Správce

SAP Concur průběžně aktualizuje formát všech e-mailových upozornění. Změny zajistí příjemnější a konzistentnější vzhled zpráv ze všech služeb SAP Concur.

Účel / výhody pro klienty: Smyslem je zajištění konzistentního nového vzhledu pro uživatele.

Schvalovací e-maily

Pro společnosti, jež tuto funkci používají, to znamená, že se změní obsah e-mailů, které uživatelé schvalující výkazy výdajů v současné době dostávají.

PŘED 11. PROSINCEM 2018

Když je funkce aktivovaná, umožňuje schvalovateli výkaz výdajů v odpovědi na e-mail schválit nebo zamítnout.

PO 11. PROSINCI 2018

Po ukončení této funkce může schvalovatel výkaz schválit buď pomocí mobilní aplikace SAP Concur, nebo na webu www.concursolutions.com.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna odstraní bezpečnostní riziko a umožní SAP Concur věnovat více sil rozvoji funkcí, které používají všichni nebo většina uživatelů.

Správa měn

V důsledku změny názvu své měny venezuelskou centrální bankou zpět na Bolívar Soberano (VES) byla měna Bolívar Fuerte (VEF) coby zákonné platidlo stažena. V souladu s tím SAP Concur vyřadil tuto měnu se systému Concur Expense.

Účel / výhody pro klienty: Tato změna podporuje zákazníky SAP Concur, kteří pracují s venezuelskou měnou.

**Probíhá** Změna e-mailové infrastruktury

SAP Concur přechází na novou e-mailovou infrastrukturu pro e-maily odesílané z našich produktů uživatelům SAP Concur. Společnosti, které filtrují e-maily podle IP adresy odesílatele, musejí přidat nové IP adresy do seznamu bezpečných odesílatelů, aby zajistily, že uživatelé budou dostávat e-maily od SAP Concur.

Pouze Concur Expense: Upozorňujeme, že zde popsaný problém momentálně ovlivní pouze společnosti, které používají Concur Expense a filtrují příchozí e-maily podle IP adres. (Patří sem všechny edice Expense – ať společnost používá Expense samostatné nebo integrované s jiným produktem nebo službou SAP Concur.) Ostatních služeb SAP Concur (například Travel a Concur Pay) se problém netýká.

Další změny nyní plánujeme na první čtvrtletí roku 2019. Všechny společnosti, kterých se to týká, upozorníme včas předem a poskytneme jim veškeré možnosti řešení tohoto problému.

Asistent pro výdaje

Asistent pro výdaje může automaticky vytvářet výkazy výdajů na úrovni cesty a přidávat do nich příslušné výdaje. V současné době asistent pro výdaje automaticky vytváří měsíční výkazy výdajů podle toho, jak do systému Concur Expense přicházejí výdaje od uživatele. Tento způsob vytváření výkazů výdajů je založen na kalendáři.

Díky tomuto rozšíření bude moci asistent pro výdaje vytvářet dva různé typy výkazů výdajů: výkaz výdajů založený na kalendáři a výkaz výdajů založený na cestách. Když asistent pro výdaje vytváří výkaz výdajů založený na cestách, automaticky vytvoří výkaz výdajů založený na konkrétní cestě zarezervované v Concur Travel a do tohoto výkazu výdajů vloží výdaje klienta, které vznikly mezi počátečním a konečným datem cesty.

Uživatelé, kteří používají asistenta pro výdaje, budou moci s jeho pomocí vytvářet automaticky buď jen výkazy výdajů založené na kalendáři, nebo jen výkazy výdajů založené na cestách – nikoli oba tyto typy výkazů.

Typ výkazů výdajů vytvořený Asistentem pro výdaje je definován na úrovni skupiny.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce dále automatizuje proces vykazování výdajů a usnadňuje uživateli práci.

Japonská veřejná doprava (JPT)

Databáze zastávek a linek japonské veřejné dopravy (JPT) doznala změn při rutinní údržbě. Některé položky byly přidány, jiné odebrány a u některých se změnily názvy.

Účel/výhody pro klienty: Seznamy v Concur Expense (Výdaje) i nadále odrážejí aktuální zastávky a linky JPT.

