Správa

K odesílání e‑mailů z našich služeb uživatelům SAP Concur bude využívána nová e‑mailová infrastruktura. Společnosti, které filtrují příchozí e-maily podle IP adresy odesílatele, proto budou muset přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby jejich uživatelé nadále dostávali e-maily od SAP Concur.

Zpočátku se bude výše popsaná záležitost týkat pouze společností, které používají Concur Expense. Od ledna se na novou e-mailovou infrastrukturu přesune odesílání e-mailů od dalších služeb SAP Concur (např. Concur Travel nebo Pay).

Další služby budeme průběžně přidávat. Přesnější informace o termínech dalších změn najdete v poznámkách k verzím.

Všechny společnosti musejí provést všechna rozumná opatření k ochraně osobních a citlivých údajů svých zaměstnanců. Upozorňujeme, že podle doporučených osvědčených postupů souvisejících s bezpečností dat nesmějí vlastní pole obsahovat osobní ani citlivá data.

DALŠÍ KROKY

Pokud vaše společnost nyní k ukládání osobních a citlivých údajů (například čísla sociálního zabezpečení, jmen rodinných příslušníků nebo jiných informací identifikujících jednotlivce) používá vlastní pole, měli byste v rámci této služby naplánovat odebrání těchto údajů a změnit dosavadní konfiguraci.

Další informace najdete v často kladených dotazech (FAQ, pouze v angličtině).

Rozpočet

Pracovní postupy jsou od teďka k dispozici i pro rozpočet. Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu pro Budget (Rozpočet) nabízená v SAP Concur umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za potvrzený.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Expense Pay

Produkty SAP Concur Expense Pay (verze Classic) provádějí platby spojené se zpracováním výkazů výdajů. Aby byla zajištěna shoda s neustále se měnícími legislativními požadavky a vše bylo ušité na míru různým trhům po celém světě, SAP Concur zapojil zkušené externí partnery pro zpracování plateb a vyvinul platební produkt nové generace: Expense Pay – Global.

Jak bylo v poznámkách k verzi oznámeno již dříve (září 2017), SAP Concur bude k poskytování služeb vašim podnikům na celém světě používat jeden produkt Expense Pay. Produkt SAP Concur Expense Pay – Global nahradí naše stávající starší produkty Expense Pay Classic (včetně NA Pay, EMEA Pay a později i APA Pay.) Pro klienty SAP Concur s produktem Expense Pay to znamená přechod na produkt Expense Pay – Global. Tímto upozorněním začíná proces ukončování všech našich starších produktů Expense Pay (Classic).

EXPENSE PAY – DATUM UKONČENÍ PRO SEVERNÍ AMERIKU: 1. ZÁŘÍ 2019

Na Expense Pay – Global už přešlo více než 4000 zákazníků. Zákazníci, kteří platí v amerických nebo kanadských dolarech, musí do data ukončení (1. září 2019) změnit své předplatné z ukončované služby „Expense Pay – North America“ na „Expense Pay – Global“. Expense Pay – Global dnes podporuje platby v USD, CAD, GBP a EUR. Zákazníci, kteří používají v klasické verzi Expense Pay jiné měny, nemusí je letos migrovat, ale klidně mohou proces migrace zahájit. Pokud chcete svoji migraci probrat a naplánovat, pošlete e‑mail na adresu paymigration@concur.com.

OMEZENÍ SLUŽEB EXPENSE PAY – SEVERNÍ AMERIKA A EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur nepodporuje doplňování těchto měn do produktu verze Classic: americký dolar, kanadský dolar, mexické peso, euro, švýcarský frank, dánská koruna, švédská koruna, britská libra. Pokud klient už tyto měny v produktu verze Classic je používá, může s nimi dál pracovat, dokud nebudou migrovány na novou platformu, resp. do stanoveného termínu ukončení.

Účel / výhody pro klienty: Nabídka Expense Pay – Global využívá při zpracování plateb v SAP Concuru nejlepší osvědčené odvětvové postupy.

Japonská veřejná doprava (JPT)

Databáze zastávek a linek japonské veřejné dopravy (JPT) doznala změn při rutinní údržbě. Některé položky byly přidány, jiné odebrány a u některých se změnily názvy.

Účel/výhody pro klienty: Seznamy v Concur Expense (Výdaje) i nadále odrážejí aktuální zastávky a linky JPT.

Expense nové generace (NextGen)

Aktuální informace: Na základě ohlasů zákazníků a v reakci na jejich požadavky a rovněž v souladu s naším závazkem zajistit hladký a úspěšný přechod na nový systém pracujeme na upravené strategii zavádění Výdajů nové generace (Expense NextGen).

