Editar lista
En la página Editar lista, puede introducir valores que aparecerán en los campos. Solo los campos seleccionados y configurados como listas aparecerán en esta página. Al añadir los valores de lista, se evitará que los usuarios ingresen valores no válidos o mal escritos en el campo.
Ejemplo
Con frecuencia, sus empleados se olvidan de ingresar el nombre del proyecto en el formato correcto en sus informes de gastos. El administrador puede introducir los nombres de proyecto en un campo de listas, ya sea escribiendo los nombres o importándolos en una hoja de cálculo. Los usuarios solo pueden seleccionar nombres de proyecto válidos completando el campo Proyecto. En el campo Proyecto también está fijado como Requerido, los usuarios deben seleccionar un nombre de proyecto válido de la lista antes de enviar el informe.
Las listas también pueden completarse mediante la importación de una hoja de cálculo, excepto en el caso del campo del generador de códigos de cuenta alternativos, que se etiqueta con el sufijo (Código de cuenta). Cada elemento de lista debe tener un nombre de elemento y un código de elemento.
Solo clientes de QuickBooks
Si está utilizando la Integración financiera de QuickBooks, puede crear campos de listas personalizadas para asignar a los campos Clase y Cliente en QuickBooks (y un campo Ubicación al utilizar QuickBooks Online).
Agregar elementos de lista
Antes de crear un campo de tipo de lista, se recomienda planificar qué elementos de lista se incluirán en la lista y el orden en el cual desea visualizarlos.
Si utiliza códigos de cuenta alternativos, debe crear los elementos de lista para el campo del generador de códigos de cuenta de forma manual.
Para agregar elementos de lista a una lista de un solo nivel, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados o Agregar campo nuevo, haga clic en Agregar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Agregar. Aparecerán los campos Nombre de elemento y Código de elemento.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Agregar.
Repita estos pasos para cada elemento de lista que desea agregar y haga clic en Listo para regresar a la página Campos personalizados.
Para agregar elementos de lista a una lista (vinculada) de varios niveles, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados o Agregar campo nuevo, haga clic en Agregar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Agregar en la sección Primer nivel. Aparecerán los campos Nombre de elemento y Código de elemento. La lista en la sección Primer nivel es la lista principal.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Agregar.
Repita esto para cada elemento de lista que desea incluir en la lista principal.
Después de completar la lista principal, seleccione un elemento de lista en la sección Primer nivel (lista principal) y haga clic en Agregar en la sección Segundo nivel.
En el campo Nombre de elemento, escriba el nombre del elemento de lista.
En el campo Código de elemento, escriba el código del elemento de lista.
Haga clic en Agregar.
Repita esto para cada elemento de lista que desea incluir en la lista de segundo nivel para el elemento de la lista principal seleccionado y repita esto para crear listas de segundo nivel para cada elemento en la lista principal.
Si tiene listas de tercer nivel, seleccione un elemento en la lista de segundo nivel y repita los pasos para completar la lista de tercer nivel asociada a la lista de segundo nivel seleccionada. Repita esto para cada elemento de lista y cada nivel de lista.
Haga clic en Listo para regresar a la página Campos personalizados.
Editar elementos de lista
Para editar un elemento de lista, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en el elemento de lista deseado.
Haga clic en Editar.
Escriba la información nueva.
Haga clic en Guardar y, después, en Listo.
Filtrar elementos de lista
Para filtrar elementos de lista, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Filtrar elementos: Desactivado. Aparecerá el campo de filtro.
- En el campo de filtro, escriba las palabras según las que desea filtrar. Por ejemplo, si desea filtrar una lista de regiones para visualizar solo las regiones en el Oeste, puede escribir "Oeste" y solo aparecerán los elementos de lista que incluyan "Oeste".
Haga clic en el icono de lupa o pulse Intro. Los resultados filtrados aparecerán con el término de filtro resaltado.
Haga clic en X para borrar el filtro.