Expense nové generace (NextGen)

Aktuální informace: Na základě ohlasů zákazníků a v reakci na jejich požadavky a rovněž v souladu s naším závazkem zajistit hladký a úspěšný přechod na nový systém pracujeme na upravené strategii zavádění Výdajů nové generace (Expense NextGen).

SAP Concur usiluje o neustálé vylepšování svých produktů, a to nejen co do funkcí, které nabízejí, ale i co do jejich uživatelské přívětivosti. Způsob interakce uživatelů s technologiemi se postupem času mění, stejně jako jejich potřeby a očekávání. Svým zákazníkům neustále nasloucháme a jsme rádi za jejich zpětnou vazbu ohledně možností dalšího vylepšování uživatelských zkušeností.

NextGen Expense je další fází vývoje uživatelských zkušeností s aplikací SAP Concur. Toto rozhraní bylo vytvořeno na základě rozsáhlého výzkumu mezi zákazníky a analýz dat, které zahrnují 680 konverzací mezi čtyřma očima, 58 studií použitelnosti, více než 3000 odpovědí z průzkumů a 1,3 miliard uživatelských akcí měsíčně.

Zákazníci si budou moci prohlédnout modul Výdaje ve verzi NextGen a poté se do něj přihlásit ještě před datem povinného přechodu.

Účel/výhody pro klienty: Výsledkem je nová generace uživatelského rozhraní Expense, které bylo navrženo tak, aby přinášelo moderní, konzistentní a jednodušší uživatelské zážitky. Tato technologie kromě vylepšeného uživatelského rozhraní umožňuje společnosti SAP Concur reagovat rychleji na požadavky zákazníků, a plnit tak průběžně jejich neustále se měnící potřeby.

Dotčené produkty a dotčení uživatelé Aby mohli zákazníci používající Expense tato vylepšení využít, budou muset přejít na Expense nové generace (NextGen). Dále uvádíme informace o časovém harmonogramu a dostupných zdrojích pro zajištění bezproblémového a účinného procesu pro všechny uživatele.

Tyto změny v uživatelském rozhraní se týkají:

• všech edicí Concur Expense (Professional/Premium i Standard),

• koncových uživatelů (pro schvalovatele, zpracovatele ani správce k žádným změnám nedochází).

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ Časový harmonogram a milníky

Při přechodu ze stávajícího uživatelského rozhraní na Expense nové generace čekají zákazníky tři důležité milníky.

• V současné době jsme ve zkušebním období: V jeho průběhu je nové uživatelské rozhraní k dispozici zákazníkům po celém světě. Správcům a zkušeným uživatelům doporučujeme se během tohoto období seznámit s novým rozhraním a novými postupy. V této době je také nejlepší zahájit aktualizaci školicích materiálů a přípravu organizace na povinný přechod.

• Všeobecná dostupnost (období přihlášení) Po zkušebním období následuje všeobecná dostupnost. Během tohoto období bude Expense nové generace kompletní a budou v něm k dispozici všechny funkce ze stávajícího uživatelského rozhraní.

  Toto období by měli zákazníci využít k uskutečnění plánu přechodu jejich organizace na uživatelské rozhraní Expense nové generace.

• Povinný přechod na Expense nové generace: Na Expense nové generace budou muset přejít všichni zákazníci. Je tak zajištěno, že SAP Concur bude dál všem zákazníkům nabízet konzistentní uživatelské prostředí a špičkovou podporu produktu.

  Zákazníci by měli dokončit úlohy nezbytné k zajištění bezproblémového přechodu organizace během zkušebního období a vlastní přechod uskutečnit v období všeobecné dostupnosti.

Manažer plateb

Pro klienty, kteří mají Expense Pay nebo Expense Pay - Global se nástroj Sladění účetního extraktu přesouvá ze sekce Nástroje > Klasická správa Concur do sekce Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky.

Předchozí přístupová cesta (přes sekci Klasická správa Concur) byla Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad > Sladění extraktu.

Nová přístupová cesta (přes sekci Manažer plateb) je Správa > Společnost > Nástroje > Manažer plateb > Monitorovat dávky > Sladění účetního extraktu.

Původní stránky Manažeru náhrad (Správa > Společnost > Nástroje > Klasická správa Concur > Manažer náhrad) přestanou fungovat ke konci 1. čtvrtletí 2019.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně je nástroj příhodněji umístěn pro manažery náhrad a není už nutné používat původní stránky Manažeru náhrad.

