Správa nastavení rozpočtu

Nastavení rozpočtu je dostupné uživatelům s rolí Správce rozpočtu.

Pro edici Professional musejí mít uživatelé také roli Správce konfigurace faktur (s omezením), Správce konfigurace výdajů (s omezením) nebo Správce konfigurace požadavků (s omezením).

Nastavení	Popis
Časové pásmo (zobrazuje se pouze pro interní uživatele Concuru)	Toto nastavení určuje přesně, kdy začíná první a kdy končí poslední den roku. Jakmile první správce uživatelů vytvoří fiskální rok, bude tento rok zaregistrován a toto nastavení bude ukazovat časové pásmo, ve kterém se tento uživatel nachází. Toto nastavení smí změnit pouze Concur. Kontaktujte podporu Concur a vytvořte servisní požadavek.
Limit výstrahy v procentech	Jakmile čerpání rozpočtu překročí tuto hranici (výchozí hodnota je 80 %), vlastník nebo schvalovatel rozpočtu uvidí žlutý znak.
Limit řízení v procentech	Jakmile čerpání rozpočtu překročí tuto hranici (výchozí hodnota je 100%), vlastník nebo schvalovatel rozpočtu uvidí červený znak.
Odesílat oznámení o dosažení limitu výstrah	Je-li tato možnost zaškrtnuta, dostanou vlastníci rozpočtu e-mailovou výstrahu, jakmile rozpočet překročí limit výstrahy.
Odesílat oznámení o dosažení limitu řízení	Je-li tato možnost zaškrtnuta, dostanou vlastníci rozpočtu e-mailovou výstrahu, jakmile rozpočet překročí limit výstrahy nebo limit řízení.
Omezit oznámení k minulým rozpočtům	Je-li tato možnost zaškrtnuta, nedostanou vlastníci rozpočtu e-mailová upozornění na starší data, pouze na data předchozího, aktuálního a všech budoucích období. To znamená, že zaškrtnou-li tuto možnost, dostanou méně e-mailových upozornění.
Alternativní manažer rozpočtu	Nevyplní-li uživatel schvalovatele v poli Váš manažer rozpočtu v okně Schvalovatelé faktur nebo Schvalovatelé výdajů v Nastavení profilu, použije systém schvalovatele vybraného v seznamu Alternativní manažer rozpočtu. K dispozici jsou tyto možnosti: Manažer rozpočtu Manažer služebních cest Schvalovatel faktur Schvalovatel výdajů POZNÁMKA: Aby byl vidět seznam Alternativní manažer rozpočtu, musíte vybrat (aktivovat) možnost Povolit filtrování podle manažerů rozpočtu na stránce Nastavení rozpočtu.
Zobrazit neodeslané výdaje (jen Expense)	Správci mohou vybrat (povolit) následující možnosti: Nezobrazovat neodeslané částky výdajů Zobrazit neodeslané částky výdajů jako nevyřízené Zobrazit neodeslaný zůstatek výdajů Další informace o těchto možnostech najdete v části Zobrazit neodeslané výdaje pod touto tabulkou.
Zahrnout nevyřízenou částku do výpočtu zbývající částky	Toto nastavení by měly zaškrtnout společnosti, které chtějí do výpočtu zbývající částky zahrnout nevyřízenou částku. To znamená, že nevyřízená částka bude od zbývající částky odečtena. Je-li toto nastavení zaškrtnuto, rovná se zbývající částka částce rozpočtu minus vydaná částka a nevyřízená částka. V tomto scénáři klienti obvykle chtějí, aby disponibilní částka reflektovala realistický pohled na částku zbývající na výdaje, a předpokládají, že většina nevyřízených položek bude schválena. Není-li toto nastavení zaškrtnuto, rovná se zbývající částka částce rozpočtu minus vydaná částka. V tomto scénáři klienti obvykle chtějí, aby zbývající částka reflektovala částku, nad kterou mají stále kontrolu. Nevyřízené položky výdajů mohou být zamítnuty.