Eliminar elementos de lista
Para eliminar un elemento de lista, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en el elemento de lista deseado. Si desea eliminar un elemento de lista de una sublista que forma parte de una lista de varios niveles, seleccione el elemento o los elementos de la lista principal y seleccione el elemento de la sublista que desea eliminar.
Haga clic en Eliminar.
En la casilla de mensajes, haga clic en Eliminar y confirme que desea eliminar el elemento haciendo clic en Eliminar en la ventana Eliminación de elementos de lista.
Importar elementos de lista
Además de crear elementos de lista manualmente, puede importar elementos de lista desde una hoja de cálculo.
El proceso para importar elementos de lista es el siguiente:
Descargar la hoja de cálculo de importación de lista
Completar la hoja de cálculo de importación de lista
Cargar la hoja de cálculo de importación de lista
Ver los resultados de la validación de campos inicial
Ver los resultados de importación
Paso 1: Descargar la hoja de cálculo de importación de lista
Para descargar la hoja de cálculo de importación de lista, realice lo siguiente:
En la página Campos personalizados, haga clic en Administrar elementos de lista.
En la página Editar lista, haga clic en Importar lista. Aparecerá la ventana Importación de listas.
En el paso 1, debajo de Para descargar una plantilla de importación de listas, haga clic en el vínculo.
Haga clic en Guardar.
- 4. Según el navegador que utilice, el archivo se descargará en la ubicación de descarga predeterminada de su navegador o se le solicitará que elija una ubicación de descarga.
Paso 2: Completar la hoja de cálculo
Listas de un solo nivel y listas (vinculadas) de varios niveles
La hoja de cálculo para una lista de un solo nivel requiere el nombre de elemento y el código de elemento de cada elemento de lista que desee agregar o eliminar mediante la importación. Estos son los mismos valores que ingresaría al crear elementos de lista manualmente en Campos personalizados en Configuración de producto.
La hoja de cálculo para una lista de varios niveles requiere el nombre de elemento del elemento de lista que desea agregar o borrar, el código de elemento de ese elemento y los códigos de elemento de los elementos de lista que anteceden al elemento de lista agregado/eliminado en la jerarquía de lista.
Para una lista de un solo nivel, la hoja de cálculo descargada incluye 3 columnas y 2 filas.
La primera columna, ELIMINAR, se puede utilizar para eliminar elementos de lista existentes ingresando S en la columna ELIMINAR seguido del nombre y código del elemento de lista que desea eliminar.
La segunda y tercera columnas se pueden utilizar para agregar elementos de lista dejando la columna ELIMINAR vacía e ingresando el nombre y el código de elemento nuevos de los elementos de lista que desea agregar.
Para una lista de varios niveles, la hoja de cálculo descargada incluye la columna ELIMINAR, la columna de nombre de elemento y columnas para cada nivel en la jerarquía de lista.
Por ejemplo, la hoja de cálculo para una lista de varios niveles con 3 niveles incluirá la columna ELIMINAR, la columna NOMBRE (nombre de elemento) y tres columnas de Código de elemento: CÓDIGO DE NIVEL 01, CÓDIGO DE NIVEL 02 y CÓDIGO DE NIVEL 03.
El nombre de la lista que corresponde con cada nivel en la jerarquía aparece en la segunda fila de la hoja de cálculo descargada.
Requisitos de formato de importación de listas
La hoja de cálculo de importación de listas de Concur tiene los siguientes requisitos de formato:
Los valores en la fila del encabezado de la hoja de cálculo no se deben eliminar.
Todas las celdas de la hoja de cálculo deben tener un formato de Texto o Número antes de cargarlas. Las opciones de formato de las celdas están fijadas en General de forma predeterminada.
Si usa esta función, siempre verifique el formato de las celdas cuando termine. Si es necesario, seleccione las celdas apropiadas y cambie el formato.
