Concur Invoice

SAP Concur teď nabízí nové uživatelské prostředí určené především pro uživatele účetnictví dodavatelů (AP), kteří průběžně sledují funkčnost životního cyklu Concur Invoice v systému. V nové cílové stránce AP jsou zvýrazněny koncepty „výzva k akci“ a „námaha snížená na nulu“, které lépe informují uživatele AP a zaručují tak, že pracují na úkolech s nejvyšší prioritou.

Nová cílová stránka Manažer faktur obsahuje odkazy na důležité úkoly, které potřebuje uživatel účetnictví dodavatelů provádět denně, například přiřazování a odesílání faktur. Tato stránka je k dispozici také pro zpracovatele faktur a obsahuje podobné odkazy jako verze pro uživatele AP. Stránka Manažer faktur se liší v závislosti na roli uživatele.

Další nová stránka má název Nepřiřazené faktury a zobrazí se, když uživatel AP klikne na stránce Manažer faktur na odkaz Nepřiřazené faktury.

Kromě toho Concur Invoice přidal novou stránku Mé faktury, na kterou se uživatel dostane po kliknutí na Moje úlohy > Neodeslané faktury nebo na Všechny mé faktury na stránce Manažer faktur.

Účel / výhody pro klienty: Nové uživatelské prostředí Concur Invoice umožňuje klientům pracovat efektivněji a poskytuje jim lepší okamžitou orientaci ve fakturách.

Požadavek na nákup

Když se do nového nebo už existujícího požadavku na nákup na stránce Detaily nákupu přidávají jednotlivé položky, po přidání první z nich se do pole Prodejce u dalších položek standardně vyplní předtím vybraný prodejce.

Před touto změnou bylo nutné u každé nové položky požadavku na nákup vybrat prodejce ručně.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně je potřeba k přidání dalších položek do požadavku na nákup méně kroků. Vytváření a aktualizace požadavků na nákup se tak zefektivňuje a trvá kratší dobu.

Manažer plateb

Od této verze budou moci manažeři plateb používat extrakt potvrzení plateb, aniž by museli aktivovat Invoice Pay. Pomáhá to uživatelům Concur Invoice používajícím platby prostřednictvím poskytovatelů, protože mohou exportovat informace o platbách pro poskytovatele spolu s platebními údaji SAP Concur.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce umožňuje klientům, kteří používají poskytovatele plateb, stáhnout data extraktu potvrzení plateb k odsouhlasení svého ERP.

Invoice Pay

Formulář požadavku na přímé inkaso pro klienty Invoice Pay v Austrálii byl aktualizován, aby přesněji odrážel název servisní dohody. Text, který byl v poli Service Agreement formuláře, zněl „Concur Business Service Agreement (BSA) and Service Description Guide (SDG)“ a současný text je „Agreement for the SAP Concur Service“.

Účel / výhody pro klienty: Nový text je přesnějším souhrnným názvem pro různé typy smluv s klienty SAP Concur.

Rozpočet

Pracovní postupy jsou od teďka k dispozici i pro rozpočet. Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu pro Budget (Rozpočet) nabízená v SAP Concur umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za potvrzený.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

E-mail SAP Concur

K odesílání e-mailů ze služeb SAP Concur uživatelům bude využívána nová e-mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu důvěryhodných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e‑maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Concur Pay).

Další služby budeme průběžně přidávat. Přesnější informace o termínech dalších změn najdete v poznámkách k verzím.

Různé

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost nyní k ukládání osobních a citlivých údajů (například čísla sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) používá vlastní pole, měli byste v rámci této služby naplánovat odebrání těchto údajů a změnit dosavadní konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Objednávka

S funkcí okamžitého importu mohou klienti importovat soubory objednávek a stvrzenek objednávek okamžitě, aniž by museli čekat na naplánovaný noční import. To je výhodné pro klienty, kteří potřebují importovat objednávky a stvrzenky objednávek a pracovat s nimi v Concur Invoice v ten samý den, kdy byly vytvořeny v externím systému. Klienti tak mohou také během dne provést několik importů objednávek a stvrzenek k objednávce, což jim zajistí synchronizovaná a aktuální data.

Účel / výhody pro klienty: Funkce poskytuje klientům možnost určit, kdy a jak často budou importovat objednávky a stvrzenky k objednávce do Concur Invoice.

