Správa

SAP Concur vydal poznámku k verzi ohledně aktualizovaných e-mailových upozornění. Mějte na paměti, že tato poznámka k verzi po tomto měsíci již nebude k dispozici.

DŮLEŽITÉ

Poznámky:

• Mějte na paměti, že obsah e-mailů se nezměnil, byl aktualizován pouze jejich vzhled.

• Změny se projeví postupně. Týmy jednotlivých produktů (Expense, Invoice, Travel etd.) se rozhodnou, kdy začnou nový formát používat. Načasování závisí na dostupnosti zdrojů a na prioritě ostatních plánovaných rozšíření.

• Neočekávejte, že se e-maily ze všech produktů změní najednou. Příklad: napřed se může změnit vzhled zpráv o schválení z Expense a později i ostatních upozornění z Expense.

• Tento projekt nemá určené žádné datum ukončení. Změny mohou probíhat déle než rok.

Pro odesílání e-mailů ze služeb SAP Concur našim uživatelům bude využívána nová e-mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e-maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Pay).

Během prvního čtvrtletí roku 2019 pak budou přecházet i další služby. Sledujte poznámky k verzím, kde naleznete informace o termínech dalších změn.

Uživatelé aplikace Concur Open a Personalizovaného panelu Concur Open se mohou přihlásit k odběru e-mailových oznámení o produktech SAP Concur, které používají. V rámci procesu registrace odběru SAP Concur odešle uživateli ověřovací e-mail. Aby uživatel mohl začít dostávat oznámení, musí kliknout na tlačítko Ověřit v tomto e-mailu.

Protože se zdá, že někteří uživatelé tento krok ověřování vynechávají, SAP Concur přidal na stránku s registrací k odběru připomenutí.

Další informace o Personalizovaném panelu Concur Open najdete v informačním listu Personalizovaný panel Concur Open.

Ve snaze o průběžné zajišťování bezpečnosti našich produktů a služeb vydal SAP Concur nový SSL certifikát pro concursolutions.com. Aktuální certifikát vyprší dne 16. března 2019.

Všichni zákazníci, kteří si připnuli tento certifikát s končící platností, budou muset aktualizovat na nový certifikát před 16. březnem 2019. Pokud si neaktualizujete připnutý certifikát před 16. březnem 2019, vaše organizace i uživatelé budou mít problémy s výpadky produktů a služeb SAP Concur.

Zákazníci, kteří si nepřipnuli certifikát, nemusí podnikat žádné kroky, protože nový certifikát se aktualizuje automaticky. Většina zákazníků si certifikáty nepřipíná.

Upozorňujeme: V rámci rozšíření našeho programu bezpečnosti a shody se bude tento certifikát každoročně aktualizovat.

Účel / výhody pro klienty: Tato aktualizace zajistí průběžnou bezpečnost našich produktů a služeb.

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Upozorňujeme, že podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost nyní k ukládání osobních a citlivých údajů (například čísla sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) používá vlastní pole, měli byste v rámci této služby naplánovat odebrání těchto údajů a změnit dosavadní konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Expense Pay – Global

Klienti Expense Pay – Global, jejichž financující účty používají jako partnera pro zpracování plateb řešení Bambora, nyní mohou manuálně zahájit testovací transakci inkasování (obecně známou jako penny test) pro financující účty Bambora se statusem Přijato.

Při testu se z financujícího účtu odečte částka 0,01 v měně financujícího účtu (€, £, $ nebo C$) a poté se vrátí zpět na financující účet.

Chcete-li používat nové tlačítko testu inkasování, musí financující účet splňovat následující požadavky:

• Partnerem pro zpracování plateb musí být Bambora.

• Status financujícího účtu musí být Přijato.

• Financující účet nesmí být již dočasně pozastaven kvůli problémům s financováním Bambora.

Účel / výhody pro klienty: Test inkasování umožňuje klientům ověřit si, že zpracovatel plateb (Bambora) dokáže odečítat z jejich financujícího účtu prostředky a že financující účet může být použit k platbám zaměstnanců a na firemní karty. Zákazník si může prohlédnout výpis z účtu u své banky a přesvědčit se, že mu bylo z účtu stržena částka 0,01 ještě před přiřazením nového financujícího účtu zaměstnanci nebo dávce karty.

