Concur Invoice

Klienti mají stále možnost se seznámit s novým uživatelským rozhraním, které SAP Concur připravuje k všeobecnému nasazení chystanému na druhé čtvrtletí roku 2019.

AKTUALIZACE PRO BŘEZEN

Pro klienty, kteří zkoušejí tuto funkci, přidal SAP Concur nyní následující funkce:

• Na nových souhrnných stránkách byla položka Název požadavku přejmenována na Název faktury.

• Při odeslání nebo přiřazení se zobrazí okno s dotazem, zda chce uživatel přejít na další fakturu nebo se vrátit na seznam faktur.

• Na stránce Mé faktury byla položka Faktury k objednávkám přejmenována na Vše odesláno do Nákupu a nová položka Odesláno do Nákupu se objeví v nabídce Zobrazit.

Účel / výhody pro klienty: Nové uživatelské rozhraní Concur Invoice umožňuje klientům pracovat efektivněji a poskytuje jim lepší orientaci v jejich fakturách.

Díky funkci časového záznamu e-Bunsho pro Japonsko teď Invoice podporuje digitální časové záznamy obrázků faktur od společností a dodavatelů fakturovaných služeb.

Po aktivaci této funkce se zavedou pravidla, která zajistí, aby uživatelé poskytovali fakturační údaje nezbytné k zajištění právního souladu s japonským předpisem o e-Bunsho. Uživatel musí nejdříve potvrdit, že obrázek faktury je platný obrázek zadávané faktury, a poté může obrázek označit časovým záznamem; fakturu nelze odeslat ke schválení, dokud není její obrázek úspěšně označený časovým záznamem.

Pro monitorování přijatých, čekajících, vyžádaných a nepřípustných časových záznamů je zaveden proces ověření. V procesu ověření se znovu ověří obrázky faktur úspěšně opatřené časovým záznamem a zobrazí se počty a součty obrázků označených platnými a neplatnými časovými záznamy v časovém intervalu.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce umožňuje klientům v Japonsku, kteří namísto papírových faktur používají digitální faktury, zajistit shodu s nařízeními o e-Bunsho.

Požadavek na nákup

Správce Concur Invoice s příslušnými oprávněními nyní může nakonfigurovat výchozí hodnotu pole Typ stvrzenky ve formuláři položky požadavku na nákup. Před touto změnou mělo pole Typ stvrzenky výchozí hodnotu Stvrzenka s množstvím pro položky zboží a Žádné pro položky služeb.

Účel / výhody pro klienty: Toto pole umožňuje administrátorům nastavit výchozí hodnotu pro Typ stvrzenky pro položky zboží a služeb buď na Stvrzenky s množstvím nebo na Žádné, aby bylo zajištěno, že typ stvrzenky bude mít požadovanou výchozí hodnotu.

Objednávka

Pro klienty, kteří naimportují objednávky u entit, které nemají aktivovánu funkci Požadavek na nákup, si může nyní uživatel, který má přiřazenu roli Zpracovatel objednávek nebo Zpracovatel objednávek (audit), zobrazit seznam naimportovaných objednávek.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce umožňuje klientům, kteří zpracovávají faktury k objednávkám, snáze spravovat a zobrazovat naimportované objednávky.

Pro klienty, kteří si naimportují objednávky u entit, které nemají aktivovánu funkci požadavek na objednávku, má nyní uživatel, který má přiřazenu roli Správce konfigurace Invoice nebo Správce konfigurace Invoice (omezeno) přístup ke stránce Správa > Faktury > Konfigurace dodání.

Účel / výhody pro klienty: Stránka Konfigurace dodání umožňuje klientům vytvářet metody dodání (například FedEx 2Day a UPS Ground) a dodací podmínky (např. FOB), které lze vložit do objednávek naimportovaných z externího systému.

Správa prodejců

Klienti, kteří mají aktivovanou funkci vytváření a schvalování prodejců, mohou nyní sledovat změny prodejce na stránce Revizní záznam, jež je součástí záznamu prodejce v Manažeru prodejců. Například při schválení nebo aktualizaci prodejce manažerem prodejců se daná akce zobrazí na stránce Revizní záznam.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožňuje uživatelům s rolí Manažer prodejců faktur sledovat v Manažeru prodejců změny informací o prodejcích.

Funkce vytváření a schvalování prodejců je nyní dostupná v testovacích prostředích.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně mohou vývojáři a implementační týmy používat funkci Vytváření a schvalování prodejců před přechodem do produktivního prostředí.

Správa společnosti

Ve snaze o průběžné zajišťování bezpečnosti našich produktů a služeb vydal SAP Concur nový SSL certifikát pro concursolutions.com. Aktuální certifikát vyprší dne 16. března 2019.

