Nápověda ke správě Concur Invoice edice Professional

Invoice (Faktury) edice Professional – souhrn pro správce – říjen 2018

Původní příspěvek

Invoice (Faktury)

V importu požadavků na platbu je k dispozici nové pole Název typu výdajů

SAP Concur přidal do asistovaného importu požadavků na platbu v této verzi nové pole Název typu výdajů. Klienti nyní budou moci při importu dat přiřadit typ výdaje k zaměstnanci alternativním způsobem.

Účel / výhody pro klienty: Alternativní přiřazení typu výdaje při importu dat pomocí této funkce je snadnější.

E-mailové oznámení o požadavku na schválení nyní odkazuje na detaily faktury

Když v předchozích verzích kliknul schvalovatel faktury v e-mailovém oznámení o požadavku na schválení na odkaz Odkaz na zpracování faktury, otevřel se souhrn postupu schvalování.

Když od této verze schvalovatel faktury klikne v e-mailovém oznámení o požadavku na schválení na odkaz Odkaz na zpracování fakturyotevřou se detaily související faktury.

Účel / výhody pro klienty: Přímé propojení e-mailového oznámení o požadavku na schválení s detaily faktury, která je připravená ke schválení a případně schválená, zvyšuje efektivitu postupu schvalování.

Aktualizované API požadavku na platbu

Do metody GET v API požadavku na platbu v Invoice v3 bylo přidáno nové pole Spárované stvrzenky k objednávce.

Účel / výhody pro klienty: Nové pole Spárované stvrzenky k objednávce vrací pole čísel objednávek spárovaných s položkou faktury v SAP Concur. Tato informace pomáhá klientům při zaúčtování faktur do systému s párováním správných záznamů z externího systému.

Objednávka

Aktualizované rozhraní API pro stvrzenky k objednávce

Do metod GET a DELETE v API pro stvrzenky k objednávce v Invoice v3 byly přidány dva nové parametry dotazu: Číslo objednávky a Externí ID položky. S těmito novými parametry mohou uživatelé lépe cílit dotazy na záznamy příjmu materiálu, které chtějí načíst, nebo které chtějí vymazat ze systému.

Spolu s novými parametry jsou nyní k dispozici v metodách GET a DELETE tyto parametry:

  • Číslo stvrzenky

    Tento již dříve zavedený parametr lze použít samostatně nebo v kombinaci s jedním nebo oběma zbývajícími parametry.

  • Číslo objednávky

    Tento nový parametr lze použít samostatně nebo v kombinaci s jedním nebo oběma zbývajícími parametry.

  • Externí ID položky

    Tento nový parametr nelze použít samostatně. Musí se použít v kombinaci s jedním nebo oběma zbývajícími parametry.

Účel / výhody pro klienty: Tyto nové parametry API zvyšují flexibilitu a přesnost práce se záznamy stvrzenek pomocí API pro stvrzenky k objednávce v Invoice v3.

Zpracování zachycení

Velké dávky jsou nyní rozdělené do více malých dávek

Od této verze jsou velké dávky faktur (více než 100 při zpracování řízeném klientem) automaticky rozdělené na více menších dávek (po 10), což usnadňuje zpracování.

Když tato situace nastane, uživatelům se na stránce Seznam dávek zobrazí zpráva o automatickém rozdělení dávky. Kromě toho uživatelé podle čísla původní dávky poznají, které dávky patří k sobě.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce usnadňuje klientům úlohu ověření zpracování faktur, protože velké dávky faktur se rozdělí do několika menších dávek.

S výjimkami odesílanými e-mailem se již neodesílají e-mailové přílohy

Od srpnové verze se v Concur Invoice změnila funkce výjimek odesílaných e-mailem tak, že e-maily o výjimkách odesílané klientům již neobsahují původní přiložený e-mail.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajišťuje, aby klienti dostávali pouze relevantní informace.

E-mail SAP Concur

Aktualizovaný formát e-mailů

SAP Concur průběžně aktualizuje formát všech e-mailových upozornění. Změny jsou zaměřené na aktuálnější a konzistentnější vzhled zpráv ze všech služeb SAP Concur. Změna bude zaváděna postupně. Některým uživatelům se zobrazí nový formát okamžitě, jiným v průběhu několika měsíců.