SAP Concur usiluje o neustálé vylepšování svých produktů, a to nejen co do funkcí, které nabízejí, ale i co do jejich uživatelské přívětivosti. Způsob interakce uživatelů s technologiemi se postupem času mění, stejně jako jejich potřeby a očekávání. Svým zákazníkům neustále nasloucháme a jsme rádi za jejich zpětnou vazbu ohledně možností dalšího vylepšování uživatelských zkušeností.

NextGen Expense je další fází vývoje uživatelských zkušeností s aplikací SAP Concur. Toto rozhraní bylo vytvořeno na základě rozsáhlého výzkumu mezi zákazníky a analýz dat, které zahrnují 680 konverzací mezi čtyřma očima, 58 studií použitelnosti, více než 3000 odpovědí z průzkumů a 1,3 miliard uživatelských akcí měsíčně.

Zákazníci si budou moci prohlédnout modul Výdaje ve verzi NextGen a poté se do něj přihlásit ještě před datem povinného přechodu.

Účel / výhody pro klienty: Výsledkem je nová generace uživatelského rozhraní Expense, které bylo navrženo tak, aby přinášelo moderní, konzistentní a jednodušší uživatelské zážitky. Tato technologie kromě vylepšeného uživatelského rozhraní umožňuje společnosti SAP Concur reagovat rychleji na požadavky zákazníků, a plnit tak průběžně jejich neustále se měnící potřeby.

Manažer plateb

Pro klienty, kteří mají Expense Pay nebo Expense Pay – Global, se nástroj Sladění účetního extraktu přesunul v listopadu 2018 ze sekce Nástroje > Klasická správa Concur do sekce Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky.

Starší přístupová cesta (přes sekci Klasická správa Concur) je Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad > Sladění extraktu.

Nová přístupová cesta (přes sekci Manažer plateb) je Správa > Společnost > Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky > Sladění účetního extraktu.

Od této verze už původní stránky Manažeru náhrad (Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad) nefungují.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajišťuje používání nové stránky všemi klienty.

Cestovné

V zájmu další podpory změn v norských zákonech pro klienty, kteří používají cestovné v Norsku, aktualizoval SAP Concur funkce pro zaokrouhlování a prodlužování cest.

• Zaokrouhlování – všechny částky cestovného se zaokrouhlí na nejbližší celou norskou korunu.

• Prodloužené cesty – SAP Concur změnil logiku jejich výpočtu.

  Nejběžnější konfigurace vlastností výpočtu:

  • extended_trip_days: 29

  • extended_trip_domestic_comp_amount: 202 NOK

  • extended_trip_company_factor: 75 %

Při tomto nastavení budou u prodloužených cest platit tato pravidla:

Pokud pobyt na stejném místě mimo Norsko trvá déle než 28 dní v kuse, diety podle státních sazeb se od 29. dne dál snižuje na 75 %. Stejný koeficient se uplatní i na krácení poskytovaného stravného na základě těchto státních sazeb. Koeficient pro prodlouženou cestu se nevztahuje na diety ani krácení poskytovaného stravného podle sazeb SKD.

Pokud pobyt na stejném místě v Norsku trvá déle než 28 dní v kuse, diety podle státní sazby se od 29. dne dál snižují na 202 NOK. Krácení poskytovaného stravného se na dny s touto sníženou sazbou nevztahuje. Částka pro prodloužené cesty se nevztahuje na diety podle sazeb SKD.

Účel / výhody pro klienty: Podniky zachovají shodu s doporučenými právními postupy.

Správa

Zákazníci budou muset k produktům SAP Concur přistupovat prostřednictvím následujících domén:

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Tato změna je plánována na 8. června 2019.

SAP Concur klientům doporučuje migrovat na jednu z těchto domén co nejdříve (pokud už některou nepoužívají).

Pokud máte k této změně nějaké dotazy, pošlete e‑mail na adresu appsec@sap.com.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zákazníkům umožní přistupovat ke službám SAP Concur jednotným a bezpečným způsobem.

Autentizace

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Funkce kombinovaného přihlášení umožňuje uživatelům používat k přihlášení do produktů SAP Concur přihlašovací ID, které neobsahuje doménu.

Všichni uživatelé, kteří používají k přihlašování jen své uživatelské jméno (např. johndoe), budou muset k přihlašování do produktů SAP Concur používat namísto přihlašovacího ID své Přihlašovací jméno CTE.

SAP Concur už nebude podporovat adresy URL přihlašovacích stránek pro kombinované přihlášení. Typická URL adresa stránky pro kombinované přihlášení obsahuje název entity (např.: entity=pxxxxxxxxx) a vypadá takto: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Všichni klienti budou používat pro přístup k produktům SAP Concur standardní stránku Přihlášení. Standardní přihlašovací stránka je https://www.concursolutions.com/nui/signin.