Paso 3: Cargar la hoja de cálculo de importación de listas
La hoja de cálculo de importación de listas se carga en la página Importación de listas.
Para cargar la hoja de cálculo de importación de listas, realice lo siguiente:
En la página Editar lista, haga clic en Importar lista. Aparecerá la página Importación de listas.
En la página Importación de listas, haga clic en Seleccionar archivo.
- Seleccione el archivo que desea cargar y haga clic en Abrir.
En la página Importación de listas, haga clic en Cargar los datos.
Paso 4: Ver los resultados de la validación de campos
Después de procesar el archivo cargado, aparecerá la página Resultados de la validación de campos. Si algún elemento de lista no se importó, la página Resultados de la validación de campos enumera las filas de la tabla que no se importaron y proporciona información sobre el motivo.
Para ver los resultados de la validación de campos inicial, realice lo siguiente:
Haga clic en Cargar los datos en la página Importación de listas.
En la página Resultados de la validación de campos, revise los resultados.
Paso 5: Ver los resultados de importación
Una vez que el administrador hace clic en Cargar sus datos, los elementos de lista se colocan en la cola para la importación. El sistema los procesa lo más pronto posible. Le puede llevar unos minutos al sistema procesar los registros en la cola. Siempre que no existan más errores en el procesamiento de los registros, el sistema continuará con la importación.
El administrador puede usar la pestaña Revisar los resultados de la importación para ver el estado de la importación, además de los detalles de la importación, incluidos los errores generados. Después de que el administrador selecciona la fecha, la página muestra el estado de todas las importaciones en esa fecha, la cantidad de registros procesados y la cantidad de registros rechazados. Esta lista se organiza en orden descendente por horario a partir del momento en que el administrador importó el archivo inicialmente.
La página mostrará todos los archivos importados en la fecha especificada y en los 10 días anteriores.
La página Revisar Detalles de importación muestra los errores que pueden haber ocurrido durante la importación.
Para ver los resultados de la importación, realice lo siguiente:
Haga clic en Revisar los resultados de la importación. Aparecerá la página Revisar los resultados de la importación.
En el campo Fecha, escriba la fecha deseada.
Haga clic en Buscar.
La página Revisar los resultados de la importación les permite a los administradores ver los detalles sobre los registros procesados de un archivo en particular. Aquí el administrador puede ver detalles sobre lo siguiente:
Registros con errores: la página muestra el número de fila en la hoja de cálculo con el error que evitó que se importara el registro. Las columnas Descripción y Medida a tomar proporcionan la información necesaria para corregir el problema. Estos registros deben corregirse en este archivo y luego volver a cargarse.
Registros con advertencias: esta página muestra el número de fila en la hoja de cálculo donde el sistema importó el registro correctamente pero pudo haber un problema que el administrador debe investigar. Las columnas Descripción y Medida a tomar proporcionan la información de advertencia. El administrador debe considerar la advertencia y decidir si el problema justifica una mayor investigación. El administrador puede revisar la información de la importación utilizando la interfaz de usuario Administración de listas para realizar las modificaciones necesarias. Como alternativa, el administrador puede revisar el registro de listas directamente en el archivo de la hoja de cálculo, realizar las modificaciones necesarias allí y luego volver a cargar el archivo corregido.
Registros sin advertencias o errores: la página muestra el número de fila en la hoja de cálculo donde el sistema importó el registro correctamente.
Ver los detalles de la importación
Para ver los detalles de la importación, realice lo siguiente:
En la ventana Revisar los resultados de la importación, en Detalles, haga clic en el ícono asociado con la plantilla de la lista en la fila correspondiente.
La página se actualiza y muestra todos los registros con errores.
Seleccione el Tipo de problema que desea ver. Los detalles se pueden filtrar para mostrar los registros importados sin errores ni advertencias, los registros con advertencias, los registros con errores o todos los registros.
Revise las columnas Descripción y Medida a tomar para obtener los detalles sobre los registros con errores.