Obsah e-mailů se nezměnil – pouze vzhled.

Účel / výhody pro klienty: Účelem prováděných změn je zajištění konzistentního nového vzhledu pro všechny uživatele.

Změna e-mailové infrastruktury – zařazování IP adres do seznamu výjimek

SAP Concur přechází na novou infrastrukturu e-mailu pro e-maily odesílané z našich produktů uživatelům SAP Concur. Společnosti, které filtrují e-maily podle IP adresy odesílatele, musejí přidat nové IP adresy do seznamu výjimek, aby zajistily, že uživatelé budou dostávat e-maily od SAP Concur.

Nové IP adresy se nezveřejňují, ale získáte je na dotaz u podpory SAP Concur. Ve spolupráci s týmem spravujícím váš e-mailový server zajistěte aktualizaci všech potřebných seznamů výjimek IP adres tak, aby mohli uživatelé nadále bez přerušení dostávat e-maily od SAP Concur.

Uchovávání dat

Změna e-mailových oznámení o změnách konfigurace

Od této verze bude systém při každé změně zásad uchovávání dat automaticky odesílat e-maily všem uživatelům s rolí nebo oprávněním Správce uchování dat.

Před touto změnou dostával do 72 hodin potvrzovací e‑mail jen správce, který danou změnu provedl.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajišťuje lepší viditelnost změn v konfiguraci.

Plánované změny

Položky v této části jsou plánovány do dalších verzí. Concur si vyhrazuje právo odložit implementaci veškerých zde uvedených rozšíření/změn, případně tuto implementaci zcela vypustit.

Invoice

**Plánované změny** Klienti budou brzy moci začít testovat nové uživatelské rozhraní Invoice

SAP Concur představil v červenci první verzi nového uživatelského rozhraní pro klienty Invoice (Faktur). Verze 1.0 nového uživatelského rozhraní je určena pro uživatele Accounts Payable (AP), kteří průběžně kontrolují funkčnost životního cyklu Invoice v systému. V nové cílové stránce AP byly zvýrazněny koncepty „výzva k akci“ a „přehled úkolů“, které informují uživatele AP o prioritě zpracovávaných úkolů, aby mohli začít od úkolů s nejvyšší prioritou.

Klienti si budou brzy moci v preferencích faktur nastavit nové uživatelské rozhraní a začít testovat jeho nový vzhled a nové chování.

Účel / výhody pro klienty: Nové uživatelské rozhraní Invoice umožňuje klientům pracovat efektivněji a poskytuje jim lepší zběžnou orientaci v jejich fakturách.

**Plánované změny** Požadavky na platbu se přejmenovaly na faktury

V budoucí verzi SAP Concur nahradí výskyty pojmu „požadavek na platbu“ a jeho iterací pojmem „faktura“ a jeho iteracemi. Tyto změny budou provedeny v uživatelském rozhraní, dokumentaci Invoice (Faktur) a ve veškerých dalších produktových dokumentacích SAP Concur, v nichž se nachází.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna pomůže zajistit konzistentnost terminologie používané v SAP Concur se standardní terminologií v odvětví.

**Plánované změny** Nová role pro nástroj k ověřování časových záznamů e-Bunsho
V některé z budoucích verzí bude pro Invoice aktivována nová administrativní role. Nová role správce pro digitální kompatibilitu bude sdílenou rolí, která uživateli poskytne přístup k nástrojům k ověřování časových záznamů e-Bunsho v modulech Expense a Invoice.

Účel / výhody pro klienty: Role správce pro digitální kompatibilitu umožňuje správci přiřadit jedinou roli pro přístup k nástrojům k ověřování časových záznamů e-Bunsho.