Cestovné

SAP Concur vytvořil dvě nové systémové vlastnosti výpočtů pro podporu tuzemských cest. Jejich názvy jsou:

• extended_trip_domestic_govt_amount (sazba pro státní organizace)

• extended_trip_domestic_comp_amount (firemní sazba)

Tyto nové vlastnosti výpočtů se používají pro tuzemské cesty delší než 28 dnů. Od 29. dne cesty se používají nové vlastnosti výpočtů. Výchozí částka pro každou novou vlastnost je 195 norských korun (NOK).

Účel / výhody pro klienty: Tato změna pomáhá klientům SAP Concur dodržovat zákonné předpisy.

Správa

Protože SAP Concur neustále roste, musíme rozšiřovat a zdokonalovat výkonnost našeho systému, abychom mohli splnit očekávání našich zákazníků a naplnit potřeby jejich podniků.

Naším celkovým cílem je výrazně zdokonalit výkonnost služeb SAP Concur snížením množství dat ukládaných v naší datové schránce produkčního systému. Díky menšímu množství dat v produkčním systému lze mnohem efektivněji využívat paměť serveru, a urychlit tak zpracování transakcí. SAP Concur proto vyvíjí proces archivace uživatelů, kteří jsou zaměstnavatelem deaktivovaní tři a více let. Proces archivace přesunuje data deaktivovaných uživatelů z datového úložiště produkčního systému do odděleného datového úložiště pro výkaznictví.

Výhody pro uživatele/zákazníka: Přesunutí dat deaktivovaných uživatelů přispěje k urychlení zpracování transakcí. Navíc se tím zvýší bezpečnost prostředí pro osobní údaje neaktivních uživatelů.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ

V současné době proces zkoušíme a vyhodnocujeme výsledky. Naším cílem je, aby zákazníci proces nijak negativně nepocítili, abychom zohlednili všechny relevantní scénáře a aby proces archivace dosahoval požadovaných výsledků.

Pro implementaci tohoto nového procesu není stanoveno žádné cílové datum. Změnu oznámíme v dostatečném předstihu v poznámkách k verzi.

SAP Concur plánuje přidat novou stránku Přihlášení s aktualizovaným přihlašovacím rozhraním pro uživatele, kteří se přihlašují zadáním uživatelského jména a hesla. Uživatelé, kteří se nyní přihlašují pomocí SSO (Single Sign-On), se přihlásí bez nutnosti zadání dalších přihlašovacích údajů. Tato funkce se plánuje na rok 2019.

Na nové stránce Přihlášení najdete následující možnosti:

• Dvoustupňové přihlášení: poskytuje lepší zabezpečení, splňuje aktuální průmyslové standardy a zajišťuje vyšší úspěšnost přihlašování.

• Přihlášení k více účtům: umožňuje správcům přihlásit se k několika účtům

• Odebrání nápovědy k heslu: zajišťuje vyšší bezpečnost pro uživatele i pro SAP Concur

• Avatar uživatele: rozšiřuje uživatelskou zkušenost (plánováno do příští verze)

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje lepší zabezpečení a rychlejší a pohodlné uživatelské rozhraní pro přihlašování k produktům a službám SAP Concur.

Rozpočet

V příští verzi zpřístupníme pracovní postupy pro Budget (Rozpočet). Pomocí pracovních postupů se definuje, jak faktury, výkazy výdajů a požadavky procházejí v systému jednotlivými kroky schvalování a zpracování. Funkce flexibilního pracovního postupu SAP Concur pro Budget (Rozpočet) umožňuje společnostem navrhovat pracovní postupy specificky přizpůsobené jejich jedinečným potřebám.

Bez kontroly rozpočtu může dojít ke spotřebování rozpočtů dlouho před koncem období nebo roku, což ponechá organizaci omezené možnosti a vlastníci rozpočtu například překročí rozpočty. Kromě toho předčasné utracení prostředků znamená, že výdaje, které jsou pro organizaci důležitější, budou zamítnuty, protože méně důležité výdaje už vyčerpaly rozpočet.

Začlenění kontroly rozpočtu do pracovního postupu představuje přidanou hodnotu. Pravidla auditu a pravidla kroku postupu mohou organizacím pomoci přidat kontroly tam, kde je smysluplné upřesnit specifické požadavky dané organizace.

