Ayuda para administrador de la edición estándar de Concur Invoice

Proceso de importación de tipos de gastos y formatos de campos

El proceso de importación de tipos de gastos tiene tres pasos:

  1. Descargar la hoja de cálculo.

  2. Completar la hoja de cálculo.

  3. Cargar la hoja de cálculo.

Paso 1: Descargar la hoja de cálculo

El administrador puede descargar y usar la hoja de cálculo de la plantilla para ingresar los datos de tipos de gastos en el formato correcto.

Para descargar la hoja de cálculo:

  1. En la ventana Importar tipos de gastos, haga clic en Descargar la plantilla de importación de tipos de gastos.

  2. En la ventana Guardar como, seleccione una ubicación en su equipo para guardar la hoja de cálculo.

Paso 2: Completar la hoja de cálculo

La hoja de cálculo Importación de tipos de gastos contiene columnas para que los posibles campos de datos se importen. Las columnas con encabezado azul en negrita son campos obligatorios.

Campos de importación de tipos de gastos

Campo

¿Obligatorio?

Descripción

¿Eliminar?

S

S (Sí) o N (No)

Se usa para eliminar este tipo de gasto de la lista de tipos de gastos.

Debe especificar el valor (S o N) e incluir un valor del Nombre de tipo de gasto para identificar el tipo de gasto y agregarlo o eliminarlo de la lista.

¿Activar?

S

S (Sí) o N (No)

Se usa para activar este tipo de gasto de la lista de tipos de gastos.

Debe especificar el valor (S o N) e incluir un valor del Nombre de tipo de gasto para identificar el tipo de gasto y activarlo en la lista.

Grupo de políticas

N

En la página Grupos de políticas de la Configuración de producto, en la pestaña Factura, puede encontrar los códigos de grupo para los grupos de políticas que creó. Escriba el código de grupo para el grupo de políticas que desea usar.

Nombre del tipo de gasto

S

Nombre nuevo o existente del tipo de gastos en el idioma predeterminado. Este campo es obligatorio para los tipos de gastos especificados por el cliente.

Código de cuenta

S

Código de cuenta para el nodo de jerarquía deseado.

Categoría de gasto

N

Este campo define la categoría general de gastos con la cual se asocia el tipo de gasto.

Revisión del archivo final

Antes de importar la hoja de cálculo de los tipos de gastos, verifique que tenga el formato correcto.

Todas las celdas de la hoja de cálculo de Excel deben tener una designación de Texto o Número antes de cargarlas. Verifique siempre el formato de las celdas al finalizar. Si usa la función Reemplazar en Excel, tenga presente que es posible que no mantenga el formato de celda requerido. Las pruebas han demostrado que las celdas con formato como texto se convierten en formato general después de usar Reemplazar. Si las celdas no tienen formato como texto, se producirá un error al realizar la importación. Si es necesario, seleccione las celdas apropiadas y cambie el formato.

Paso 3: Cargar la hoja de cálculo

Cuando se completa la hoja de cálculo, puede cargarse en Factura estándar.

Para cargar la hoja de cálculo, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Tipos de factura en Administración > Opciones de factura o Opciones de factura y gasto.

  2. Haga clic en Importar. Aparecerá la ventana Importar tipos de gastos.

  3. Haga clic en Examinar para buscar el archivo en su equipo local.

  4. Haga clic en Importar.