Povolit Zachycování rozpočtu pro Požadavky	Správce může zaškrtnutím tohoto políčka povolit zachycování rozpočtu pro Požadavky.
Povolit Zachycování rozpočtu pro Výdaje	Správce může zaškrtnutím tohoto políčka povolit zachycování rozpočtu pro Výdaje.
Povolit zachycování rozpočtu pro požadavky na nákup	Správce může zaškrtnutím tohoto políčka povolit zachycování rozpočtu pro Požadavky na nákup.
Povolit zachycování rozpočtu pro Faktury	Správce může zaškrtnutím tohoto políčka povolit zachycování rozpočtu pro Faktury.
Po schválení požadavku označit položky rozpočtu požadavku jako vydané (Pouze Request)	Správce může vybrat (aktivovat) toto zaškrtávací políčko, pokud chce, aby se položky rozpočtu požadavku po schválení požadavku označily jako vydané. To znamená, že se požadavek přesune z Čeká na zpracování do Vydáno.
Po schválení zpracovatelem označit požadavky na nákupy jako vydané (Pouze požadavky na nákup v Invoice)	Když správce toto pole zaškrtne (povolí), označí se požadavek na nákup jako vydaný, jakmile ho zpracovatel schválí. Požadavek na nákup zůstane označen jako vydaný, dokud nebude spárován s fakturou. To znamená, že systém potvrdí schválení předběžné autorizace jako finální schválení.
Povolit filtrování podle manažerů rozpočtu	Když správce vybere (aktivuje) toto zaškrtávací políčko, v Položkách rozpočtu se objeví záložka Filtrování podle manažerů (nepovinné). Když správce vybere tuto možnost, výdaje se budou zachycovat v závislosti na hierarchii manažera. Pokud správce nechá tuto možnost zrušenou (deaktivovanou), výdaje se budou zachycovat v závislosti na konfiguracích kategorií rozpočtu a polí sledování rozpočtu a hierarchie manažera bude ignorována, a to i v případě, že je nakonfigurována. Toto nastavení je standardně zrušeno (deaktivováno).
Použít netto částku výdaje (pouze Concur Expense)	Správce může toto políčko označit, aby se částka vratky odečetla od částky brutto, tzn. aby se částky ve výkazech výdajů uplatňovaly včetně daně. To lze využít v zemích, kde mohou firmy žádat o vracení daní z vykazovaných výdajů, například tam, kde se platí DPH.
Použít částku netto faktury (pouze Concur Invoice)	Správce může zvolit, zda se má použít částka faktury netto, nebo brutto. Možnost je standardně vybrána. Pokud chce správce do ceny dopravy zahrnout daně, políčko by nemělo být zaškrtnuté.
Aktivovat typ období rozpočtu pro rozsah datumů	Správce může označením (aktivací) toto zaškrtávacího políčka povolit rozpočtové položky založené nikoliv na fiskálním roce nebo fiskální období, ale na libovolných obdobích vymezených rozsahem dat. Pokud správce označí tuto možnost, na stránkách Přidat položku rozpočtu a Změnit položku rozpočtu se v poli Typ období zobrazí hodnota Období. Pokud správce vybere pro položku rozpočtu Období, na stránce se zobrazí pole Počáteční datum a Konečné datum. V šabloně importu položek rozpočtu se zobrazí sloupce Počáteční datum a Konečné datum.
Aktivovat úpravy vlastníka rozpočtu	Zaškrtnutím tohoto políčka může správce povolit vlastníkům rozpočtů přidávat do nich úpravy. Když správce tuto možnost zaškrtne, vlastníkům rozpočtů se zobrazí na panelu rozpočtu další možnost Přidat úpravu, pomocí které můžou přidávat k rozpočtům úpravy. POZNÁMKA: Na panelu rozpočtu může přidávat úpravy i správce rozpočtu.

