Nápověda ke správě Concur Invoice edice Professional

Požadavky edice Professional – souhrn pro správce – březen 2019

Původní příspěvek

Souhrny poznámek k verzi

Položky v této části jsou souhrny poznámek k verzi pro tento měsíc. Poznámky k verzi edice Professional jsou dostupné prostřednictvím Novinky – edice Professional

Požadavek

Nový certifikát SSL pro concursolutions.com

Ve snaze o průběžné zajišťování bezpečnosti našich produktů a služeb vydal SAP Concur nový certifikát SSL pro concursolutions.com. Aktuální certifikát vyprší dne 16. března 2019.

Všichni zákazníci, kteří si připnuli tento certifikát s končící platností, budou muset aktualizovat na nový certifikát před 16. březnem 2019. Pokud si neaktualizujete připnutý certifikát před 16. březnem 2019, vaše organizace i uživatelé budou mít problémy s výpadky produktů a služeb SAP Concur.

Zákazníci, kteří si nepřipnuli certifikát, nemusí podnikat žádné kroky, protože nový certifikát se aktualizuje automaticky. Většina zákazníků si certifikáty nepřipíná.

Upozorňujeme: V rámci rozšíření našeho programu bezpečnosti a shody se bude tento certifikát každoročně aktualizovat.

Účel / výhody pro klienty: Tato aktualizace zajistí průběžnou bezpečnost našich produktů a služeb.

**Probíhá** Změna e-mailové infrastruktury – přidání adres IP na seznam důvěryhodných odesílatelů

K odesílání e-mailů ze služeb SAP Concur uživatelům bude využívána nová e-mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu důvěryhodných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e-maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Pay).

Během prvního čtvrtletí roku 2019 pak budou přecházet i další služby. Sledujte poznámky k verzím, kde naleznete informace o termínech dalších změn.

**Probíhá** Aktualizovaný formát e-mailů

SAP Concur vydal poznámku k verzi ohledně aktualizovaných e-mailových upozornění. Mějte na paměti, že tato poznámka k verzi po tomto měsíci již nebude k dispozici.

DŮLEŽITÉ

Poznámky:

  • Mějte na paměti, že obsah e-mailů se nezměnil, byl aktualizován pouze jejich vzhled.
  • Změny se projeví postupně. Týmy jednotlivých produktů (Expense, Invoice, Travel etd.) se rozhodnou, kdy začnou nový formát používat. Načasování závisí na dostupnosti zdrojů a na prioritě ostatních plánovaných rozšíření.
  • Neočekávejte, že se e-maily ze všech produktů změní najednou. Příklad: napřed se může změnit vzhled zpráv o schválení z Expense a později i ostatních upozornění z Expense.
  • Tento projekt nemá určené žádné datum ukončení. Změny mohou probíhat déle než rok.
Upozornění: Žádná osobní ani citlivá data ve vlastních polích

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Upozorňujeme, že podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost nyní k ukládání osobních a citlivých údajů (například čísla sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) používá vlastní pole, měli byste v rámci této služby naplánovat odebrání těchto údajů a změnit dosavadní konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Concur Open

Výměna zpráv pro Concur Open a Personalizovaný panel Concur Open

Uživatelé aplikace Concur Open a Personalizovaného panelu Concur Open se mohou přihlásit k odběru e-mailových oznámení o produktech SAP Concur, které používají. V rámci procesu registrace odběru SAP Concur odešle uživateli ověřovací e-mail. Aby uživatel mohl začít dostávat oznámení, musí kliknout na tlačítko Ověřit v tomto e-mailu.

Protože se zdá, že někteří uživatelé tento krok ověřování vynechávají, SAP Concur přidal na stránku s registrací k odběru připomenutí.

Další informace o personalizovaném panelu Concur Open najdete v informačním listu Personalized Concur Open (pouze v angličtině).

Souhrny plánovaných změn

Položky v této části jsou souhrny změn, které jsou plánovány do dalších verzí. SAP Concur si vyhrazuje právo odložit implementaci veškerých zde uvedených rozšíření/změn, případně tuto implementaci zcela vypustit.

Request (Požadavky)

**Plánované změny** Ukončení podpory kombinovaných přihlášení

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování jen své uživatelské jméno (např. johndoe), budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své Přihlašovací jméno CTE.

SAP Concur už nebude podporovat adresy URL přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení. Typická URL adresa stránky pro kombinované přihlášení obsahuje název entity (např.: entity=pxxxxxxxxx) a vypadá takto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni klienti budou používat pro přístup k produktům SAP Concur standardní přihlašovací stránku. Standardní přihlašovací stránka se nachází na adrese https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Ukončení podpory stránek pro kombinované přihlášení pro www.concursolutions.com je plánováno na 11. května 2019.

