Resumen administrativo de la edición estándar de gastos de diciembre de 2018
Publicación inicial
Administración
Formato de correo electrónico actualizado **En curso**SAP Concur está en proceso de actualización del formato de todas las notificaciones por correo electrónico. Estos cambios proporcionarán un aspecto más renovado y uniforme a todos los servicios de SAP Concur.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El objetivo es brindar un aspecto actualizado y unificado a los usuarios.
IMPORTANTE
Tenga en cuenta lo siguiente:
Tenga en cuenta que el contenido de los correos electrónicos no se modificó, sino solo el aspecto.
Los cambios aparecerán a lo largo del tiempo. Cada equipo de producto (Expense, Invoice, Travel, etc.) decide cuándo usar el formato nuevo. El momento se basa en las disponibilidad del recurso y la prioridad de las otras mejoras programadas.
No espere que todos los correos electrónicos del producto cambien al mismo tiempo. Por ejemplo, quizás el correo electrónico de Expense sea el primero y luego sigan las notificaciones de Expense.
No hay fecha de fin asignada al proyecto. Tenga previsto que los cambios pueden demorar más de un año.
Cada equipo proporcionará las notas de la release cuando los nuevos correos electrónicos estén planificados para aparecer.
Cambio en infraestructura de correo electrónico **En curso**
Agregar direcciones IP a lista de remitentes segurosSAP Concur está realizando la transición a una nueva infraestructura de correo electrónico para correos salientes de nuestros productos a usuarios de SAP Concur. Debido a ello, las empresas que filtran correos electrónicos entrantes según la dirección IP de envío deberán agregar las nuevas direcciones IP a la lista de remitentes seguros para asegurarse de que sus usuarios reciban correos electrónicos de SAP Concur.
Solo para Concur Expense: Tenga en cuenta que, esta vez, el problema que se describe solo afecta a las empresas que usan Concur Expense y filtran los correos electrónicas entrantes conforme a las direcciones de IP. (Esto incluye todas las ediciones de Expense, ya sea que la empresa use solo Expense o lo use integrado con otro producto o servicio de SAP Concur). Otros servicios de SAP Concur (como Travel y Concur Pay) no se ven afectados actualmente.
Planificamos comenzar el primer trimestre de 2019 con una serie de cambios adicionales. Controle las notas de release para obtener más información sobre el momento en que se harán los cambios adicionales.
Asistente de gastos
El Asistente de gastos puede crear informes de gastos basados en el viajeEl Asistente de gastos puede crear automáticamente informes de gastos basados en el viaje y agregar gastos basados en el viaje a estos informes. Actualmente, el Asistente de gastos crea informes de gastos mensuales de forma automática a medida que los gastos del usuario ingresan en Concur Expense. Esto se conoce como crear un informe de gastos basado en el calendario.
Con esta mejora, el Asistente de gastos puede crear dos tipos de informes de gastos: basado en el calendario y basado en el viaje. Cuando el Asistente de gastos crea un informe de gastos basado en el viaje, el Asistente creará automáticamente un informe de gastos basado en un viaje específico reservado en Concur Travel y completará el informe de gastos con los gastos del cliente que se produzcan entre las fechas de inicio y de fin del viaje.
Los usuarios que utilizan el Asistente de gastos solo podrán utilizarlo para crear de forma automática informes de gastos basados en el calendario o basados en el viaje, no ambos tipos de informes.
Esta funcionalidad se puso a disposición de todo el mundo para la interfaz de usuario existente Gastos el 17 de noviembre. Para los usuarios que utilizan la interfaz de usuario Gastos de próxima generación, el mensaje de incorporación de usuario se puso a disposición de todo el mundo el 28 de noviembre.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función automatiza más procesos de generación de informes de gastos para proporcinar una experiencia de usuario final más simple.
Expense Pay
Actualización (USD/CAD): Baja de Pay clásico y migración a Pay Global (fecha límite el 1 de septiembre)Los productos Expense Pay (clásico) de Concur ejecutan pagos asociados con el procesamiento de informes de gastos. Para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios en constante cambio, SAP Concur involucró a socios dedicados de procesamiento de pago de terceros con experiencia y adaptados a los diversos mercados geográficos, y desarrolló un producto de pago de última generación: Expense Pay: Global.
