Agregar un elemento de presupuesto
Puede agregar una posición de presupuesto para definir un presupuesto, incluidos el ejercicio o el rango de fechas, el propietario del presupuesto, el nombre del presupuesto y el nombre de visualización del presupuesto.
Para agregar un elemento de presupuesto:
En la ficha Elementos del presupuesto, haga clic en Nuevo.
Aparece la ventana Agregar posición del presupuesto.
Complete todos los campos obligatorios.
Campo
Descripción/acción
Nombre del presupuesto
(obligatorio)
Ingrese un nombre del presupuesto. El nombre puede ser cualquier combinación de caracteres, pero debe ser único por ejercicio.
El nombre del presupuesto, el ejercicio y el propietario del presupuesto son la clave única del registro de presupuesto. El nombre del presupuesto no es visible para los usuarios.
Nombre de visualización del presupuesto
(obligatorio)
Ingrese una descripción del elemento de presupuesto, que se mostrará en el panel de presupuesto, en la vista en transacción y en la aplicación móvil para propietarios, visualizadores y gerentes de presupuesto. Máximo 50 caracteres.
NOTA: Para los usuarios de Mobile, el límite es de 20 caracteres.
Propietario del presupuesto
(obligatorio)
Escriba las primeras tres letras del nombre del propietario del presupuesto para buscar un propietario. El resultado muestra todos los usuarios con el role Propietario del presupuesto.
Tipo de período
(obligatorio)
Seleccione una de las siguientes opciones:
Anualmente
Trimestralmente
Mensualmente
Rango de fechas
Los presupuestos con rango de fechas se definen por fecha de inicio y finalización en lugar de por ejercicios, y contienen un solo período de presupuesto.
NOTA: Seleccionar un tipo de período volverá a generar los periodos de presupuesto con montos de cero.
Ejercicio
Seleccione el ejercicio asociado con esta posición de presupuesto o deje en blanco para posiciones de presupuesto con rango de fechas.
Fecha de inicio
La fecha de inicio de la posición del presupuesto. Solo aparece si se seleccionó Rango de fechas en el campo Tipo de período.
Fecha de finalización
La fecha de finalización de la posición del presupuesto. Solo aparece si se seleccionó Rango de fechas en el campo Tipo de período.
Moneda
(Opcional)
Seleccione la moneda asociada a este Elemento del presupuesto.
NOTA: La lista de monedas ya no se puede editar si el elemento de presupuesto está asociado con un elemento de gastos.
Categoría del presupuesto
(Opcional)
Seleccione la Categoría del presupuesto asociada a este Elemento del presupuesto.
Tipo de presupuesto
Seleccione el tipo de presupuesto, que puede ser Cuenta de presupuesto (predeterminado), Cuenta restringida o Cuenta personal. Los presupuestos de uso personal son presupuestos asociados con una persona para educación, derechos u otros beneficios. Los elementos de gasto coincidirán con el presupuesto personal si el propietario del presupuesto y el solicitante del elemento de gasto son la misma persona, y se cumplen las otras coincidencias configuradas en Elementos del presupuesto. Una cuenta restringida es otro nombre para una subvención o un presupuesto con un motivo.
Presupuesto de prueba
(Opcional)
Seleccione (habilite) la casilla de verificación Presupuesto de prueba si desea que Concur Invoice, Concur Expense o Concur Request solo capturen transacciones para usuarios de prueba. Si deselecciona (deshabilita) esta opción, Concur Invoice, Concur Expense o Concur Request ignorarán las transacciones de usuarios de prueba.
NOTA: Para que esta función funcione, debe tener configurado usuarios de prueba en la herramienta Admin. de usuario de prueba.
En la pestaña Detalles de presupuesto, en la columna Monto presupuestado, ingrese los montos presupuestados para cada uno de los períodos de presupuesto disponibles. Los períodos de presupuesto disponibles están controlados por el campo Tipo de período. Las otras columnas son campos de solo lectura.
NOTA: Si un monto del período de presupuesto es cero (o negativo) y un empleado envía un informe de gastos, una factura o una solicitud contra dicho período de presupuesto específico, el sistema no emitirá notificaciones a los responsables de presupuesto acerca de haber alcanzado el límite o de estar por encima del límite.
En la pestaña Campos de seguimiento de presupuesto (opcional), active los campos y las listas conectadas que desea utilizar como filtros de captura de gastos. Si un campo de seguimiento de presupuesto está activado con el valor Ninguno, no se captura ningún gasto.
Columna
Descripción/acción
Estado
Esto indica el estado Activo o Inactivo del campo de seguimiento de presupuesto. Para activar un campo de seguimiento de presupuesto, seleccione (habilite) la casilla de verificación para el campo de seguimiento de presupuesto deseado.
Nombre
Este es el nombre del campo de seguimiento de presupuesto.
Tipo
Este es el tipo de entrada del campo de seguimiento. Los siguientes tipos están disponibles:
Lista
Lista conectada
Formulario libre
Operador
Los siguientes operadores están disponibles:
IsEqual: este es el operador predeterminado que filtrará según un valor en la columna Valor. Si se selecciona el valor Ninguno, se filtrará según cualquier valor o todos los valores en la lista. El administrador puede cambiar el operador de ser necesario. Por ejemplo, un presupuesto departamental para el departamento de Finanzas tendrá el siguiente filtro de campo de seguimiento de presupuesto: Departamento IsEqual Finanzas.
