com. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite a los administradores iniciar sesión con varias cuentas (planificado para una release futura)

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Concur Expense, Concur Invoice y Purchase Request

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Concur Invoice

En una release futura, SAP Concur reemplazará las instancias del término “solicitud de pago” y sus iteraciones con el término “factura” y sus iteraciones. Estos cambios se aplicarán en la interfaz de usuario, la documentación de Concur Invoice y toda otra documentación de productos de SAP Concur donde aparezca el término.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio ayuda a garantizar que la terminología utilizada en SAP Concur sea coherente con la terminología estándar de la industria.