Como se anunció previamente en estas notas de la release (septiembre de 2017), a partir de ahora, SAP Concur utilizará un producto Expense Pay para ofrecer servicios a su empresa en todo el mundo. El producto Expense Pay: Global de Concur reemplazará nuestras ofertas heredadas de Expense Pay (clásico) (incluidos NA Pay, EMEA Pay y luego APA Pay). Para clientes de Concur con un producto Expense Pay, Expense Pay: Global será nuestro producto de vanguardia. Esta notificación comienza nuestro proceso de baja de todos los productos heredados Expense Pay (clásico).
EXPENSE PAY – NORTEAMÉRICA Y EXPENSE PAY – LIMITACIONES PARA EMEA
SAP Concur no permite que los clientes agreguen las siguientes monedas con el producto clásico: dólar estadounidense, dólar canadiense, peso mexicano, euro, franco suizo, corona danesa, corona sueca y libras esterlinas. Si un cliente ya implementó y utiliza estas monedas con el producto clásico, podrá continuar usándolas hasta que se migren a la nueva plataforma o hasta la fecha de baja definida.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: La oferta de Expense Pay: Global cumple las mejores prácticas de la industria para la funcionalidad del procesamiento de pagos en SAP Concur.
Transporte público japonés (JPT)
Mantenimiento de JorudanLa base de datos del transporte público japonés (JPT) de estaciones y líneas recibió modificaciones de mantenimiento de rutina, como agregados, cambios de nombre y eliminaciones.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Las listas en Concur Expense continúan reflejando las estaciones y líneas actuales del JPT.
Gastos de próxima generación (PróxGen)
**En marcha** Nueva interfaz de usuario para usuarios finales de Concur ExpenseActualización: Para responder y aprovechar el feedback de los clientes, y para estar en consonancia con el compromiso de SAP Concur de garantizar una transición correcta y fluida, estamos trabajando en una estrategia de implementación revisada para la próxima generación de Gastos.
SAP Concur está comprometido con la mejora constante de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar estas funciones. Cómo los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Constantemente escuchamos a nuestros clientes y pedimos comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia del usuario.
Gastos de próxima generación es la evolución de la experiencia del usuario de SAP Concur. Se construyó de la investigación exhaustiva del usuario y analíticas de los datos que incluye 680 conversaciones personales, 58 estudios de usabilidad, más de 3000 respuestas a encuestas y 1,3 mil millones de acciones del usuario.
Los clientes podrán visualizar previamente y optar por incluir los gastos de próxima generación antes de la fecha límite obligatoria.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Gastos diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología no solo proporciona una IU mejorada, sino que también permite a SAP Concur reaccionar de forma más rápida a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades siempre cambiantes cuando suceden.
Productos y usuarios afectados: Para aprovechar estas mejoras, se solicitará a los clientes de Gastos que migren a Gastos de próxima generación. A continuación, se brinda información sobre el cronograma y los recursos disponibles para garantizar un proceso eficiente y sin problemas para todos los usuarios.
Estos campo de IU se aplican a:
todas las ediciones de Concur Expense (Profesional/Premium y Estándar);
usuarios finales; no hay cambios para aprobadores, procesadores ni administradores.
IMPORTANTE CRONOGRAMA E HITOS
Existen tres hitos importantes para clientes mientras migran de la IU existente a Gastos de próxima generación.
Actualmente estamos en el período de previsualización: Durante este momento, la IU nueva está disponible para todos los clientes a nivel internacional. Alentamos a los administradores/usuarios avanzados a que utilicen el período de previsualización para familiarizarse con la interfaz y los flujos de proceso nuevos. Esta también es una excelente oportunidad para comenzar a actualizar el material de capacitación interna y preparar a la organización para la transición obligatoria.
Disponibilidad general (período de aceptación): Luego del período de visualización, viene la disponibilidad general. Durante este período, Gastos de próxima generación estará finalizada; todas las funciones de la IU existente estarán disponibles.
Los clientes deben utilizar este período para ejecutar el plan de transición de su organización a la IU de Gastos de próxima de generación.
Transición obligatoria a Gastos de próxima generación: Se solicitará a todos los clientes que migren a Gastos de próxima generación. Esto garantiza que SAP Concur continúe ofreciendo una experiencia de usuario uniforme para todos los clientes y posibilita un mejor soporte de productos.
Se alienta a los clientes a completar las tareas necesarias para garantizar una transición sin problemas para su organización durante el período de previsualización y luego migren durante la disponibilidad general.