Expense Pay

Produkty SAP Concur Expense Pay (verze Classic) provádějí platby spojené se zpracováním výkazů výdajů. Aby byla zajištěna shoda s neustále se měnícími legislativními požadavky a vše bylo ušité na míru různým trhům po celém světě, SAP Concur zapojil zkušené externí partnery pro zpracování plateb a vyvinul platební produkt nové generace: Expense Pay – Global.

Jak bylo v poznámkách k verzi oznámeno již dříve (září 2017), SAP Concur bude k poskytování služeb vašim podnikům na celém světě používat jeden produkt Expense Pay. Produkt Expense Pay – Global SAP Concur nahradí naše stávající starší produkty Expense Pay (Classic) (včetně NA Pay, EMEA Pay a později i APA Pay.) Pro klienty SAP Concur s produktem Expense Pay to znamená přechod na produkt Expense Pay – Global. Tímto upozorněním začíná proces ukončování všech našich starších produktů Expense Pay (Classic).

OMEZENÍ EXPENSE PAY – SEVERNÍ AMERIKA A EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur nepodporuje doplňování těchto měn do produktů verze Classic: americký dolar, kanadský dolar, mexické peso, euro, švýcarský frank, dánská koruna, švédská koruna, britská libra. Pokud klient tyto měny již implementoval a v produktu verze Classic je používá, může s nimi pracovat i nadále do doby, než budou migrovány na novou platformu, nebo do určeného termínu ukončení.

Účel/výhody pro klienty: Nabídka Expense Pay – Global využívá při zpracování plateb v SAP Concuru nejlepší osvědčené odvětvové postupy.

Expense nové generace (NextGen)

Aktuální informace: Na základě ohlasů zákazníků a v reakci na jejich požadavky a rovněž v souladu s naším závazkem zajistit hladký a úspěšný přechod na nový systém pracujeme na upravené strategii zavádění Výdajů nové generace (Expense NextGen).

SAP Concur usiluje o neustálé vylepšování svých produktů, a to nejen co do funkcí, které nabízejí, ale i co do jejich uživatelské přívětivosti. Způsob interakce uživatelů s technologiemi se postupem času mění, stejně jako jejich potřeby a očekávání. Svým zákazníkům neustále nasloucháme a jsme rádi za jejich zpětnou vazbu ohledně možností dalšího vylepšování uživatelských zkušeností.

NextGen Expense je další fází vývoje uživatelských zkušeností s aplikací SAP Concur. Toto rozhraní bylo vytvořeno na základě rozsáhlého výzkumu mezi zákazníky a analýz dat, které zahrnují 680 konverzací mezi čtyřma očima, 58 studií použitelnosti, více než 3000 odpovědí z průzkumů a 1,3 miliard uživatelských akcí měsíčně.

Zákazníci si budou moci prohlédnout modul Výdaje ve verzi NextGen a poté se do něj přihlásit ještě před datem povinného přechodu.

Účel/výhody pro klienty: Výsledkem je nová generace uživatelského rozhraní Expense, které bylo navrženo tak, aby přinášelo moderní, konzistentní a jednodušší uživatelské zážitky. Tato technologie kromě vylepšeného uživatelského rozhraní umožňuje společnosti SAP Concur reagovat rychleji na požadavky zákazníků, a plnit tak průběžně jejich neustále se měnící potřeby.

Cestovné

V zájmu podpory změn v norských zákonech pro klienty, kteří používají cestovné v Norsku, aktualizoval SAP Concur následující funkce:

• Výpočet zdanitelných částek – SAP Concur změnil limity částek bez daně pro cesty v rámci Norska i do zahraničí.

• Výpočet krácení poskytovaného stravného – SAP Concur změnil logiku výpočtu krácení poskytovaného stravného pro státní sazby na základě celodenní sazby v závislosti na typu ubytování.

Účel / výhody pro klienty: Podniky zachovají shodu s doporučenými právními postupy.

Správa

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování pouze své uživatelské jméno (např.: johndoe), budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své přihlašovací jméno CTE.