Ukončení podpory stránek pro kombinované přihlášení pro www.concursolutions.com je plánováno na 11. května 2019.

DOPADY NA UŽIVATELE

Uživatelé, kteří se přihlašují na stránce pro kombinované přihlášení (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) a jejich uživatelské jméno neobsahuje zavináč (@), budou muset na stránce Přihlášení kliknout na odkaz Zapomenuté uživatelské jméno?, aby získali své uživatelské jméno bez asistence (preferovaná metoda), nebo požádat o svoje Přihlašovací jméno CTE správce ve své společnosti. Uživatelská hesla se nemění.

Funkce jednotného přihlašování (SSO) zůstává touto změnou nedotčena. Následujících uživatelů se změna nedotkne, protože se nepřihlašují na stránce https://www.concursolutions.com:

• Webové SSO přihlášení do SAP Concur

• Uživatelské jméno/heslo pro mobilní aplikaci Concur

• Přihlášení do mobilní aplikace Concur pomocí SSO

Účel / výhody pro klienty: Ukončení podpory této funkce zlepší stabilitu přihlašování a zvýší jeho úspěšnost, a současně sníží závislost přihlašování.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

V některé z budoucích verzí přidá SAP Concur do stránky Přihlášení novou funkci Zapomenuté heslo se změněným rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují pomocí uživatelského jména a hesla.

V současné době může být pro případ zapomenutého hesla k dispozici několik dalších možností (záleží na konfiguraci v dané společnosti). Až bude k dispozici nová funkce Zapomenuté heslo (plánovaná na 11 května), tyto další možnosti budou odstraněny. Jedná se o tyto možnosti:

• Bezpečnostní otázky: Uživatelům se už nebudou zobrazovat výzvy s bezpečnostními otázkami k ověření přihlášení.

• Text na stránce: Vlastní text společnosti se už nebude zobrazovat.

• Nápovědy k heslu: Možnost Odeslat na mou e-mailovou adresu nápovědu k heslu už nebude k dispozici.

Všechny tyto možnosti jsou popsány na následujících stránkách.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel a zjednoduší uživatelské rozhraní.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla. Současní uživatelé jednotného přihlašování (SSO) se budou moci začít přihlašovat prostřednictvím SSO na stránce www.concursolutions.com. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení: poskytuje lepší zabezpečení, splňuje aktuální průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům: umožňuje administrátorům přihlašovat se pod více účty (plánováno v budoucí verzi).

• Avatar uživatele zlepšuje uživatelský komfort (plánováno do příští verze).

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje vylepšené zabezpečení a rychlejší pohodlné uživatelské rozhraní při přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Pole hesla v sadách 100, 300, 305 a 310 záznamů se už nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. SAP Concur změní funkci v importech tak, aby se pole hesla používalo pouze při vytvoření uživatelského účtu. Toto pole se již nebude používat k aktualizaci nebo hromadnému resetu uživatelských hesel. Funkce aktualizace a nahrazení u sad 100 záznamů se už nebude používat.

Tato změna ovlivní funkce importu zaměstnanců a importu uživatelů.

IMPORT ZAMĚSTNANCŮ

Pole hesla bude i nadále v sadách 100, 300, 305 a 310 záznamů k dispozici, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Další použití tohoto pole bude systém ignorovat. Funkce aktualizace a nahrazení hesel u sad 100 záznamů se už nebude používat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: Employee Import Specification (pouze v angličtině).

IMPORT UŽIVATELŮ

Pole hesla bude i nadále dostupné v šabloně Excel ke stažení, ale bude se načítat pouze při počátečním importu souboru nebo při vytváření nového uživatele v systému. Další použití tohoto pole bude systém ignorovat.

Všeobecné informace o této funkci najdete v tématu Shared: User Import User Guide (pouze v angličtině).

Účel / výhody pro klienty: Tato změna zajistí větší bezpečnost uživatelských hesel.

Tyto změny jsou důsledkem trvalé snahy týmu SAP Concur zajišťovat bezpečnou autentizaci.

Jednotné přihlášení (Single Sign-On) poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím pomocí jediné sady přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: buď pomocí uživatelského jména a hesla, nebo pomocí SSO s přihlašovacími údaji od poskytovatele identity, kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do produktů SAP Concur funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti SAP Concur možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) je náhradním nástrojem pro klienty používající konfiguraci SSO na stránce Klíče zabezpečení a novým nástrojem pro ty, kteří chtějí SSO ve své organizaci teprve implementovat. Stávající konfigurace SSO na stránce Klíče zabezpečení i nový samoobslužný nástroj pro SSO budou k dispozici, dokud všichni nepřejdou na nový nástroj.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Přehled o rozpočtu

Přehled o rozpočtu (Budget Insight) je nástroj pro správu rozpočtu, jehož používání ukončíme k 30. červnu 2019. Klientům, kteří chtějí používat rozpočtové funkce, doporučujeme, aby si zakoupili nový produkt Rozpočet (Budget), který SAP Concur letos uvedl. Nový modul Budget nabízí více funkcí, vylepšené uživatelské rozhraní a další možnosti integrace s produkty SAP Concur. Jedná se především o zahrnutí dalších dat výdajů z Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request (dříve byla k dispozici jen data z Concur Expense a Concur Request).