Configuración de producto
Seguimiento de costos con nueva apariencia y nuevo nombre - Lanzamiento: 27 de noviembre de 2018La página Seguimiento de costos en Configuración de producto pronto tendrá una nueva apariencia, un nuevo flujo y un nuevo nombre. Se conservan todas las funcionalidades existentes y tendrán una usabilidad mejorada para la gestión y configuración del campo.
Esta función se lanzó el 27 de noviembre de 2018.
Las nuevas mejoras incluyen lo siguiente:
La página Seguimiento de costos ahora se llama Administrar campos personalizados. La nueva página Administrar campos personalizados permite que los clientes gestionen los campos personalizados comenzando en una página. Listas vinculadas ahora se llama Listas de varios niveles.
Se puede acceder a una nueva página Agregar campo nuevo desde la página Administrar campos personalizados. La página Agregar campo nuevo ahora permite que los administradores de cliente creen campos seleccionando el tipo de campo y, luego, las opciones de campo. Los administradores de cliente pueden optar por agregar elementos de lista para el nuevo campo, agregar otro campo o volver a la página Administrar campos personalizados.
Los administradores pueden crear hasta 12 campos personalizados ingresando un nombre de campo personalizado o seleccionando de una lista de sugerencias. Previamente, se permitía un máximo de 12 campos personalizados, pero solo se podían crear seis ingresando un nombre de campo personalizado. El resto tenía que elegirse de la lista seleccionada. Esta función estará disponible para todos a partir del miércoles 5 de diciembre de 2018. Hasta entonces, solo seis de los 12 campos podrán crearse ingresando un nombre de campo.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función optimiza la administración de campos personalizados al brindar una mejor experiencia de usuario final.
Cambios planificados
Los elementos en esta sección están marcados para releases futuras. Concur se reserva el derecho de posponer o eliminar completamente la implementación de cualquier mejora o modificación mencionada aquí.
A medida que SAP Concur se expande, se deben tomar medidas para mejorar el rendimiento de nuestro sistema, de modo que podamos cumplir con las expectativas de nuestros clientes y las demandas de su negocio.
Nuestra meta general es mejorar considerablemente el rendimiento de los servicios de SAP Concur reduciendo la cantidad de datos que se encuentran en nuestro almacén de datos de producción. Al reducir los datos en el sistema de producción, podemos usar la memoria del servidor de una forma mucho más eficiente, lo cual reduce el tiempo de procesamiento de transacciones. Por ese motivo, SAP Concur desarrollará un proceso de archivo para usuarios que hayan sido desactivados por sus empleadores durante al menos tres años. El proceso de archivo traslada los datos de usuarios “desactivados” de nuestro almacén de datos de producción a un almacén de datos de informes aparte.
Beneficio del usuario/cliente: Al trasladar los datos de usuarios desactivados, se acelerará el tiempo de procesamiento de transacciones. Además, esto proporciona un entorno más seguro para la información personal de usuarios inactivos.
IMPORTANTE
Actualmente, estamos realizando una prueba piloto del proceso y evaluando los resultados. Nuestra meta es garantizar que los clientes no resulten afectados negativamente, que hayamos considerado todos los escenarios pertinentes, y que el proceso de archivo genere los resultados deseados.
No hay fecha prevista para la implementación de este nuevo proceso. La anunciaremos por medio de notas de la release con anticipación.
Administración: **Cambios planificados** Nueva página de inicio de sesión de SAP ConcurSAP Concur planifica agregar una nueva página para Iniciar sesión, que brindará una experiencia actualizada para los usuarios que inician sesión con nombre de usuario y contraseña. Los usuarios que actualmente tienen inicio de sesión único (SSO) se registrarán sin tener que ingresar las credenciales adicionales. Esta función está planificada para 2019.
La nueva página para Iniciar sesión incluye lo siguiente:
Inicio de sesión en dos pasos: brinda mejoras en la seguridad, cumple los estándares actuales del sector y proporciona mayor índice de conexión satisfactoria.
Inicio de sesión con varias cuentas: permite que los administradores inicien sesión con varias cuentas.
Eliminación de sugerencia de contraseña: brinda mayor seguridad para los usuarios y para SAP Concur.
Avatar de usuario: mejora la experiencia de usuario (planificado para una próxima release).
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función proporciona mayor seguridad y una experiencia rápida y más conveniente para que los usuarios inicien sesión en los productos y servicios de SAP Concur.
Budget: **Cambios planificados** Flujos de trabajo para BudgetEn las próximas releases, los flujos de trabajo estarán disponibles para Budget. Los flujos de trabajo definen cómo el sistema enruta facturas, informes de gasto y solicitudes mediante los pasos de aprobación y procesamiento. La característica de flujos de trabajo flexibles de SAP Concur para Budget permite que las empresas diseñen flujos de trabajo personalizados para sus necesidades únicas.
