Nápověda ke správě Concur Invoice edice Professional

Expense (Výdaje) edice Professional – souhrn pro správce – červenec 2017

Poslední aktualizace: 17. srpna 2017

Revizní záznam

Zlepšený audit odeslaných a vrácených výkazů výdajů

Od této verze bude protokol revizního záznamu Výdajů pro výkaz výdajů obsahovat kompletní historii změn, které uživatel provedl. Provedené změny se zaznamenávají do protokolu od počátečního odeslání po dobu celé existence výkazu, včetně akcí vrácení výkazu. Změnami rozumíme (nejen) následující akce:

  • Přidání výdajů, všechny přesuny a výmazy včetně manuálních i vzniklých přidružením k dostupným výdajům a přesuny výdajů do výkazu
  • Změněné a vymazané stvrzenky

Výkazy výdajů vrácené po odeslání obsahují změny provedené při vrácení, například:

  • Změny hodnot výdajů, například typu výdaje, místa, částky, prodejce, data transakce a hodnot ve vlastních polích
  • Změny hodnot v hlavičce výkazu, jako jsou firemní zásady a vlastní pole (nákladové středisko apod.)
  • Hotovostní výdaje odebrané z vráceného výkazu
  • Obrázky stvrzenek přidané do výkazu nebo do souvisejících výdajů nebo z nich odebrané

Účel / výhody pro klienty: Tímto rozšířením se zlepšují možnosti protokolování funkce revizního záznamu.

Firemní karta

V importu karet MasterCard je podporováno Automatické přiřazení pomocí ID zaměstnance

Nástroj importu kreditních karet MasterCard je od této verze rozšířený o zachycení ID zaměstnance, které je dostupné v přenosu transakcí z firemní kreditní karty Credit Mutuel. Aktualizace podporuje automatické přiřazení, což znamená, že klienti, u nichž došlo k nedostatečnému přiřazení, již nemusejí manuálně párovat své transakce. Nyní to přenos transakcí provede tak, jak to provádějí jiné nástroje importu.

Účel / výhody pro klienty: Toto rozšíření podporuje automatické přiřazení účtů pomocí přenosu transakcí z firemní kreditní karty MasterCard Credit Mutuel.

Centrální sladění: Zlepšení logiky spárování CDF3

Od této verze se vlastní finanční data CDF3 používají k přesnému přiřazení transakcí centrálního sladění (CR) k zaměstnancům či požadavkům. Tato změna reaguje na to, že společnost MasterCard přestala používat hodnoty vlastní reference (CustomRefValues), které dříve obsahovaly údaje o ID zaměstnance a/nebo ID požadavku, které centrální sladění (CR) používalo k párování transakcí.

Od doby, kdy společnost MasterCard provedla tuto změnu, jsou takové údaje dostupné pouze v hodnotách vlastních finančních dat (CustomFinancialData), na které bude nyní CR odkazovat v přenosu transakcí při zjišťování hodnot ID zaměstnance a ID požadavku.

Účel / výhody pro klienty: Toto rozšíření upravuje funkci centrálního sladění podle změny provedené společností MasterCard, aby bylo nadále možné přesně párovat transakce z dat přenosu transakcí.

Expense Pay – Global
Pomoc, která zajišťuje úplnost údajů pro proces zavedení

Klienti již nebudou moci přijmout obchodní podmínky Bambora (při nastavení financujících účtů partnerů pro zpracování plateb v Bambora), dokud nevyplní všechna povinná pole a neuploadují všechny požadované dokumenty.

Uživatelé, kteří ve formulářích k zavedení Bambora nevyplní dostatek informací, již nebudou moci pokračovat a přijmout obchodní podmínky. Pokud jsou na některé z karet Ředitelé zadané neúplné informace, u příslušné karty se zobrazí červený indikátor.

Účel / výhody pro klienty: Klienti již nebudou mít dojem, že formulář je vyplněný bez ohledu na úplnost zadávaných údajů. Když uživatel může přijmout obchodní podmínky a odeslat formulář, je zajištěno, že formulář je při předání partnerovi, který zpracovává platby, kompletní.

Kódy auditu jsou nahrazené smysluplným textem

Concur nahradil návratové kódy Bambora textem s popisem důvodu zamítnutí, aby se zvýšila využitelnost informací o tom, proč byla platba zaměstnanci zamítnuta.

Účel / výhody pro klienty: Uživatelé a správci tak získají namísto kódu vrácení text s informací, která jim pomůže pochopit, proč bankovní systém platbu zamítl.

Pole adresy specifická pro jednotlivé měny ve formulářích Bambora

Concur změnil názvy tří polí adresy. Názvy míst odpovídajících vybrané měně jsou nyní přesné.

Concur přejmenoval následující pole pro americký dolar (USD):

Předchozí název pole

Nový název pole

Region

Stát

PSČ (Postcode)

PSČ (ZIP Code)

Concur přejmenoval následující pole pro kanadský dolar (CAD):

Předchozí název pole

Nový název pole

Region

Provincie

Účel / výhody pro klienty: Tato lokalizace zpříjemňuje uživatelům používání produktu.