IsNotEqual: este operador es útil si necesita todos los valores excepto uno o cuando un campo en el informe de gastos o en la factura es opcional y puede tener valores en blanco además de valores válidos. Por ejemplo, si hay un presupuesto separado para el departamento de Capacitación en su empresa, Capacitación tendrá el operador IsEqual y los otros departamentos tendrán el operador IsNotEqual.
IsBlank: con este operador, los presupuestos coincidirán si el elemento de gastos no tienen ningún valor, y entonces se ignorará el valor del campo de seguimiento de presupuesto. La asignación a un presupuesto se realizará y no tendrá lugar ninguna búsqueda ni filtro.
IsNotBlank: con este operador, los presupuestos coincidirán si el elemento de gastos tiene un valor, y entonces se considerará el valor del campo de seguimiento de presupuesto. La asignación a un presupuesto se realizará y tendrán lugar la búsqueda y el filtro.
InValueList: este operador permite ingresar una lista de valores separados por comas (no una lista actualizada ni conectada), que puede servirle a, por ejemplo, un propietario del presupuesto que es responsable de varios centros de costos en un solo presupuesto, o que quiere filtrar facturas y solicitudes de compra en una lista de proveedores específicos. Puede detallar los centros de costos o proveedores mediante un valor separado por comas. Este operador solo está disponible en los campos de texto de formulario libre.
NOTA: El InValueList debe estar separado por comas sin ningún espacio en medio. Los valores también deben ser códigos de lista. Por ejemplo, "FR" para "Francia".
NotInValueList: los administradores pueden utilizar este operador negativo para excluir determinados valores. Este operador solo está disponible en los campos de texto de formulario libre.
IsTrue: los administradores pueden utilizar este operador para filtrar según valores Booleanos. Este operador solo está disponible en los campos de texto de formulario libre. Por ejemplo, si los administradores seleccionan un valor de campo de seguimiento de presupuesto Booleano de Es facturable junto con el operador IsTrue, el sistema solo filtrará según los gastos que sean facturables. El operador IsTrue solo cubre Verdadero.
IsNotTrue: los administradores pueden utilizar este operador para filtrar según valores Booleanos. Si un campo Booleano no tiene un valor predeterminado y no es obligatorio, se guarda como Nulo (no como Verdadero ni Falso). El operador cubre Falso y Nulo y solo está disponible para campos de texto de formulario libre.
IsFalse: los administradores pueden utilizar este operador para filtrar según valores Booleanos. Este operador solo está disponible en los campos de texto de formulario libre. Por ejemplo, si los administradores seleccionan un valor de campo de seguimiento de presupuesto Booleano de Es facturable junto con el operador IsFalse, el sistema no filtrará según los gastos que sean facturables. El operador IsFalse solo cubre Falso y Nulo.
IsNotFalse: los administradores pueden utilizar este operador para filtrar según valores Booleanos. Este operador solo está disponible en los campos de texto de formulario libre. El operador IsNotFalse cubre Verdadero y Nulo.
Valor
Este es el valor predeterminado para el campo de seguimiento de presupuesto. Por ejemplo, si el nombre del campo es Departamento, el valor predeterminado puede incluir un departamento distinto de la empresa, como Ventas, TI y Marketing.
NOTA: Si un campo de seguimiento de presupuesto está activado con el valor Ninguno, no se captura el gasto. Seleccione o ingrese un valor para capturar el gasto previsto para el presupuesto.
Haga clic en la pestaña Gestionar visualizadores (opcional).
En el campo Texto de búsqueda, escriba las primeras tres letras del nombre del gerente y seleccione el nombre correcto de la lista, que se agregará luego a la lista Visualizadores asignados (rol de Visualizador de presupuesto). Asigne uno o más visualizadores de presupuestos para compartir visibilidad con otros usuarios. Los visualizadores de presupuestos verán los presupuestos en la sección Presupuesto compartido del panel Resumen del presupuesto.
Haga clic en la pestaña Gestionar autorizadores (opcional).
En el campo Texto de búsqueda, escriba las primeras tres letras del nombre del gerente y seleccione el nombre correcto en la lista, que se agregará a la lista Autorizadores asignados (rol de Autorizadores de presupuesto).
Haga clic en la pestaña Filtrar por gerentes (opcional).
En el campo Texto de búsqueda, escriba las primeras tres letras del nombre del gerente y seleccione el nombre correcto en la lista, que se agregará a la lista Gerentes asignados (rol de Gerente de presupuesto). Asigne el gerente de presupuesto a este elemento de presupuesto si este gasto se debe capturar mediante la jerarquía de gerentes. Los gerentes de presupuesto no aprueban gastos para aprobadores de presupuesto. Los gerentes de presupuestos verán los presupuestos en la sección Presupuesto compartido del panel Resumen del presupuesto.
Haga clic en Guardar.