Sin la revisión, los presupuestos se consumen mucho antes del fin de un período o del año. Esto deja a la organización con opciones limitadas y a los responsables de los presupuestos con gastos superiores al presupuesto, por ejemplo. Además, hacer gastos apresurados implica que se rechazarán gastos más importantes (para la empresa) porque ya se consumió el presupuesto en gastos menos importantes.
La combinación de la revisión de presupuestos en el flujo de trabajo añade valor. Las reglas de auditoría y de pasos del flujo de trabajo ayudan a las organizaciones a sumar controles cuando es razonable ajustar las necesidades específicas de dicha organización.
De igual importancia es poder determinar cuándo un elemento de gasto se considera asignado a un presupuesto. En la mayoría de las organizaciones, la asignación se da cuando se paga un elemento de gasto, es decir, cuando pasó la mayoría, si no todos, los pasos de aprobación. En otras, la asignación sucede antes. Apenas se aprueba la solicitud de compra o la solicitud de autorización, el elemento de gasto se considera “prometido”.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda control a los clientes sobre el gasto de presupuesto, por ejemplo, para evitar pasarse del presupuesto con demasiada anticipación al período del presupuesto o al año del presupuesto.
Expense Pay: Global: **Cambios planificados** (USD) Nuevo socio de procesamiento de pagos: WUBSLos clientes del sector público podrán utilizar Western Union Business Solutions (WUBS) para procesar pagos en dólares estadounidenses (USD).
El producto Expense Pay: Global funciona del mismo modo independientemente del socio de procesamiento de pagos que su cuenta de fondos esté configurada para utilizar. La diferencia entre WUBS y Bambora (o Expense Pay clásico) es la manera en que las cuentas de fondos están configuradas en Concur Expense. Cada socio de procesamiento de pagos tiene formularios únicos que se deben completar, enviar y aprobar como parte del proceso de incorporación.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este socio de procesamiento de pagos adicional aumenta el valor de nuestra oferta Expensa Pay: Global.
Configuración de producto: **Cambios planificados** Opción de autoservicio de registro único (SSO) próximamente en SAP ConcurEl registro único permite a los usuarios acceder a varias aplicaciones utilizando un conjunto de credenciales de inicio de sesión. Actualmente, SAP Concur tiene dos métodos para registrarse: con un nombre de usuario y contraseña, o mediante SSO con credenciales de proveedor de identidad (IdP), tales como credenciales de inicio de sesión de usuario para la organización.
SAP Concur tiene previsto agregar la función de gestión de registro único (SSO) a las ediciones estándar de SAP Concur Expense, Invoice, Travel y Request, a fin de brindar a los clientes una opción de autoservicio para configurar el SSO para su organización.
Se podrá acceder a la nueva función de gestión de registro único (SSO) desde la sección Acceso a Concur de Configuración de producto.
El registro único se puede gestionar para viaje estándar si se agrupó con gasto, factura y/o solicitud.
Para viaje estándar, la gestión de la función de registro único será accesible desde la página Configuración de viajes.
Otros productos y servicios de SAP Concur están fuera del alcance de esta release inicial.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda una opción de autoservicio para configurar el SSO.
Seguridad: **Cambios planificados** Actualización para la autenticación de la transferencia de archivosSAP Concur planifica actualizar una opción de autenticación para los clientes que transfieren archivos a/de SAP Concur. La opción actualizada bloqueará las cuentas de usuarios con cinco intentos fallidos de autenticación. En algunas cuentas, esta opción ya está en funcionamiento. Este cambio se actualizará en todas las cuentas. El cambio en la autenticación no tiene efectos en el inicio de sesión a la aplicación principal de SAP Concur, sino que solo afecta el proceso de transferencia de archivos.
Los clientes que hayan bloqueado sus cuentas deben comunicarse con el Servicio de asistencia al cliente de SAP Concur para solicitar el desbloqueo.
Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda mayor seguridad a los clientes cuando acceden a archivos importados y extraídos.
Notificaciones a clientes
Subprocesadores no afiliados de SAP ConcurLa lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur list of Subprocessors (solo en inglés)
Certificaciones mensuales del navegadorLas certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planeadas, están disponibles con las otras notas de release mensuales de SAP Concur, a las que se puede acceder desde Novedades: Edición estándar.