Solicitud

Durante los últimos meses, hubo notas de la release sobre la posibilidad de que los usuarios se excluyan de mensajes en el producto (IPM).

Para aclarar:

• Para clientes asignados al centro de datos de EMEA, a finales del año pasado, los usuarios tenían la posibilidad de excluirse.
• Para clientes asignados al centro de datos de Norteamérica, los usuarios tendrán la posibilidad de excluirse en etapas y SAP Concur planea tener esta función totalmente disponible a finales de abril.

Durante la release del 12 de mayo, se introdujeron algunos enlaces y cambios de procesos relacionados con cookies para cumplir con requisitos de consentimiento específicos de Europa.

Hay dos tipos de consentimiento cuando permite que se guarden las cookies en el equipo del usuario. Tal como se describe en las páginas siguientes, cada país decide qué opción utilizar. Las opciones son las siguientes:

• Consentimiento activo: El usuario acepta activamente el uso de cookies. En este caso, SAP Concur debe obtener el consentimiento del usuario antes de cargar cookies en el equipo de este último.
• Consentimiento pasivo: El usuario no impide que se guarden las cookies.

IMPORTANTE

Esta release no analiza el consentimiento para cookies ni la modificación de cookies. Tenga en cuenta lo siguiente:

• TrustArc, proveedor de gobernanza de datos maestros y privacidad global, supervisa y gestiona los procesos relacionados con cookies para SAP Concur. En las siguientes páginas, se describen varias opciones de consentimiento:
  • Tenga en cuenta que TrustArc proporciona el texto de consentimiento y gestiona todas las traducciones de dicho texto. Ni SAP Concur ni sus clientes pueden afectar el texto o la traducción en modo alguno.
  • Tal como se describe en las páginas siguientes, las regulaciones de consentimiento varían según el país. TrustArc determina la opción de consentimiento apropiada para cada usuario según las regulaciones de cada país. SAP Concur no puede afectar esa determinación en modo alguno ni tampoco posee una lista de los países y sus regulaciones de consentimiento.
  • Tenga en cuenta que el “país” hace referencia al país donde se encuentra físicamente el usuario cuando se registra en SAP Concur y no al país de residencia del usuario tal como se define en su perfil, ni a la ubicación de la empresa del usuario.
• De acuerdo con las regulaciones, los usuarios de SAP Concur deben completar los procesos de modificación y el consentimiento descritos en el presente. Las empresas no pueden tomar estas decisiones en nombre de sus usuarios.
• Una vez que el usuario haya aceptado activamente las cookies, no podrá modificar sus opciones de cookies para dejar de aceptarlas; solo podrá eliminar todas las cookies y volver a empezar.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones permiten que SAP Concur siga cumpliendo los requisitos de privacidad global.

Según se menciona en la nota de la release Nuevo enlace de preferencias de cookies en el pie de página de SAP Concur, se introdujeron cambios de procesos relacionados con cookies para cumplir con regulaciones de consentimiento específicas de Europa.

Para garantizar que SAP Concur responda correctamente a estas regulaciones, SAP Concur solicitó la asistencia de TrustArc, un proveedor de gobernanza de datos y privacidad global. Asegúrese de que el departamento de TI (o similar) de su organización agregue a TrustArc.com a su lista blanca para que supervise y gestione correctamente estos procesos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Al añadir el sitio a la lista blanca, se asegura de que TrustArc pueda acceder para gestionar requisitos de consentimiento en nombre de SAP Concur.

SAP Concur tiene una nueva función, Retención de datos, que permite que los clientes controlen por cuánto tiempo la solución de Concur almacena sus datos en función de los criterios de quién, cuándo y dónde.

La función ofrece las siguientes opciones:

• Posibilidad de que una empresa fije una cantidad de tiempo de calendario específica luego de la cual se eliminarán datos, tales como perfiles de usuario, itinerarios e informes de gastos antiguos.
• Acceso estricto a configuración de políticas con un correo electrónico.
• Posibilidad de colocar en espera a un usuario específico cuyos datos serán excluidos por esta función cuando se deba o se desee conservar datos más antiguos.
• Posibilidad de eliminar datos de un usuario específico independientemente de la configuración de retención de datos en toda la empresa.
• Resumen de alto nivel de eventos para controlar actividades de retención de datos.

Para Gasto, Solicitud y Facturas, en la edición estándar, se otorgó a los roles de administrador existentes el permiso para administrar (configurar y editar) la configuración de Retención de datos. Para Viajes, en la edición estándar, se creó un rol nuevo: Administrador de retención de datos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes la capacidad de cumplir con sus requisitos de cumplimiento específicos según la retención de datos.

Para clientes que actualmente pueden mostrar la página Acuerdo de privacidad a los usuarios, tenga en cuenta que, con esta release, SAP Concur planea eliminar esta página. Eso significa que la página Acuerdo de privacidad existente ya no se visualizará en ninguna circunstancia. Además, se eliminarán las opciones para personalizar el texto del acuerdo de privacidad y para aplicar políticas (por ejemplo, exigir que un usuario acepte el acuerdo de privacidad).