Autentizace

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Od některé z dalších verzí už nebude možné resetovat ani aktualizovat uživatelská hesla pomocí funkcí Import uživatele a Import zaměstnance. Možnost nastavit heslo pro nové uživatele při počátečním importu prostřednictvím funkcí Import uživatele a Import zaměstnance bude i nadále dostupná.

IMPORT UŽIVATELŮ

Pole hesla bude i nadále dostupné v šabloně Excel ke stažení, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Další použití tohoto pole bude systém ignorovat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: User Import User Guide (pouze v angličtině).

IMPORT ZAMĚSTNANCŮ

Pole hesla bude i nadále dostupné v sadách záznamů 100, 300, 305 a 310, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována. Funkce aktualizace a nahrazení hesel u sad 100 záznamů se už nebude používat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: Employee Import Specification (pouze v angličtině).

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel.

Tyto změny jsou výsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Od některé z dalších verzí už nebude SAP Concur podporovat adresy URL přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení.

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování jen své uživatelské jméno (např. johndoe), budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své Přihlašovací jméno CTE.

SAP Concur už nebude podporovat adresy URL přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení. Typická URL adresa stránky pro kombinované přihlášení obsahuje název entity (např.: entity=pxxxxxxxxx) a vypadá takto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni klienti budou používat pro přístup k produktům SAP Concur standardní stránku Přihlášení. Standardní přihlašovací stránka je https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Ukončení podpory stránek pro kombinované přihlášení pro www.concursolutions.com je plánováno na 11. května 2019.

DOPADY NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a jejich uživatelské jméno neobsahuje zavináč (@), budou muset na stránce Přihlášení kliknout na odkaz Zapomenuté uživatelské jméno?, aby získali své uživatelské jméno bez asistence (preferovaná metoda), nebo požádat o svoje Přihlašovací jméno CTE správce ve své společnosti. Uživatelská hesla se nemění.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Následujících uživatelů se změna nedotkne, protože se nepřihlašují na stránce https://www.concursolutions.com:

• Webové SSO přihlášení do SAP Concur

• Uživatelské jméno/heslo pro mobilní aplikaci Concur

• Přihlášení do mobilní aplikace Concur pomocí SSO

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Jednotné přihlášení (Single Sign-On) poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím pomocí jediné sady přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: buď pomocí uživatelského jména a hesla, nebo pomocí SSO s přihlašovacími údaji od poskytovatele identity, kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do svých produktů funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) je náhradním nástrojem pro klienty používající konfiguraci SSO na stránce Klíče zabezpečení a novým nástrojem pro ty, kteří chtějí SSO ve své organizaci teprve implementovat. Stávající konfigurace SSO na stránce Klíče zabezpečení i nový samoobslužný nástroj pro SSO budou k dispozici, dokud všichni nepřejdou na nový nástroj.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

V některé z budoucích verzí přidá SAP Concur do stránky Přihlášení novou funkci Zapomenuté heslo se změněným rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla.

V současné době může být pro případ zapomenutého hesla k dispozici několik dalších možností (záleží na konfiguraci v dané společnosti). Až bude k dispozici nová funkce Zapomenuté heslo (plánováno na 11. května), tyto další možnosti budou odstraněny. Odstraněny budou tyto možnosti:

• Bezpečnostní otázky: Uživatelům se už nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami k ověření přihlášení.

• Text na stránce: Vlastní text společnosti se už nebude zobrazovat.

• Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu už nebude k dispozici.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zjednoduší uživatelské rozhraní.

Správa společnosti

Počínaje některou z dalších verzí (podle plánu od června) budou klienti přistupovat k produktům a službám SAP Concur prostřednictvím těchto domén:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Tato změna je plánována na 8. června 2019.

Pokud máte k této změně nějaké dotazy, pošlete e‑mail na adresu appsec@sap.com.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zákazníkům umožní přistupovat ke službám SAP Concur jednotným a bezpečným způsobem.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla. Současní uživatelé jednotného přihlašování (SSO) se budou moci začít přihlašovat prostřednictvím SSO na stránce www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení: poskytuje vyšší zabezpečení, splňuje průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům: umožňuje administrátorům přihlašovat se pod více účty (plánováno v budoucí verzi).

• Avatar uživatele zlepšuje uživatelský komfort (plánováno do příští verze).

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší a pohodlnější uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Správa školení

Kvůli zjednodušení stránky Správa školení dojde k úpravě jejích funkcí a obsahu.

Kromě změny obsahu se přesune přístup na stránku Správa školení, a to z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Tyto změny usnadní nalezení a používání stránky Správa školení.

Správa testovacích uživatelů

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.