Nový karetní program pro USD a CAD: Diners MasterCard

Expense Pay – Global nyní podporuje kreditní karty Diners MasterCard pro následující měny:

  • Americký dolar (USD)
  • Kanaský dolar (CAD)

Účel / výhody pro klienty: Tato změna přináší nové výhody pro klienty Expense Pay – Global.

E-mailová zpráva o schválení výkazu výdajů

Odkaz na přístup k výkazům výdajů aktualizován

Když zaměstnanec odešle výkaz výdajů ke schválení, Concur automaticky vygeneruje a odešle schvalovateli výkazu výdajů e-mailovou zprávu Je zde výkaz čekající na vaše schválení. V automaticky generované zprávě byly odkazy na výkaz výdajů čekající na schválení konsolidovány do jediného tlačítka, a sice Zobrazit výkaz.

Účel / výhody pro klienty: Tato aktualizace zjednodušuje e-mailovou zprávu, takže jí uživatelé lépe porozumí.

Profil

AKTUALIZACE: Nastavení usnadnění přístupu v profilu

Nedávno jsme vás informovali, že funkce usnadnění přístupu přestane být volitelná a bude ve výchozím nastavení všech stránek Concur ZAPNUTÁ.

Po dalším zkoumání jsme dospěli k závěru, že důsledky takové změny by byly rozporuplné. Rozhodli jsme se, že pro klienty Výdajů nedojde k žádným změnám současného zobrazení ani způsobu používání Výdajů.

Bezpečnostní protokol TLS v 1.0

Konec podpory bezpečnostního protokolu TLS v 1.0 – DOKONČENO

– Datové centrum pro EU: ukončeno v úterý 4. dubna 2017

– Datové centrum pro USA: ukončeno ve středu 12. července 2017

Před několika měsíci Concur oznámil ukončení cyklu podpory verze 1.0 bezpečnostního protokolu TLS. Podpora bezpečnějších verzí TLS 1.1 a 1.2 bude pokračovat. Protokol TLS umožňuje zabezpečení obousměrné komunikace mezi telefonem nebo počítačem a cloudovou službou.

Proces, který probíhal po několik měsíců, byl nyní dokončen.

Cestovné

Změna způsobu výpočtu stravného u smíšených cest – Česká Republika

Concur změnil způsob výpočtu stravného pro Českou Republiku u dvou typů smíšených cest:

  • Smíšené cesty, které zahrnují více než 5 hodin tuzemské cesty a 5 až 12 hodin zahraniční cesty
  • Smíšené cesty, které zahrnují zahraniční cestu delší než 12 hodin, ale kratší než 18 hodin

Nové výpočty odpovídající zákonným ustanovením jsou uvedeny v následující tabulce.

PŘED A PO

Druh smíšené cesty

Dosavadní výpočet

Nový výpočet

Tuzemská cesta > 5 hodin plus

Zahraniční cesta > 5 hodin a < 12 hodin

Tuzemské diety plus 1/3 plných zahraničních diet

1/3 plných zahraničních diet

Zahraniční cesta > 12 hodin a < 18 hodin

Tuzemské diety plus 2/3 plných zahraničních diet

2/3 plných zahraničních diet

Účel / výhody pro klienty: Změna umožňuje, aby klienti Concur na služebních cestách do České Republiky zachovali shodu s doporučenými právními postupy.

Firemní karty

**Plánované změny** Nová pole pro zachycení dat transakcí v zámořských oblastech

V této verzi jsou pro japonský trh k dispozici nová pole pro zachycení dalších dat, která se používají v transakcích v zámořských oblastech. Jsou užitečná pro klienty, kteří pole využijí ve svém workflow a v konfiguracích účetních extraktů k zachycení těchto dat transakcí pro své finanční systémy.

Jedná se o tato pole:

  • Město obchodníka
  • Správní celek obchodníka
  • Kód země obchodníka

Účel / výhody pro klienty: Díky tomuto vylepšení mohou Výdaje (Expense) zachytit další data, která jsou součástí transakcí v zámořských oblastech.

Domovská stránka řešení Concur

**Plánované změny** Část Rychlé tipy bude ze stránky řešení Concur odebrána

Část Rychlé tipy by měla být z domovské stránky řešení Concur (concursolutions.com) odebrána v srpnové verzi služby.

Účel / výhody pro klienty: Tato aktualizace zjednoduší domovskou stránku, takže bude snazší zobrazování informací na stránce.

Asistent pro výdaje

**Plánované změny** Asistent pro výdaje

Asistent pro výdaje bude v září k dispozici pro Výdaje. V srpnu máte možnost tuto funkci vypnout.