También en esta release, SAP Concur proporcionará una declaración de privacidad estándar a la que se puede acceder a través de un enlace en el pie de página. La nueva declaración de privacidad de SAP Concur describe la responsabilidad de SAP Concur como “procesador” de datos del cliente.

Para clientes que actualmente muestran la página Acuerdo de privacidad a los usuarios, tenga en cuenta que, con esta release, SAP Concur planea eliminar esta página. Eso significa que la página Acuerdo de privacidad existente ya no se visualizará en ninguna circunstancia. Además, se eliminarán las opciones para personalizar el texto del acuerdo de privacidad y para aplicar políticas (por ejemplo, exigir que un usuario acepte el acuerdo de privacidad).

También en esta release, SAP Concur proporcionará una declaración de privacidad estándar a la que se puede acceder a través de un enlace en el pie de página. La nueva declaración de privacidad de SAP Concur describe la responsabilidad de SAP Concur como “procesador” de datos del cliente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El objetivo del cambio es garantizar que todos los clientes vean la misma declaración de privacidad de SAP Concur no modificada.

SAP Concur actualizará el correo electrónico saliente de los empleados para utilizar direcciones de correo electrónico sap.com en lugar de concur.com. Esto significa que los clientes recibirán comunicaciones por correo electrónico de ambos dominios. Los clientes pueden comunicarse con el departamento de TI para agregar “sap.com” a su lista blanca de correo electrónico.

Se seguirán admitiendo comunicaciones enviadas a SAP Concur desde direcciones de correo electrónico concur.com, incluidas:

• plans@concur.com
• receipts@concur.com
• y todas las demás direcciones de correo electrónico concur.com

Fondo: En enero de este año, compartimos con usted nuestra evolución para el logotipo y la marca SAP Concur. Como parte de nuestra evolución para la marca SAP Concur, y a medida que seguimos aprovechando los activos de los que disponemos como miembros de la familia SAP, verá comunicaciones por correo electrónico de Concur provenientes del dominio de correo electrónico @sap.com, además de @concur.com. Puede estar seguro que las comunicaciones provenientes de cualquiera de estas direcciones serán de la misma persona, y puede interactuar con nosotros a través de cualquiera de ellas.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: SAP Concur se está trasladando a la marca SAP, lo cual implica actualizar las comunicaciones por correo electrónico para utilizar direcciones de correo electrónico en el dominio sap.com.

Presupuesto

Con la función de Presupuesto, los clientes pueden configurar todos los componentes de un presupuesto: un año fiscal para determinar el período de presupuesto, campos de seguimiento de presupuesto para rastrear los gastos a nivel de un centro de costos (centro de ganancias), categorías de presupuesto para agrupar los tipos de gasto para presupuestos, que son los presupuestos anuales reales, una jerarquía de gerentes de presupuesto para asignar a los empleados a los presupuestos correctos, y elementos de presupuesto que definen el presupuesto e incluyen año fiscal, propietario, nombre y descripción del presupuesto.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función hace que los presupuestos sean visibles, accionables y en tiempo real para autorizadores y propietarios de presupuesto, lo que conduce a decisiones de alta calidad para clientes de Solicitud.

Los clientes ahora pueden ver nuevas funciones y ampliaciones de presupuesto en las nuevas Notas de la release sobre presupuesto, que se encuentran en la misma página que las otras notas de la release de los productos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Las notas de la release individuales ofrecen una gran visibilidad para Concur Budget.

Cambios planificados

Los elementos en esta sección están marcados para releases futuras. Concur se reserva el derecho de posponer o eliminar completamente la implementación de cualquier mejora o modificación mencionada aquí.

SAP Concur anunció el fin del soporte para FTP de texto plano para transferir datos de SAP Concur y a SAP Concur.

FTP de texto plano no es un protocolo seguro y tiene vulnerabilidades de seguridad inherentes. El 1 de septiembre de 2018, SAP Concur Operations aplicará una actualización de seguridad en nuestra infraestructura de transferencia de archivos para restringir el uso de FTP de texto plano como parte de nuestro compromiso constante con la protección de los datos de nuestros clientes y el cumplimiento de los requisitos de seguridad auditados de SAP Concur Trust Platform.

Para obtener más información, consultePlain Text FTP Retirement FAQ (solo en inglés).

Qué significa – La experiencia del Cliente A partir del 1 de septiembre de 2018, las cargas de tipos de archivo tales como Empleado, Lista, Asistente y otros archivos de importación, así como las descargas de SAE y otros archivos de extracción que usan FTP de texto plano, no se aceptarán mediante el sistema Filemover de SAP Concur. Esto afectará significativamente el uso de productos de SAP Concur por parte del cliente, como Concur Travel, Concur Expense y Concur Invoice, así como las actividades de integración a los sistemas financieros de los clientes. No habrá excepciones a partir del 1 de septiembre de 2018.

Notificaciones a clientes

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (solo en inglés)

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planeadas, están disponibles con las otras notas de release mensuales de SAP Concur, se puede acceder a ellas desde Novedades: Edición estándar