Všichni klienti, kteří si připnuli tento certifikát s končící platností, budou muset aktualizovat na nový certifikát před 16. březnem 2019. Pokud si neaktualizujete připnutý certifikát před 16. březnem 2019, vaše organizace i uživatelé budou mít problémy s výpadky produktů a služeb SAP Concur.

Klienti, kteří si nepřipnuli certifikát, nemusí podnikat žádné kroky, protože nový certifikát se aktualizuje automaticky. Většina klientů si certifikáty nepřipíná.

Upozorňujeme: V rámci rozšíření našeho programu bezpečnosti a shody se bude tento certifikát každoročně aktualizovat.

Účel / výhody pro klienty: Tato aktualizace zajistí průběžnou bezpečnost našich produktů a služeb.

Concur Open

Uživatelé aplikace Concur Open a Personalizovaného panelu Concur Open se mohou přihlásit k odběru e-mailových oznámení o produktech SAP Concur, které používají. V rámci procesu registrace odběru SAP Concur odešle uživateli ověřovací e-mail. Aby uživatel mohl začít dostávat oznámení, musí kliknout na tlačítko Ověřit v e-mailu.

Protože že někteří uživatelé tento krok ověřování vynechávají, SAP Concur přidal na stránku s registrací k odběru připomenutí.

Další informace o Personalizovaném panelu Concur Open najdete v informačním listu Personalizovaný panel Concur Open.

E-mail SAP Concur

Pro odesílání e-mailů ze služeb SAP Concur našim uživatelům bude využívána nová e-mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e-maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Concur Pay).

Během prvního čtvrtletí roku 2019 pak budou přecházet i další služby. Sledujte poznámky k verzím, kde naleznete informace o termínech dalších změn.

SAP Concur vydal poznámku k verzi ohledně aktualizovaných e-mailových upozornění. Mějte na paměti, že tato poznámka k verzi po tomto měsíci již nebude k dispozici.

DŮLEŽITÉ

Poznámky:

• Obsah e-mailů se nezměnil, byl aktualizován pouze jejich vzhled.

• Změny se projeví postupně. Týmy jednotlivých produktů (Expense, Invoice, Travel etd.) se rozhodnou, kdy začnou nový formát používat. Načasování závisí na dostupnosti zdrojů a na prioritě ostatních plánovaných rozšíření.

• Neočekávejte, že se e-maily ze všech produktů změní najednou. Příklad: napřed se může změnit vzhled zpráv o schválení z Expense a později i ostatních upozornění z Expense.

• Tento projekt nemá určené žádné datum dokončení. Změny mohou probíhat déle než rok.

DŮLEŽITÉ PRO KLIENTY S PŘIHLÁŠENÍM SSO

Odkaz v e-mailu stále funguje jako vždycky – přesměrovává uživatele na řádnou autentizaci SSO. Uživatel si může původní URL adresu kdykoli zobrazit, když podrží ukazatel myši nad odkazem www.concursolutions.com.

Tato změna se netýká těch e-mailů, v nichž uživatel kliká pro přístup do Concur Expense na tlačítko namísto odkazu.

Různé

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost nyní k ukládání osobních a citlivých údajů (například čísla sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) používá vlastní pole, měli byste v rámci této služby naplánovat odebrání těchto údajů a změnit dosavadní konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Concur Invoice

SAP Concur v brzké době nabídne nové uživatelské prostředí určené především pro uživatele Accounts Payable (AP), kteří průběžně sledují funkčnost životního cyklu Invoice v systému. V nové cílové stránce AP jsou zvýrazněny koncepty „výzva k akci“ a „přehled úkolů“, které lépe informují uživatele AP a zaručují tak, že pracují na úkolech s nejvyšší prioritou.

Nové uživatelské rozhraní, které mohou klienti nyní vyzkoušet a seznámit se s ním, SAP Concur připravuje k všeobecnému nasazení v druhém čtvrtletí roku 2019.

Účel / výhody pro klienty: Nové uživatelské rozhraní Concur Invoice umožňuje klientům pracovat efektivněji a poskytuje jim lepší orientaci v jejich fakturách.

V budoucí verzi SAP Concur nahradí výskyty pojmu „požadavek na platbu“ a jeho iterací pojmem „faktura“ a jeho iteracemi. Tyto změny budou provedeny v uživatelském rozhraní, dokumentaci Concur Invoice a ve veškerých dalších produktových dokumentacích SAP Concur, v nichž se výraz vyskytuje.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna pomůže zajistit konzistentnost terminologie používané v SAP Concur se standardní terminologií v odvětví.