Objednávka

**Plánované změny** Funkce okamžitého importu pro import objednávek a stvrzenek k objednávce

S funkcí okamžitého importu mohou klienti importovat soubory objednávek a stvrzenek k objednávce okamžitě, aniž by museli čekat na naplánovaný noční import. To je výhodné pro klienty, kteří potřebují importovat objednávky a stvrzenky k objednávce a pracovat s nimi v produktu Concur Invoice v den, kdy byly vytvořeny v externím systému. Klienti tak mohou také během dne provést několik importů objednávek a stvrzenek k objednávce, což jim zajistí synchronizovaná a aktuální data.

Účel / výhody pro klienty: Funkce poskytuje klientům možnost určit, kdy a jak často budou importovat objednávky a stvrzenky k objednávce do Concur Invoice.

Požadavek na nákup

**Plánované změny** Nové rozhraní API verze 4.0 požadavku na nákup

SAP Concur do budoucna zpřístupní rozhraní API požadavku na nákup z portálu SAP Concur Developer Center.

Účel / výhody pro klienty: Pomocí API požadavku na platbu budou vývojáři moci vytvářet a automaticky odesílat požadavky na platbu k předběžné autorizaci s využitím externích dat a načítat čísla a stavy požadavků na platbu pomocí metod POST a GET.

**Plánované změny** Pole Typ stvrzenky k dispozici ve formulářích a polích

V některé z budoucích verzí bude uživatel s rolí správce konfigurace faktur moci změnit výchozí hodnotu pole Typ stvrzenky ve formuláři položky požadavku na nákup.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožňuje třícestné párování stvrzenek a dalších požadavků schvalovacího procesu.

Správa prodejců

**Plánovaná změna** Změny v revizním záznamu pro prodejce

V nadcházejících verzích budou moci klienti s aktivovanou funkcí vytváření a schvalování sledovat změny prodejce na stránce Revizní záznam, která je součástí záznamu prodejce v Manažeru prodejců. Například při schválení nebo aktualizaci prodejce v Manažeru prodejců se daná akce zapíše do revizního záznamu.

Účel / výhody pro klienty: Po této změně budou moci uživatelé s rolí manažera prodejců zobrazit detaily o změnách prodejce na stránce Revizní záznam, která je u záznamu prodejce přístupná z menu Akce.

Správa společnosti

**Plánované změny** Do SAP Concur přibude možnost samoobslužného přihlášení pomocí SSO (Single Sign-On)

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelskéhoé jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do svého systému funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti Concuru možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Různé

**Plánované změny** Archivace dat deaktivovaných uživatelů

Protože SAP Concur neustále roste, musíme rozšiřovat a zdokonalovat výkonnost našeho systému, abychom mohli splnit očekávání našich zákazníků a naplnit potřeby jejich podniků.

Naším celkovým cílem je výrazně zdokonalit výkonnost služeb SAP Concur snížením množství dat ukládaných v naší datové schránce produkčního systému. Díky menšímu množství dat v produkčním systému lze mnohem efektivněji využívat paměť serveru, a urychlit tak zpracování transakcí. SAP Concur proto vyvíjí proces archivace uživatelů, kteří jsou zaměstnavatelem deaktivovaní tři a více let. Proces archivace přesunuje data deaktivovaných uživatelů z datového úložiště produkčního systému do odděleného datového úložiště pro výkaznictví.

Účel / výhody pro klienty: Přesunutí dat deaktivovaných uživatelů přispěje k urychlení zpracování transakcí. Navíc se tím zvýší bezpečnost prostředí pro osobní údaje neaktivních uživatelů.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ

V současné době proces zkoušíme a vyhodnocujeme výsledky. Naším cílem je, aby zákazníci proces nijak negativně nepocítili, abychom zohlednili všechny relevantní scénáře a aby proces archivace dosahoval požadovaných výsledků.

Pro implementaci tohoto nového procesu není stanoveno žádné cílové datum. Změnu oznámíme v dostatečném předstihu v poznámkách k verzi.

Upozornění pro klienty

Dílčí zpracovatelé nepropojení se SAP Concur

Seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici zde: SAP Concur list of Subprocessors (pouze v angličtině)

Měsíční certifikace prohlížeče

S ostatními měsíčními poznámkami k verzi SAP Concur jsou k dispozici měsíční certifikace prohlížeče, dosavadní i plánované, dostupné prostřednictvím Novinky – edice Professional.