DOPAD NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a nemají ve svém uživatelském jménu zavináč (@), budou muset požádat svého podnikového administrátora o přidělení přihlašovacího jména CTE. Uživatelská hesla zůstávají stejná.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Následujících uživatelů se změna nedotkne, protože se nepřihlašují na stránce https://www.concursolutions.com:

  • Webové SSO přihlášení do SAP Concur
  • Uživatelské jméno/heslo pro mobilní aplikaci SAP Concur
  • Mobilní SSO přihlášení do SAP Concur

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

**Plánované změny** Nová stránka Zapomenuté heslo a ukončení podpory souvisejících funkcí

SAP Concur bude mít novou funkci Zapomenuté heslo, která bude přidána na stránku Přihlášení systému SAP Concur. Změní se tak přihlašovací rozhraní pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla.

Až bude nová funkce Zapomenuté heslo uvolněna (plánováno na 11. května), podpora následujících funkcí dosavadní stránky Zapomenuté heslo bude ukončena:

  • Bezpečnostní otázky: Uživatelům se už nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami k ověření přihlášení.
  • Text na stránce: Vlastní text společnosti se už nebude zobrazovat.
  • Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu už nebude k dispozici.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zjednoduší uživatelské rozhraní.

**Plánované změny** Nová přihlašovací stránka SAP Concur

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla. Aktuální uživatelé jednotného přihlašování (SSO) se budou moci začít hlásit prostřednictvím SSO na adrese www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

  • Dvoustupňové přihlášení poskytuje lepší zabezpečení, splňuje průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.
  • Přihlášení k více účtům umožňuje administrátorům přihlašovat se pod více účty (plánováno v budoucí verzi).
  • Avatar uživatele zlepšuje uživatelský komfort (plánováno do příští verze).

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší pohodlné uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

**Plánované změny** Už žádné hromadné resety hesel ani aktualizace prostřednictvím importu souboru

Pole hesla v sadách záznamů 100, 300, 305, 310 se již nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. SAP Concur změní funkci v importech tak, aby se pole hesla používalo pouze při vytvoření uživatelského účtu. Toto pole se již nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. Funkce aktualizace a nahrazení u záznamu 100 se již nebude používat.

Tato změna ovlivní funkce importu zaměstnanců a importu uživatelů.

Import zaměstnanců – pole hesla bude i nadále dostupné v sadách záznamů 100, 300, 305 a 310, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována. Funkce aktualizace a nahrazení u záznamu 100 se již nebude používat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: Employee Import Specification (pouze v angličtině).

Import uživatelů – pole hesla bude i nadále dostupné v šabloně pro Excel ke stažení, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: User Import User Guide (pouze v angličtině).

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel.

**Plánované změny** Optimalizace a přemístění stránky Správa školení

Kvůli zjednodušení stránky Správa školení dojde k úpravě jejích funkcí a obsahu.

Kromě změny obsahu se přesune přístup na stránku Správa školení, a to z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Tyto změny usnadní nalezení a používání stránky Správa školení.

**Plánované změny** Ukončení funkce vyčištění testovacích uživatelských transakcí

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.

**Plánované změny** Do SAP Concur přibude možnost samoobslužného přihlášení pomocí SSO (Single Sign-On)

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: buď pomocí uživatelského jména a hesla, nebo pomocí SSO s přihlašovacími údaji od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do svého systému funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Rozpočet

**Plánované změny** Pracovní postupy pro rozpočty

V některé z dalších verzí zpřístupníme pracovní postupy pro Budget (Rozpočet). Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu pro Budget (Rozpočet) nabízená v SAP Concur umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za „přislíbený“.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Přehled o rozpočtu

**Plánované změny** Ukončení Přehledu o rozpočtu (zastaralé) v roce 2019

Přehled o rozpočtu je nástroj pro správu rozpočtu, který už nebude od 30. června 2019 k dispozici. Klientům, kteří chtějí používat rozpočtové funkce, doporučujeme, aby si zakoupili nový produkt Rozpočet (Budget), který SAP Concur letos uvedl. Nový modul Budget nabízí více funkcí, vylepšené uživatelské rozhraní a další možnosti integrace s produkty SAP Concur. Jedná se především o zahrnutí dalších dat výdajů z Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request (dříve byla k dispozici jen data z Concur Expense a Concur Request).

Účel / výhody pro klienty: Po ukončení používání modulu Přehled o rozpočtu (Budget Insight) si budou moci klienti zakoupit produkt Rozpočet (Budget), který nabízí vyšší hodnotu díky lepší přehlednosti a transparentnosti rozpočtů vedených téměř v reálném čase.

Upozornění pro klienty

Položky v této sekci poskytují referenční materiál pro všechny klienty.

Dílčí zpracovatelé nepropojení se SAP Concur

Seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici zde: SAP Concur list of Subprocessors (pouze v angličtině)

Měsíční certifikace prohlížeče

Měsíční certifikace prohlížeče (aktuální i plánované) jsou společně s ostatními měsíčními poznámkami k verzím SAP Concur k dispozici v Novinkách – edice Professional.