Consultas de búsqueda
El procesador usa el área de Consulta de la página Procesar informes para crear consultas de búsqueda nuevas y administrar las existentes. Las consultas son enunciados condicionales del tipo “si..., entonces...”. Si se cumplen las condiciones definidas, la factura se muestra al administrador.
Entender las consultas personalizadas
Al crear o editar consultas personalizadas, el administrador debe considerar lo siguiente.
Una consulta personalizada se compone de una o más condiciones.
No existe un límite para el número de condiciones que puede incluir una consulta personalizada.
Si existen varias condiciones, estas se separan con Y u O.
Las consultas personalizadas solo están disponibles para el administrador que las creó. No se pueden compartir.
Las condiciones se componen de las siguientes partes:
- Un objeto de datos que representa una factura o parte de una factura, como la sección Det.factura.
- Un campo que está disponible en una factura o en una parte específica de una factura, como el campo Tipo de gasto.
- Un operador como Igual a, No igual a o Contiene.
Los operadores que están disponibles dependen del campo que se busca. Por ejemplo, si el campo seleccionado es Tipo de gasto, los operadores disponibles para seleccionar son En, No en, Igual a y No igual a.
- Un valor.
Los valores que están disponibles dependen del campo que se busca. Por ejemplo, si está seleccionado el campo Tipo de gasto, los valores disponibles para seleccionar son la lista de tipos de gastos configurados en el sistema.
Cuando una expresión condicional está compuesta por varias condiciones, cada condición está separada por Y u O. Los paréntesis son opcionales y se utilizan para definir el orden de operación para los operadores Y/O. Si se omiten los paréntesis, las operaciones Y/O se ejecutan de izquierda a derecha. No existe prioridad de Y sobre O; la evaluación de la expresión se realiza simplemente de izquierda a derecha.
Si una expresión condicional contiene paréntesis, la cantidad de paréntesis a la izquierda debe coincidir con la cantidad de paréntesis a la derecha. Puede haber hasta tres paréntesis en ambos lados, izquierdo y derecho.
Ejemplo de una condición simple
Una condición es una comparación Booleana simple como:
El total de la factura es mayor que 1000
La condición analiza el total de la factura y determina si es mayor que 1000. Si la condición es verdadera, se localiza la factura y se le muestra al procesador. Si la condición es falsa, la factura no se muestra.
Ejemplo de condición compleja
La expresión condicional puede ser una sola condición, como en el ejemplo anterior, o puede ser una expresión compleja que incluya varias condiciones conectadas por los operadores Y/O y paréntesis, como el siguiente ejemplo que contiene cuatro condiciones:
La fecha de la factura es posterior a 30/9/12 y (el grupo del empleado es igual a GermanGroup o el grupo del empleado es igual a FrenchGroup) y el total de la factura es mayor que el importe restante para EuropeBudget.
Agregar una consulta: el editor de condiciones
Al agregar una consulta, el procesador utiliza el editor de condiciones. Cada condición aparece en dos líneas. Los campos, de izquierda a derecha, son los siguientes:
Campo | Descripción |
|---|---|
Paréntesis izquierdo | Seleccione de cero a tres paréntesis, según la complejidad de la condición. |
Objeto de datos | Seleccione un objeto de datos. |
Campo/Valor | Seleccione un elemento del panel de ayuda que aparece en pantalla. La información que aparece dentro de este panel se basa en la selección que aparece en la lista Objeto de datos. |
Operador | Seleccione un elemento del panel de ayuda que aparece en pantalla. La información que aparece en este panel se basa en elecciones previas. |
Objeto de datos | Este campo siempre aparecerá como Valor y no se puede cambiar. |
Campo/Valor | Seleccione un elemento del panel de ayuda que aparece en pantalla. La información que aparece dentro de este panel se basa en la selección que aparece en la lista Objeto de datos. |
Paréntesis derecho | Seleccione de cero a tres paréntesis, según sea necesario. |
Y/O | Seleccione cualquiera de las opciones para unir la condición actual con la siguiente. |
Determinar cómo crear una consulta
Al crear o editar una consulta, el administrador define las expresiones condicionales: la parte si de la consulta. La expresión puede contener una o varias condiciones separadas por Y u O.
Por ejemplo: Suponga que el administrador quiere localizar todas las facturas que sumen USD 500 o más:
(Total de la factura mayor que USD 500 o igual a dicho monto)
Crear una consulta nueva
Se puede crear una consulta nueva para usar en la página Procesar facturas.
Para crear una consulta nueva, realice lo siguiente:
Seleccione Consulta > Consulta nueva. Aparece la página Generador de consultas. Esta página incluye lo siguiente:
Campo
Descripción
Nombre de la consulta
Ingrese un nombre para la consulta. El nombre que ingrese aparecerá en la lista Realizar consulta en la página Procesar facturas.
Condiciones
Seleccione la información correcta desde el Editor de condiciones.
Agregar
Haga clic para agregar condiciones adicionales al Editor de condiciones. Las filas adicionales siempre se agregan debajo de las filas existentes. No hay límite para la cantidad de filas que se pueden agregar.
Eliminar
Seleccione la casilla de verificación junto a la condición que desee eliminar y luego haga clic en Eliminar. Se elimina la condición. Esta acción es permanente. Si elimina una condición por error, tendrá que volver a crearla por completo.
Siga agregando filas condicionales según sea necesario.
Haga clic en Guardar o Guardar y ejecutar. Aparece la página Procesar facturas, que posee la consulta disponible en la lista Realizar consulta o se realiza la consulta en la página Procesar facturas, que arroja los resultados de la búsqueda.
Editar consultas existentes
Las consultas se pueden editar desde el menú Consulta > Consulta nueva.
Para editar consultas existentes:
Seleccione Consulta > Editar consulta guardada.
Seleccione la consulta deseada. Aparecerá la página Editar consulta.
En la página Editar consulta, edite la información de la condición, agregue otra fila de condición o elimine una fila de condición.
Haga clic en Guardar o Guardar y ejecutar. Aparece la página Procesar facturas, que posee la consulta disponible en la lista Realizar consulta o se realiza la consulta en la página Procesar facturas, que arroja los resultados de la búsqueda.
Eliminación de una consulta
Las consultas se crean individualmente; por lo tanto, solo podrá ver y modificar las consultas que usted haya creado.
Para eliminar una consulta:
Seleccione Consulta > Editar consulta guardada.
Seleccione la consulta deseada. Aparecerá la página Editar consulta.
Haga clic en Eliminar consulta. Se elimina la consulta de la lista Consulta en la página Procesar facturas.