Administración

SAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros servicios a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar nuevas direcciones IP a su Lista de remitentes seguros para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.

Inicialmente, la situación descrita aquí solo afectaba a empresas que utilizan Concur Expense. A partir de enero, los correos electrónicos de otros servicios de SAP Concur (como Concur Travel y Concur Pay) se pasarán a la nueva infraestructura de correo electrónico.

Continuaremos agregando otros servicios durante el primer trimestre de 2019. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.

SAP Concur brindó notas de la release sobre las notificaciones por correo electrónico actualizadas durante varios meses. Recuerde, este cambio solo afecta a empresas que filtran los correos electrónicos entrantes según las direcciones IP. Tenga en cuenta que discontinuaremos esta nota de la release dentro de dos meses.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Tenga en cuenta que el contenido de los correos electrónicos no se modificó; solo se actualizó el aspecto.

• Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en la disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.

• No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, quizás el correo electrónico de Expense sea el primero y luego sigan las notificaciones de Expense.

• No hay fecha de fin asignada al proyecto. Tenga previsto que los cambios pueden demorar más de un año.

SIGUIENTES PASOS

Si su empresa está utilizando actualmente campos personalizados para almacenar datos personales o confidenciales (por ejemplo, números de seguridad social, nombres de miembros de la familia u otra información de identificación personal), debe planificar eliminar esta información de los campos existentes dentro del servicio y modificar su configuración actual.

Para obtener información adicional, consulte las FAQ (solo en inglés).

En un esfuerzo por garantizar la seguridad continua de nuestros productos y servicios, SAP Concur emitió un nuevo certificado SSL concursolutions.com. El certificado actual caducará el 16 de marzo de 2019.

Los clientes que hayan fijado este certificado que caducará deberán actualizar al nuevo certificado antes del 16 de marzo de 2019. Si el certificado fijado no está actualizado antes del 16 de marzo de 2019, habrá una alteración en los productos y servicios de SAP Concur para su organización y sus usuarios.

Los clientes que no hayan fijado el certificado no deben realizar ninguna acción, ya que el nuevo certificado se actualiza automáticamente. La mayoría de los clientes no fijan el certificado.

Tenga en cuenta lo siguiente: Dado que se trata de una mejora en el programa de seguridad y cumplimiento, este certificado se actualizará con una frecuencia anual.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta actualización ofrece seguridad continua para nuestros productos y servicios.

Expense Pay

Los productos Expense Pay (clásico) de SAP Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios en constante cambio, SAP Concur involucró a socios dedicados de procesamiento de pago de terceros con experiencia y adaptados a los diversos mercados geográficos, y desarrolló un producto de pago de última generación: Expense Pay: Global.

Como se anunció previamente en estas notas de la release (septiembre de 2017), a partir de ahora, SAP Concur utilizará un producto Expense Pay para ofrecer servicios a su empresa en todo el mundo. El producto Expense Pay: Global de SAP Concur reemplazará nuestras ofertas heredadas existentes de Expense Pay (clásico) (incluidos NA Pay, EMEA Pay y luego APA Pay). Para clientes de SAP Concur con un producto Expense Pay, Expense Pay: Global será nuestro producto de vanguardia. Esta notificación comienza nuestro proceso de baja de todos los productos heredados Expense Pay (clásico).

EXPENSE PAY – NORTEAMÉRICA Y EXPENSE PAY – LIMITACIONES PARA EMEA

SAP Concur no permite que los clientes agreguen las siguientes monedas con el producto clásico: dólar estadounidense, dólar canadiense, peso mexicano, euro, franco suizo, corona danesa, corona sueca y libras esterlinas. Si un cliente ya implementó y utiliza estas monedas con el producto clásico, podrá continuar usándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de baja definida.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La oferta de Expense Pay: Global cumple las mejores prácticas de la industria para la funcionalidad del procesamiento de pagos en SAP Concur.

Gastos de próxima generación (PróxGen)

Actualización: Para responder y aprovechar el feedback de los clientes, y para estar en consonancia con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición correcta y fluida, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para la próxima generación de Gastos.

SAP Concur está comprometido con la mejora constante de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar estas funciones. Cómo los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Constantemente escuchamos a nuestros clientes y pedimos comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia del usuario.

Gastos de próxima generación es la evolución de la experiencia del usuario de SAP Concur. Se construyó de la investigación exhaustiva del usuario y analíticas de los datos que incluye 680 conversaciones personales, 58 estudios de usabilidad, más de 3000 respuestas a encuestas y 1,3 mil millones de acciones del usuario.

Los clientes podrán visualizar previamente y optar por incluir los gastos de próxima generación antes de la fecha límite obligatoria.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Gastos diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología no solo proporciona una IU mejorada, sino que también permite a SAP Concur reaccionar de forma más rápida a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades siempre cambiantes cuando suceden.

Transporte público japonés (JPT)

La base de datos del transporte público japonés (JPT) de estaciones y líneas recibió modificaciones de mantenimiento de rutina, como agregados, cambios de nombre y eliminaciones.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Las listas en Concur Expense continúan reflejando las estaciones y líneas actuales del JPT.

Seguridad

Antes de 2017, se solicitaba a los Contactos de soporte autorizados (ASC) que utilizan el portal de soporte de SAP Concur que contesten preguntas de seguridad antes de interactuar con el soporte. Esta función se eliminó mientras se rediseñaba.

A partir del 3 de enero, esta función está disponible nuevamente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Los clientes valoran esta función porque brinda más seguridad y evita que alguien se haga pasar por:

• un ASC y, luego, solicite un cambio de configuración imprevisto o inadecuado;

  O bien:

• un usuario final y, luego, acceda a sus datos confidenciales.

Impuesto al valor agregado (IVA)

Con vigencia a partir del 1 de enero de 2019, México contará con una tarifa fronteriza reducida del ocho por ciento para los grupos de impuestos Todas las tarifas y Todas las tarifas no recuperables.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Cumplimiento del impuesto de la mejor práctica de actualización de negocios

Con vigencia a partir del 1 de noviembre de 2018, la tarifa especial reducida de Austria del 13 por ciento ya no se aplicará a los gastos de hoteles/alojamientos. Sin embargo, la tarifa reducida del 10 por ciento existente todavía se aplica.

Se conservará la tarifa especial reducida del 13 por ciento para transacciones de hoteles/alojamientos históricas entre el 1 de enero de 2016 y el 1 de noviembre de 2018.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Cumplimiento del impuesto de la mejor práctica de actualización de negocios

Administración

Esta información ya no aparecerá en las notas de la release.

Para obtener más información sobre usuarios desactivados, consulte la hoja informativa Información general: Archivar datos de usuarios desactivados.

SAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) se registrarán sin tener que ingresar las credenciales adicionales. Esta función está planificada para 2019.

La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:

• Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.

• Inicio de sesión con varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas.

• Eliminación de sugerencia de contraseña: brinda mayor seguridad para los usuarios y para SAP Concur.

• Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.

Budget

En las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles para Budget que SAP Concur ofrece permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.

Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.

La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.

De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.

Configuración de producto

El registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.

SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a las ediciones estándar de SAP Concur Expense, Invoice, Travel y Request, a fin de brindar a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.

Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.

• El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con gasto, factura y/o solicitud.

• Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.

Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda una opción de autoservicio para configurar el SSO.