Asistent pro výdaje má tyto funkce:

  • Asistent je pro společnost implicitně zapnutý, ale v případě potřeby jej lze vypnout na úrovni společnosti, čímž se zablokuje přístup pro všechny uživatele. Pokud společnost povolí asistenta pro výdaje, každý uživatel se může rozhodnout, zda jej bude nebo nebude využívat.
  • Jsou-li v části Dostupné výdaje nějaké výdaje, asistent pro výdaje je přidá do výkazu výdajů.
  • Asistent pro výdaje nepřidá výdaje do vráceného výkazu výdajů kromě případu, kdy vrácený výkaz obsahuje transakci, která nyní odpovídá výdaji v části Dostupné výdaje.

Pokud například vrácený výkaz obsahuje výdaj ExpenseIt a v části Dostupné výdaje je transakce kreditní kartou, která tomuto výdaji odpovídá, asistent pro výdaje při vrácení výkazu spojí transakci ExpenseIt s transakcí kreditní kartou.

  • Když uživatel otevře výkaz výdajů, všechny transakce přidané asistentem pro výdaje od chvíle, kdy uživatel výkaz prohlížel naposledy, budou zvýrazněné tučným písmem. Zvýraznění se zruší ve chvíli, kdy uživatel daný výdaj otevře a prohlédne si jej.
  • Asistent pro výdaje každý týden odešle uživateli e-mail se souhrnem všech činností, které provedl ve výkazu výdajů.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce dále automatizuje proces vykazování výdajů a usnadňuje uživateli práci.

Fiskální kalendář

**Plánované změny** Rozšířený fiskální kalendář pro Analýzu/Intelligence

Concur nyní plánuje, že rozšířený fiskální kalendář pro Analýzu a Intelligence vydá v srpnu. Fiskální kalendář umožňuje organizacím definovat účetní období nezávislá na standardním kalendářním roce. Mnohé organizace definují vlastní kalendáře a modelují finanční výkaznictví tak, aby reflektovalo různá roční období v podnikání, umožňovalo porovnávat výsledky s přímými konkurenty a eliminovalo hektické období konce roku v lednu.

Nový fiskální kalendář bude k dispozici na stránce Správa výkaznictví, ke které lze získat přístup v možnosti Správa > Výdaje nebo Správa  > Faktury.

Další informace najdete v poznámkách k verzi pro Analýzu / Intelligence.

Starší funkce Požadavek na autorizaci výdajů

**Plánované změny** Ukončení staršího produktu

Concur plánuje ukončit starší funkci Požadavek na autorizaci výdajů ke dni 31. března 2018.

Concur tuto funkci nabízel některým klientům před vydáním samostatného produktu Concur Request. Nyní jsme dosáhli funkční parity, rozšířených funkcí a kompletní podpory u samostatného produktu Request. Klienti, kteří si přejí využívat funkce požadavků v Concuru, by si měli zakoupit produkt Request a provést migraci na tento produkt.

K dispozici jsou často kladené dotazy pro klienty: http://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/legacy_request_retirement_faq.pdf

Účel / výhody pro klienty: Toto stažení funkce umožňuje Concuru soustředit své vývojářské úsilí na budoucí vylepšení samostatného produktu Concur Request, jehož funkčnost, inovativnost a hodnota je mnohem vyšší než u naší starší funkce.

Microsoft IE v.10

**Plánované změny** Končící podpora

Podpora prohlížečů Microsoft Internet Explorer (IE) verze 10 v produktech Concur skončí 18. Srpna 2017. Concur důrazně doporučuje klientům, kteří používají IE v.10, aby ho před tímto datem aktualizovali na nejnovější verzi nebo aby nainstalovali jiný podporovaný prohlížeč a pracovali s ním.

Uživatelům, kteří budou i nadále používat IE v.10, se bude zobrazovat banner.

Čtečky čipových karet USB – Japonsko

**Plánované změny** Končící podpora

Řešení v podobě USB čtečky čipových karet pro zachycování cestovních informací z čipových karet ve Výdajích pro Japonsko sestává z čtečky připojené ke konkrétnímu počítači. Protože Microsoft postupně upouští od technologie ActiveX využívané v tomto řešení, společnost Concur ukončuje podporu pro toto řešení.

Důležitá data:

  • Od 1. srpna 2017 již Concur toto řešení nebude podporovat.
  • Po 31. prosinci 2017 bude toto řešení ukončeno a již nebude v Concuru fungovat.

Jako náhradu využívá aktuálně Concur síťovou čtečku čipových karet, kterou naši japonští klienti momentálně implementují. Síťová čtečka čipových karet poskytuje výhodu v podobě možnosti importovat transakce více uživatelů do centrálního umístění.

Poznámky k verzi týkající se síťové čtečky čipových karet najdete ve verzi tohoto dokumentu z října 2016.

Účel / výhody pro klienty: Ukončením této funkce budou uživatelé Concuru neustále držet krok s aktuálními technologiemi.

Upozornění klientů

Dílčí zpracovatelé nepropojení s Concurem

Seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici zde: Dílčí zpracovatelé nepropojení s Concurem (pouze v angličtině)

Měsíční certifikace prohlížeče

S ostatními měsíčními poznámkami k verzi jsou k dispozici měsíční certifikace prohlížeče, dosavadní i plánované, dostupné prostřednictvím Novinky – edice Professional.