SAP Concur již nebude podporovat URL adresy přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení. Typická URL adresa stránky pro kombinované přihlášení obsahuje název entity (např.: entity=pxxxxxxxxx) a vypadá takto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni klienti budou používat pro přístup k produktům SAP Concur standardní přihlašovací stránku. Standardní přihlašovací stránka se nachází na adrese https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Ukončení podpory stránek pro kombinované přihlášení pro www.concursolutions.com je plánováno na 11. května 2019.

DOPAD NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a nepoužívají ve svém uživatelském jménu symbol at (@), budou muset kontaktovat svého podnikového administrátora, který jim přidělí přihlašovací jméno CTE. Uživatelská hesla zůstávají stejná.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Na následující uživatele nebude mít změna vliv, protože se nepřihlašují pomocí https://www.concursolutions.com:

• Webové SSO přihlášení do SAP Concur

• Uživatelské jméno/heslo pro mobilní aplikaci SAP Concur

• Mobilní SSO přihlášení do SAP Concur

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla. Aktuální uživatelé jednotného přihlašování (SSO) se budou moci začít hlásit prostřednictvím SSO na adrese www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení poskytuje lepší zabezpečení, splňuje současné průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům Umožňuje administrátorům přihlašovat se pod více účty (plánováno v budoucí verzi)

• Avatar uživatele: zlepšuje uživatelský komfort (plánováno do příští verze).

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší a pohodlnější uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Rozpočet

V některé z dalších verzí zpřístupníme pracovní postupy pro Budget (Rozpočet). Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu pro Budget (Rozpočet) nabízená v SAP Concur umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za „přislíbený“.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Přehled o rozpočtu

Přehled o rozpočtu (Budget Insight) je nástroj pro správu rozpočtu, jehož používání ukončíme k 30. červnu 2019. Klientům, kteří chtějí používat rozpočtové funkce, doporučujeme, aby si zakoupili nový produkt Rozpočet (Budget), který SAP Concur letos uvedl. Nový modul Budget nabízí více funkcí, vylepšené uživatelské rozhraní a další možnosti integrace s produkty SAP Concur. Jedná se především o zahrnutí dalších dat výdajů z Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request (dříve byla k dispozici jen data z Concur Expense a Concur Request).

Účel / výhody pro klienty: Po ukončení používání modulu Přehled o rozpočtu (Budget Insight) si budou moci klienti zakoupit produkt Rozpočet (Budget), který nabízí vyšší hodnotu díky lepší přehlednosti a transparentnosti rozpočtů vedených téměř v reálném čase.

Správa společnosti

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelského jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do produktů SAP Concur funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti SAP Concur možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Elektronické stvrzenky

Technologie e-stvrzenek se velmi rychle vyvíjí. Dnes jsou pravidla pro práci s nimi nastavená fixně tak, aby akceptovala e-stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům. Postupem času, jak se e-stvrzenky stanou běžnějšími a příslušná legislativa složitější, nebude toto platit ve všech státech a za všech okolností.

Klienti, kteří chtějí zachovat aktuální chování systému, tzn. kteří chtějí dál akceptovat elektronické stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům, budou muset nakonfigurovat vlastní pravidlo pro stvrzenky.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožní klientům, kteří používají elektronické stvrzenky, aby i nadále plnili legislativní a smluvní požadavky ohledně výdajových dokladů.

V rámci naší neustálé snahy o zavádění elektronických stvrzenek a bezproblémových výkazů výdajů se změní vzhled elektronických stvrzenek k letenkám generovaným v systému SAP Concur a založených na datech letenek a kupónů z GDS a některých transakcí TripLink.

Výhody pro uživatele/zákazníka: Tato změna přiblíží elektronické stvrzenky k letenkám standardnímu formátu elektronických stvrzenek SAP Concur, díky čemuž uživatelé získají konzistentnější pracovní prostředí v Concur Expense. Tento formát je také vhodnější pro uživatele, kteří pracují v NextGen Expense. Tato změna rovněž eliminuje problémy s výkonem/stabilitou pro koncové uživatele, kterým se někdy nezobrazovaly nové elektronické stvrzenky k letenkám tak rychle, jak by měly.

Hesla

SAP Concur bude mít novou funkci Zapomenuté heslo, která se přidá do stránky Přihlášení SAP Concur s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla.