Zobrazit neodeslané výdaje (jen Expense)

Pomocí nastavení Zobrazit neodeslané výdaje v nastavení rozpočtu mohou vlastníci rozpočtu zobrazit zůstatek výdajových položek, které nebyly dosud odeslány. Jde o kombinaci neodeslaných výkazů výdajů a dostupných výdajů, které nejsou připojené k výkazu výdajů. Nastavení má tři možnosti, které určují, co se vlastníkům rozpočtu zobrazí na panelu rozpočtu a když v Expense kliknou na odkaz Zobrazit rozpočet.

Následující tabulka popisuje možnosti, které jsou k dispozici pro nastavení Zobrazit neodeslané výdaje.

Nastavení Zobrazit neodeslané výdaje	Popis
Nezobrazovat neodeslané částky výdajů	Pokud správce vybere tuto možnost, na panelech rozpočtů se nezobrazí nepřiřazené částky. Tato možnost představuje výchozí hodnotu. Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je méně než 80 % dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem. Pod touto prahovou hodnotou je nepřiřazená částka méně přínosná a může být pro jednotlivé vlastníky rozpočtů matoucí. POZNÁMKA: Pro dostupné výdaje nemusí existovat dostatek informací, aby je bylo možné správně spárovat. Neodeslané výkazy výdajů mohou být v různých fázích – od vytvořených pro úplně aktualizované a připravené k odeslání.
Zobrazit neodeslané částky výdajů jako nevyřízené	Pokud správce vybere tuto možnost, jsou do nevyřízené částky na panelech rozpočtů a v zobrazení v transakcí (pomocí odkazu Zobrazit rozpočet) zahrnuty dostupné výdaje a neodeslané výdaje. Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je 95 % nebo více dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem. POZNÁMKA: Když správce vybere tuto možnost, nebudou se v rozpočtovém balíku Nevyřízeno zobrazovat transakce kreditní karty a výpisy kreditní karty. Místo toho se tyto transakce zobrazí v rozpočtovém balíku Vydáno.
Zobrazit neodeslaný zůstatek výdajů	Pokud správce vybere tuto možnost, zahrnou se výdaje do nepřiřazené částky na panelu rozpočtu a v zobrazení v transakcích (pomocí odkazu Zobrazit rozpočet). Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je 80-95 % dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem. POZNÁMKA: Když správce vybere tuto možnost, nebudou se v rozpočtovém balíku Nepřiřazeno zobrazovat transakce kreditní karty a výpisy kreditní karty. Místo toho se tyto transakce zobrazí v rozpočtovém balíku Vydáno.

Nastavení Zobrazit neodeslané výdaje

Popis

Nezobrazovat neodeslané částky výdajů

Pokud správce vybere tuto možnost, na panelech rozpočtů se nezobrazí nepřiřazené částky.

Tato možnost představuje výchozí hodnotu.

Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je méně než 80 % dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem. Pod touto prahovou hodnotou je nepřiřazená částka méně přínosná a může být pro jednotlivé vlastníky rozpočtů matoucí.

POZNÁMKA: Pro dostupné výdaje nemusí existovat dostatek informací, aby je bylo možné správně spárovat. Neodeslané výkazy výdajů mohou být v různých fázích – od vytvořených pro úplně aktualizované a připravené k odeslání.

Zobrazit neodeslané částky výdajů jako nevyřízené

Pokud správce vybere tuto možnost, jsou do nevyřízené částky na panelech rozpočtů a v zobrazení v transakcí (pomocí odkazu Zobrazit rozpočet) zahrnuty dostupné výdaje a neodeslané výdaje.

Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je 95 % nebo více dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem.

POZNÁMKA: Když správce vybere tuto možnost, nebudou se v rozpočtovém balíku Nevyřízeno zobrazovat transakce kreditní karty a výpisy kreditní karty. Místo toho se tyto transakce zobrazí v rozpočtovém balíku Vydáno.

Zobrazit neodeslaný zůstatek výdajů

Pokud správce vybere tuto možnost, zahrnou se výdaje do nepřiřazené částky na panelu rozpočtu a v zobrazení v transakcích (pomocí odkazu Zobrazit rozpočet).

Zákazníci tuto možnost zpravidla vyberou, když podle jejich odhadu je 80-95 % dostupných výdajů a neodeslaných výkazů výdajů správně spárováno s rozpočtem.

POZNÁMKA: Když správce vybere tuto možnost, nebudou se v rozpočtovém balíku Nepřiřazeno zobrazovat transakce kreditní karty a výpisy kreditní karty. Místo toho se tyto transakce zobrazí v rozpočtovém balíku Vydáno.

Druhá a třetí možnost ve výše uvedené tabulce vlastníkům rozpočtů ukazuje, jak ve skutečnost spotřebovávají své rozpočty a jak správně plánovat jejich budoucí vývoj.

Když kromě toho správce vybral druhou nebo třetí z těchto možností, zobrazí se na kartě Mapování polí rozpočtu na kartě Pole sledování rozpočtu v konfiguraci rozpočtu sloupec Zaměstnanec.