Účel / výhody pro klienty: Po ukončení používání modulu Přehled o rozpočtu (Budget Insight) si budou moci klienti zakoupit produkt Rozpočet (Budget), který nabízí vyšší hodnotu díky lepší přehlednosti a transparentnosti rozpočtů vedených téměř v reálném čase.

Elektronické stvrzenky

V rámci naší neustálé snahy o zavádění elektronických stvrzenek a bezproblémových výkazů výdajů se změní vzhled elektronických stvrzenek k letenkám generovaných v systému SAP Concur na základě dat letenek a kupónů z GDS a některých transakcí TripLink.

Výhody pro uživatele/zákazníka: Tato změna přiblíží elektronické stvrzenky k letenkám standardnímu formátu elektronických stvrzenek SAP Concur, díky čemuž uživatelé získají konzistentnější pracovní prostředí v Concur Expense. Tento formát je také vhodnější pro uživatele, kteří pracují v NextGen Expense. Tato změna rovněž eliminuje problémy s výkonem/stabilitou pro koncové uživatele, kterým se někdy nezobrazovaly nové elektronické stvrzenky k letenkám tak rychle, jak by měly.

Technologie e-stvrzenek se velmi rychle vyvíjí. Dnes jsou pravidla pro práci s nimi nastavená fixně tak, aby akceptovala e-stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům. Postupem času, jak se e-stvrzenky stanou běžnějšími a příslušná legislativa složitější, nebude toto platit ve všech státech a za všech okolností.

Klienti, kteří chtějí zachovat aktuální chování systému, tzn. kteří chtějí dál akceptovat elektronické stvrzenky odpovídající obrazovým požadavkům, budou muset nakonfigurovat vlastní pravidlo pro stvrzenky.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna umožní klientům, kteří používají elektronické stvrzenky, aby i nadále plnili legislativní a smluvní požadavky ohledně výdajových dokladů.

Stvrzenky

SAP Concur brzy umožní konverzi papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností. Digitalizace stvrzenek poskytne zákazníkům SAP Concur možnost převést papírovou stvrzenku na právně platnou digitální kopii v souladu se zákonnými nebo úředními předpisy v jejich zemi.

Až bude tato funkce dostupná pro všeobecné uvolnění, bude k dispozici pro nové a stávající zákazníky ve Francii a ty, kteří mají nastavenou konfiguraci na Francii. Další země budou zahrnuty do budoucích verzí.

Počáteční verze pro Francii bude zahrnovat:

• Aktivaci konverze papírových stvrzenek na digitální kopie s právní platností

• Zobrazení statusu stvrzenky „Certifikováno“ v aplikaci NextGen Expense (plánované rozšíření)

• Možnost konfigurovat pravidlo auditu, které hledá výdaje s certifikovanými stvrzenkami

Funkce Digitalizace stvrzenek vyžaduje, aby uživatelé pracovali v uživatelském rozhraní NextGen Expense. Doporučuje se, aby zákazníci migrovali na uživatelské rozhraní NextGen Expense ještě před aktivací této služby.

Pro zachycování právně platných obrázků stvrzenek musí klienti také používat mobilní aplikaci SAP Concur a mohou používat s mobilní aplikací také ExpenseIt, není to však nezbytné. Uživatel pořídí obrázek papírové stvrzenky pomocí mobilní aplikace. Po pořízení obrázku se u něj provede digitalizace. Po dokončení tohoto procesu se na snímku stvrzenky v mobilní aplikaci zobrazí razítko, které udává, zda je stvrzenka certifikována či nikoli.

Obrázky stvrzenek se zobrazí pro uživatele v NextGen Expense v nabídce Dostupné výdaje, Dostupné stvrzenky, a v seznamu výdajů.

Schvalovatelé a zpracovatelé si zobrazí status digitální stvrzenky ve výkazu výdajů a seznamu výdajů ve stávající verzi Concur Expense. Lze vytvořit pravidlo auditu, které označuje certifikované stvrzenky na úrovni výdajové položky. U stvrzenek, které jsou certifikované, se zobrazí nová ikona.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje možnost „bezpapírových“ stvrzenek, která splňuje místní požadavky a předpisy pro konverzi papírových daňových dokladů na digitální a jejich shodu.