Stejně důležité je určení, kdy se výdajová položka považuje za potvrzenou ve vztahu k rozpočtu. Ve většině organizací k potvrzení dojde při zaplacení výdajové položky, která prošla většinou nebo všemi kroky schvalování. V ostatních organizacích dojde k potvrzení mnohem dříve. Jakmile je požadavek na nákup nebo na autorizaci schválený, považuje se za „přislíbený“.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům kontrolu nad výdaji a tím například předejít příliš brzkému překročení rozpočtu v rozpočtovém období nebo roce.

Přehled o rozpočtu

Přehled o rozpočtu je nástroj pro správu rozpočtu, jejíž používání ukončíme k 30. červnu 2019. Klientům, kteří chtějí používat funkci rozpočtu, doporučujeme, aby si od SAP Concur zakoupili nový produkt Budget (Rozpočet), který jsme letos zavedli. Nový produkt Budget nabízí více funkcí, zdokonalené uživatelské rozhraní a další možnosti integrace s produkty SAP Concur. Jedná se především o zahrnutí dalších dat výdajů z Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request (dříve byla k dispozici jen data z Concur Expense a Concur Request).

Účel / výhody pro klienty: Ukončení funkce Přehled o rozpočtu poskytne klientům příležitost k zakoupení produktu Budget, který klientům poskytne vyšší hodnotu, protože jsou v něm rozpočty přehledné, prakticky využitelné a téměř v reálném čase.

Správa společnosti

Přihlášení Single Sign-On poskytuje uživatelům přístup k více aplikacím s jednou sadou přihlašovacích údajů. V současnosti existují dva způsoby přihlášení do SAP Concur: pomocí uživatelskéhoé jména a hesla nebo přes SSO pomocí přihlašovacích údajů od poskytovatele identity (IdP), kterými mohou být například přihlašovací údaje uživatele v rámci jeho organizace.

SAP Concur plánuje přidat do produktů SAP Concur funkci Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On), ve které budou mít klienti SAP Concur možnost samoobslužného nastavení SSO ve své organizaci. SSO je nyní podporováno v Concur Expense, Invoice, Request a Travel.

Ostatních produktů a služeb SAP Concur se toto první uvedení netýká.

Nová funkce Správa jednotného přihlášení (Single Sign-On) bude k dispozici na stránce Správa > Společnost > Správa společnosti.

Účel / výhody pro klienty: Tato funkce poskytuje klientům SAP Concur samoobslužnou možnost nastavení SSO.

Expense Pay – Global

Zákazníci z veřejného sektoru budou moci ke zpracování plateb v amerických dolarech využívat služeb společnosti WUBS (Western Union Business Solutions).

Produkt Expense Pay – Global funguje stejně bez ohledu na partnera pro zpracování plateb určeného v konfiguraci vašeho financujícího účtu. WUBS se oproti společnosti Bambora (nebo klasickému Expense Pay) liší nastavením vašich financujících účtů v Concur Expense. Každý partner pro zpracování plateb má své vlastní formuláře, které je třeba v rámci procesu zavádění vyplnit, odeslat a schválit.

Účel / výhody pro klienty: Tento další partner pro zpracování plateb zvyšuje hodnotu našeho produktu Expense Pay – Global.

Správa testovacích uživatelů

SAP Concur ukončuje funkci vyčištění testovacích uživatelských transakcí, která ze systémů Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel a Concur Request odstraňuje transakce testovacích uživatelů.

Účel / výhody pro klienty: Díky této změně bude moci SAP Concur věnovat více sil vývoji a údržbě funkcí, které používají mnozí naši klienti nebo dokonce většina z nich.

Správa školení

Abychom stránku Správa školení zjednodušili, zrušili jsme její rozdělení na záložky a zachovali pouze aktuální obsah záložky Alternativní adresa URL.

Kromě této změny se přesune přístup ke stránce Správa školení z nabídky Správa společnosti do nabídky Nástroje.

Účel / výhody pro klienty: Nalezení a používání stránky tak bude jednodušší.

Upozornění pro klienty

Seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici zde: SAP Concur list of Subprocessors (pouze v angličtině)

S ostatními měsíčními poznámkami k verzi SAP Concur jsou k dispozici měsíční certifikace prohlížeče, dosavadní i plánované, dostupné prostřednictvím Novinky – edice Professional.