Až bude uvolněna nová funkce Zapomenuté heslo (plánováno na 11. května), podpora následující dosavadní stránky Zapomenuté heslo bude ukončena:

• Bezpečnostní otázky: Uživatelům se již nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami pro ověření přihlášení.
• Text na stránce: Vlastní text společnosti se již nebude zobrazovat.
• Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu již nebude dostupná.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zpřehlední uživatelům jejich práci.

Manažer plateb

Pro klienty, kteří mají Expense Pay nebo Expense Pay – Global se nástroj Sladění účetního extraktu přesunul v listopadu 2018 ze sekce Nástroje > Klasická správa Concur do sekce Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky.

Starší přístupová cesta (přes sekci Klasická správa Concur) je Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad > Sladění extraktu.

Nová přístupová cesta (přes sekci Manažer plateb) je Správa > Společnost > Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky > Sladění účetního extraktu.

Původní stránky Manažeru náhrad (Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad) přestanou fungovat.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí používání nové stránky všemi klienty.

Stvrzenky

SAP Concur brzy umožní konverzi papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností. Digitalizace stvrzenek poskytne zákazníkům SAP Concur možnost převést papírovou stvrzenku na právně platnou digitální kopii v souladu se zákonnými nebo úředními předpisy v jejich zemi.

Až bude tato funkce dostupná pro všeobecné uvolnění, bude k dispozici pro nové a stávající zákazníky ve Francii a ty, kteří mají nastavenou konfiguraci na Francii. Další země budou zahrnuty do budoucích verzí.

Počáteční verze pro Francii bude zahrnovat:

• Aktivaci konverze papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností

• Zobrazení statusu stvrzenky „Certifikováno“ v aplikaci NextGen Expense (plánované rozšíření)

• Možnost konfigurovat pravidlo auditu, které hledá výdaje s certifikovanými stvrzenkami

Funkce Digitalizace stvrzenek vyžaduje, aby uživatelé pracovali v uživatelském rozhraní NextGen Expense. Doporučuje se, aby zákazníci migrovali na uživatelské rozhraní NextGen Expense ještě před aktivací této služby.

Pro zachycování právně platných obrázků stvrzenek musí klienti také používat mobilní aplikaci SAP Concur a mohou používat s mobilní aplikací také ExpenseIt, není to však nezbytné. Uživatel pořídí obrázek papírové stvrzenky pomocí mobilní aplikace. Po pořízení obrázku se u něj provede digitalizace. Po dokončení tohoto procesu se na snímku stvrzenky v mobilní aplikaci zobrazí razítko, které udává, zda je stvrzenka certifikována či nikoli.

Obrázky stvrzenek se zobrazí pro uživatele v NextGen Expense v nabídce Dostupné výdaje, Dostupné stvrzenky, a v seznamu výdajů.

Schvalovatelé a zpracovatelé si zobrazí status digitální stvrzenky ve výkazu výdajů a seznamu výdajů ve stávající verzi Concur Expense. Lze vytvořit pravidlo auditu, které označuje certifikované stvrzenky na úrovni výdajové položky. U stvrzenek, které jsou certifikované, se zobrazí nová ikona.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje možnost „bezpapírových“ stvrzenek, která splňuje místní požadavky a předpisy pro konverzi papírových daňových dokladů na digitální a jejich shodu.

Zabezpečení

Pole hesla v sadách záznamů 100, 300, 305, 310 se již nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. SAP Concur změní funkci v importech tak, aby se pole hesla používalo pouze při vytvoření uživatelského účtu. Toto pole se již nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. Funkce aktualizace a nahrazení u záznamu 100 se již nebude používat.

Tato změna ovlivní funkce importu zaměstnanců a importu uživatelů.

Import uživatelů – pole hesla bude i nadále dostupné v šabloně Excel ke stažení, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována. Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Sdílené: Uživatelská příručka pro import uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel.

Správa testovacích uživatelů

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.

Správa školení

Kvůli zjednodušení stránky Správa školení dojde k úpravě jejích funkcí a obsahu.

Kromě změny obsahu se přesune přístup na stránku Správa školení, a to z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Tyto změny usnadní nalezení a používání stránky Správa školení.