Objednávka

S funkcí okamžitého importu mohou klienti importovat soubory objednávek a stvrzenek objednávek okamžitě, aniž by museli čekat na naplánovaný noční import. To je výhodné pro klienty, kteří potřebují importovat objednávky a stvrzenky objednávek a pracovat s nimi v Concur Invoice v ten samý den, kdy byly vytvořeny v externím systému. Klienti tak mohou také během dne provést několik importů objednávek a stvrzenek k objednávce, což jim zajistí synchronizovaná a aktuální data.

Účel/výhody pro klienty: Funkce poskytuje klientům možnost určit, kdy a jak často budou importovat objednávky a stvrzenky k objednávce do Concur Invoice.

Rozpočet

V některé z dalších verzí zpřístupníme pracovní postupy pro Budget (Rozpočet). Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu pro Budget (Rozpočet) nabízená v SAP Concur umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje již dříve vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za „přislíbený“.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Zabezpečení

V budoucí verzi bude možnost resetovat nebo aktualizovat uživatelská hesla prostřednictvím funkcí Import uživatele a Import zaměstnance odebrána. Možnost nastavit heslo pro nové uživatele při počátečním importu prostřednictvím funkcí Import uživatele a Import zaměstnance bude i nadále dostupná.

IMPORT UŽIVATELŮ

Pole hesla bude i nadále dostupné v šabloně Excel ke stažení, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Sdílené: Uživatelská příručka pro import uživatelů.

IMPORT ZAMĚSTNANCŮ

Pole hesla bude i nadále dostupné v sadách záznamů 100, 300, 305 a 310, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Následná použití tohoto pole budou systémem ignorována. Funkce aktualizace a nahrazení u záznamu 100 se již nebude používat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Sdílené: Specifikace importu zaměstnanců.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel.

Správa společnosti

V některé z budoucích verzí nebude SAP Concur již podporovat URL adresy přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení.

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu. Typická URL adresa stránky pro kombinované přihlášení zahrnuje název entity (například entity=pxxxxxxxxx) a je naformátována následujícím způsobem: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování pouze své uživatelské jméno, budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své přihlašovací jméno CTE.

Dále budou moci všichni klienti pro přístup k produktům SAP Concur používat standardní stránku Přihlášení. Standardní přihlašovací stránka se nachází na následující adrese: https://www.concursolutions.com/nui/signin

Ukončení podpory stránek pro kombinované přihlášení pro www.concursolutions.com je plánováno na 11. května 2019.

DOPAD NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a nepoužívají ve svém uživatelském jménu symbol ampersand (@), musí kontaktovat svého podnikového administrátora, který jim přidělí přihlašovací jméno CTE. Uživatelská hesla zůstanou stejná.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Na následující uživatele nebude mít změna vliv, protože se nepřihlašují pomocí https://www.concursolutions.com:

• Webové SSO přihlášení do SAP Concur

• Uživatelské jméno/heslo pro aplikaci SAP Concur Mobile

• SSO přihlášení do SAP Concur Mobile

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelského jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do SAP Concur funkci správy jednotného přihlášení (SSO), díky které budou mít klienti SAP Concur možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. Přihlášení SSO aktuálně podporují moduly Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request a Concur Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla. Aktuální uživatelé jednotného přihlašování (SSO) se budou moci začít hlásit prostřednictvím SSO na adrese www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení poskytuje lepší zabezpečení, splňuje současné průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům Umožňuje administrátorům přihlašovat se pod více účty (plánováno v budoucí verzi)

• Avatar uživatele: zlepšuje uživatelský komfort (plánováno do příští verze).

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší a pohodlnější uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

SAP Concur přidá do stránky Přihlášení novou funkci Zapomenuté heslo s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla.

Až bude uvolněna nová funkce Zapomenuté heslo (plánováno na 11. května), podpora následující dosavadní stránky Zapomenuté heslo bude ukončena:

• Bezpečnostní otázky: Uživatelům se již nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami pro ověření přihlášení.

• Text na stránce: Vlastní text společnosti se již nebude zobrazovat.

• Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu již nebude dostupná.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zpřehlední uživatelům jejich práci.

Správa školení

Kvůli zjednodušení stránky Správa školení dojde k úpravě jejích funkcí a obsahu.

Kromě změny obsahu se přesune přístup na stránku Správa školení, a to z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Tyto změny usnadní nalezení a používání stránky Správa školení.

Správa testovacích uživatelů

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.

Různé

Tato informace se již v poznámkách k verzi nebude vyskytovat.

Další informace o deaktivovaných uživatelích najdete v informačním listu Obecné informace: Archivace dat deaktivovaných uživatelů.